Come recuperare una visualizzazione specifica in Zoho Desk

Recuperare una visualizzazione specifica in Zoho Desk è semplice una volta che sai dove si trova ogni tipo di visualizzazione — che si tratti di una visualizzazione ticket, una visualizzazione attività, una visualizzazione chiamata o una visualizzazione account, ogni modulo ha il suo pannello elenco dedicato.

Perché è importante

Man mano che la tua istanza di Zoho Desk cresce, il numero di visualizzazioni elenco nei moduli può moltiplicarsi rapidamente. Sapere esattamente come navigare verso una visualizzazione specifica fa risparmiare tempo agli agenti e riduce il rischio di lavorare con il set di dati filtrato sbagliato. Questo è particolarmente importante perché Zoho Desk archivia automaticamente le visualizzazioni non utilizzate, il che significa che una visualizzazione su cui facevi affidamento mesi fa potrebbe essersi spostata in una cartella separata. Come supporto di esperti indipendenti (non supporto ufficiale Zoho), Beam Help ti guida attraverso l'intero processo di recupero di seguito.

Passo dopo passo

Passo 1. Identifica a quale modulo appartiene la visualizzazione di destinazione. Zoho Desk organizza le visualizzazioni elenco per modulo — Ticket, Attività (che include Attività e Chiamate), Contatti e Account hanno ciascuno i propri pannelli di visualizzazione. ^[1]

Passo 2. Accedi alla scheda del modulo corretto. Fai clic sul nome del modulo pertinente nella barra di navigazione superiore — ad esempio, fai clic su Attività per raggiungere le visualizzazioni attività o chiamate, oppure fai clic sulla scheda Cliente e seleziona Account per raggiungere le visualizzazioni account. ^[3][7]

Passo 3. Individua la visualizzazione nel pannello sinistro. Una volta all'interno del modulo, il pannello sinistro elenca tutte le visualizzazioni standard e personalizzate disponibili. Per le Attività, fai clic su Attività in fondo al menu sinistro; per le Chiamate, fai clic su Chiamate in fondo al pannello sinistro. Le visualizzazioni standard come *Tutte le attività*, *Le mie attività aperte*, *Attività scadute* e altre appaiono qui immediatamente. ^[5][7]

Passo 4. Seleziona la visualizzazione desiderata. Fai clic sul nome della visualizzazione nel pannello sinistro per caricare i suoi record. Nota che Zoho Desk ricorda l'ultima visualizzazione a cui hai acceduto, quindi alla tua prossima visita aprirà automaticamente quella stessa visualizzazione anziché impostare come predefinita la prima opzione. ^[5][7]

Passo 5. Se la visualizzazione non è visibile nell'elenco standard, controlla la cartella Visualizzazioni archiviate. Qualsiasi visualizzazione personalizzata che non è stata aperta per 60 giorni viene automaticamente spostata in una cartella separata Visualizzazioni archiviate. Accedi al modulo pertinente, cerca la sezione Visualizzazioni archiviate nel pannello sinistro e fai clic su di essa per trovare la visualizzazione. ^[1]

Passo 6. Per ripristinare una visualizzazione archiviata in modo che riappaia nell'elenco principale, aprila dalla cartella Visualizzazioni archiviate entro 30 giorni dall'archiviazione. Dopo quella finestra di 30 giorni, la visualizzazione viene eliminata definitivamente e non può essere recuperata dal Cestino. ^[1]

Passo 7. Se stai cercando una visualizzazione che hai contrassegnato con una stella in precedenza, tieni presente che le visualizzazioni contrassegnate con una stella sono escluse dal processo di archiviazione automatica, quindi rimarranno sempre nell'elenco di visualizzazione standard senza essere spostate. ^[1]

Passo 8. Per le visualizzazioni account in particolare, puoi passare tra Visualizzazione classica, Visualizzazione griglia e Visualizzazione tabella una volta che sei all'interno della sezione Account. Ogni layout presenta i record sottostanti diversamente — Visualizzazione classica mostra un elenco lineare, Visualizzazione griglia utilizza un formato scheda e Visualizzazione tabella utilizza un layout in stile foglio di calcolo. ^[3]

Errori comuni

• La visualizzazione sembra mancante ma è effettivamente archiviata. Gli agenti a volte presumono che una visualizzazione personalizzata sia stata eliminata quando è stata semplicemente archiviata automaticamente dopo 60 giorni di inattività. Controlla sempre la cartella Visualizzazioni archiviate prima di concludere che la visualizzazione è scomparsa. ^[1]

• Le visualizzazioni archiviate non possono essere modificate. Una volta che una visualizzazione si trova nella cartella Visualizzazioni archiviate, puoi aprirla per vedere i suoi record, ma non puoi modificare i criteri di filtro o rinominarla. Se hai bisogno di modificare i criteri, dovrai prima ripristinarla (entro la finestra di 30 giorni) o ricrearla come nuova visualizzazione personalizzata. ^[1]

• Gli agenti non possono archiviare manualmente le visualizzazioni. Il processo di archiviazione è completamente automatico — non è disponibile alcun trigger manuale per gli agenti. ^[1]

• Le visualizzazioni standard non possono essere modificate. Le visualizzazioni predefinite come *Tutte le attività* o *Le mie chiamate aperte* sono di sola lettura. Se hai bisogno di una variazione, devi creare una nuova visualizzazione personalizzata anziché modificare quella standard. ^[4][7]

• Le personalizzazioni della visualizzazione tabella sono condivise. Qualsiasi modifica di colonna che apporti alla Visualizzazione tabella in Account si applica a tutti gli utenti che hanno accesso a quella visualizzazione, non solo alla tua sessione. ^[3]

Cosa controllare

• Conferma che la scheda del modulo corretto sia attiva — le visualizzazioni sono specifiche del modulo, quindi una visualizzazione attività non apparirà mai all'interno del pannello Chiamate o viceversa. ^[5][7]
• Verifica se la visualizzazione è contrassegnata con una stella — se lo è, sarà sempre presente nell'elenco principale e non verrà mai archiviata automaticamente, quindi puoi escludere la cartella Visualizzazioni archiviate. ^[1]
• Controlla la finestra di ripristino di 30 giorni — se trovi una visualizzazione in Visualizzazioni archiviate, conferma da quanto tempo è lì prima di tentare di ripristinarla, poiché le visualizzazioni più vecchie di 30 giorni in quella cartella vengono rimosse definitivamente. ^[1]