Zoho Desk consente agli agenti di consultare le informazioni sugli account attraverso una combinazione di visualizzazioni elenco integrate e opzioni di sincronizzazione manuale dei dati, che mostrano i dettagli più aggiornati provenienti da sistemi collegati come Zoho CRM.
Perché è importante
Quando il team di supporto ha bisogno di una panoramica rapida dei dettagli chiave di un account — settore, fatturato, titolarità del contatto o ticket collegati — sapere dove cercare e come aggiornare i dati fa risparmiare tempo e impedisce agli agenti di lavorare con record obsoleti. Questo è particolarmente rilevante quando Zoho Desk è integrato con Zoho CRM, dove i dati degli account possono essere aggiornati frequentemente dal team commerciale. Gestire correttamente questo aspetto garantisce che gli agenti abbiano sempre un contesto accurato prima di interagire con un cliente.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Vai alla scheda Clienti in Zoho Desk e seleziona Account dal sottomenu. Si apre l'elenco degli account, dove puoi scegliere tra diversi formati di visualizzazione in base alle tue preferenze. [5]
Passaggio 2. Seleziona il tipo di visualizzazione più adatto al tuo flusso di lavoro. La Visualizzazione Elenco mostra ogni account come una riga compatta con le informazioni di base visibili a colpo d'occhio. La Visualizzazione Griglia presenta gli account come schede individuali, ciascuna con i campi principali come nome account, telefono, titolare e settore. La Visualizzazione Tabella organizza gli account in un layout simile a un foglio di calcolo, con ogni riga che rappresenta un account e ogni colonna che mostra una proprietà specifica come nome account, settore, numero di telefono, titolare e tipo di account. [5]
Passaggio 3. Per personalizzare le colonne visualizzate nella Visualizzazione Tabella, fai clic sull'icona Seleziona Colonne accanto all'intestazione della colonna (vicino ad *Nome Account*). Nella finestra che si apre, seleziona i campi che desideri visualizzare, deseleziona quelli non necessari e trascina le colonne per riordinarle. Fai clic su Salva per applicare. Tieni presente che la colonna Nome Account è obbligatoria e non può essere rimossa, e i campi di testo su più righe o le aree di testo non possono essere aggiunti a questa visualizzazione. [5]
Passaggio 4. Per controllare quanti record di account vengono visualizzati per pagina, fai clic sull'icona Altre Azioni per regolare il numero di visualizzazione. Per impostazione predefinita, Zoho Desk mostra 10 record per pagina. [5]
Passaggio 5. Se il tuo portale è integrato con Zoho CRM e hai bisogno delle statistiche account più aggiornate — come Fatturato Annuo, Settore, Telefono, Email, Fax, Sito Web o campi indirizzo — apri il record dell'account specifico che desideri aggiornare. [2]
Passaggio 6. All'interno del record dell'account, fai clic sull'icona Altre Azioni ( … ) e seleziona Aggiorna da Zoho CRM, quindi fai clic su Continua. Questo avvia un recupero immediato dei dati più recenti da Zoho CRM senza influire sulle impostazioni di sincronizzazione pianificata esistenti. [2]
Passaggio 7. Per identificare quali account sono già collegati a Zoho CRM, torna a Clienti > Account e cerca nel pannello di sinistra sotto *Tutte le Visualizzazioni*. Seleziona la visualizzazione predefinita Contatti Mappati con CRM (o l'equivalente per gli account) per filtrare i record in base al loro stato di sincronizzazione con CRM. [2]
Passaggio 8. Se la tua organizzazione utilizza l'integrazione con Zoho FSM, puoi anche visualizzare l'attività di assistenza sul campo associata a un account. Apri un record account, fai clic sulla scheda Zoho FSM e consulta le Richieste, i Preventivi, gli Ordini di Lavoro, gli Appuntamenti di Servizio e i Beni collegati che sono stati creati o associati da FSM. [1]
Errori comuni
- Scollegare i contatti prima degli account: Se tenti di scollegare un account da Zoho FSM mentre ha ancora contatti associati, riceverai un errore. Devi prima andare alla scheda Contatti all'interno di quell'account e scollegare ogni contatto singolarmente prima di poter scollegare l'account. [1]
- Inviare contatti senza un account collegato: Quando si invia un Contatto di Zoho Desk a Zoho FSM, se l'Account Zoho Desk principale non è ancora stato inviato o collegato a una Società Zoho FSM, l'operazione fallirà. Risolvi il problema collegando o inviando prima l'account a FSM prima di tentare con il contatto. [6]
- Limitazioni delle colonne nella Visualizzazione Tabella: I campi di testo su più righe e le aree di testo non possono essere aggiunti come colonne nella Visualizzazione Tabella, quindi alcuni campi descrittivi degli account non saranno visibili in quel layout. [5]
- La sincronizzazione manuale con CRM non è un sostituto: L'utilizzo di Aggiorna da Zoho CRM recupera i dati immediatamente ma non modifica la pianificazione di sincronizzazione configurata. Entrambi i processi vengono eseguiti in modo indipendente. [2]
Cosa verificare
- Conferma che i campi account necessari (ad es. Fatturato Annuo, Settore, Telefono) siano mappati tra Zoho CRM e Zoho Desk e vengano visualizzati correttamente dopo una sincronizzazione manuale. [2]
- Verifica che le selezioni delle colonne nella Visualizzazione Tabella siano state salvate e siano visibili a tutti gli agenti che hanno accesso a quella visualizzazione, poiché le personalizzazioni si applicano a tutta l'organizzazione. [5]
- Se le statistiche relative a FSM sono assenti da un record account, verifica che l'account sia stato collegato o inviato correttamente a Zoho FSM e che i record FSM associati appaiano nella scheda Zoho FSM. [1]
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*Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non rappresenta il supporto ufficiale di Zoho. Per problemi a livello di piattaforma, verifica sempre con i canali di supporto ufficiali di Zoho.*