Recuperare un record di contatto in Zoho Desk è semplice — gli agenti possono cercare per nome o email, oppure sfogliare le visualizzazioni elenco organizzate per trovare il cliente di cui hanno bisogno.
Perché è importante
Quando un cliente chiama o invia un'email, gli agenti di supporto devono trovare rapidamente il contatto corretto prima di registrare un ticket o consultare la cronologia. Zoho Desk memorizza ogni cliente che ha mai inviato un ticket come Contatto (chiamato anche utente finale), e sapere come trovare quel record in modo efficiente fa risparmiare tempo in ogni interazione. [1]
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho Desk e vai alla sezione Contatti dalla navigazione principale. I contatti in Zoho Desk rappresentano gli utenti finali — i clienti che inviano ticket di supporto attraverso i canali che hai abilitato. [1]
Passaggio 2. Usa la barra di ricerca nella parte superiore dell'elenco Contatti per cercare una persona specifica. Gli agenti di solito cercano per nome o indirizzo email del cliente per trovare rapidamente il record corretto prima di aprire o creare un ticket. [1]
Passaggio 3. Se preferisci sfogliare invece di cercare, usa le Visualizzazioni elenco contatti per filtrare e raggruppare i contatti in base a un insieme definito di criteri. Ad esempio, puoi visualizzare i contatti aggiunti oggi, oppure quelli associati a Zoho CRM, ottenendo un sottoinsieme mirato su cui lavorare. [1]
Passaggio 4. Una volta individuato il contatto nell'elenco, fai clic sul suo nome per aprire il record completo. Da qui puoi consultare la cronologia dei ticket, le associazioni con gli account e qualsiasi record collegato. [1]
Passaggio 5. Se la tua organizzazione utilizza l'estensione Zoho FSM insieme a Zoho Desk, puoi anche accedere ai record di assistenza sul campo collegati direttamente dal record del contatto facendo clic sulla scheda Zoho FSM all'interno del contatto. Questo mostra le Richieste, i Preventivi, gli Ordini di lavoro, gli Appuntamenti di servizio e i Beni associati senza uscire da Zoho Desk. [2]
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Errori comuni
- Contatti duplicati: Poiché i contatti vengono creati automaticamente quando i ticket arrivano attraverso canali diversi, lo stesso cliente potrebbe apparire più di una volta con indirizzi email leggermente diversi. Verifica sempre la presenza di duplicati prima di creare manualmente un nuovo record. [1]
- Contatti sincronizzati con CRM: Se un contatto è sincronizzato da Zoho CRM, le modifiche apportate su una piattaforma potrebbero non riflettersi immediatamente sull'altra. Verifica lo stato della sincronizzazione se i dettagli del contatto sembrano obsoleti. [1]
- Errori di collegamento FSM: Quando si trasferisce un Contatto di Zoho Desk a Zoho FSM, se l'Account Zoho Desk associato non è già stato collegato a una Company di Zoho FSM, si verificherà un errore. Collega sempre prima l'Account prima di tentare di collegare o trasferire il Contatto. [2]
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Cosa verificare
- Conferma che il record corretto sia aperto — verifica che l'indirizzo email del contatto corrisponda a quello fornito dal cliente, poiché nomi simili possono portare alla selezione del record sbagliato. [1]
- Controlla i filtri della visualizzazione elenco — se un contatto che ti aspetti di vedere non è presente, verifica che la visualizzazione elenco attiva non lo stia escludendo (ad esempio, una visualizzazione "solo CRM sincronizzati" nasconderebbe i contatti non sincronizzati da Zoho CRM). [1]
- Controlla gli account collegati — assicurati che il contatto sia associato al record Account corretto, soprattutto se il tuo team utilizza report a livello di account o l'integrazione Zoho FSM. [2]
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*Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non è il supporto ufficiale Zoho. Per problemi di fatturazione o relativi all'account, contatta direttamente Zoho.*