Individuare un'attività specifica in Zoho Desk è semplice una volta che conosci le visualizzazioni, i filtri e gli strumenti di ricerca disponibili — questa guida ti accompagna attraverso ogni metodo dal modulo Attività al Cestino.
Perché è importante
I team di supporto spesso gestiscono dozzine di attività aperte tra più agenti e ticket. Senza sapere come filtrare, ordinare o cercare in modo efficace, una singola attività può perdersi in un lungo elenco. Che tu stia cercando un elemento scaduto, riassegnando il lavoro o recuperando qualcosa di eliminato, sapere esattamente dove cercare fa risparmiare tempo reale. *(Nota: Beam Help è supporto di esperti indipendenti per Zoho — non siamo il supporto ufficiale di Zoho.)*
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al modulo Attività.
Apri Zoho Desk e vai al modulo Attività. Questo è l'hub centrale dove vengono create e monitorate tutte le attività, le chiamate e gli eventi. Da qui puoi accedere a ogni visualizzazione di attività disponibile nel tuo portale. [8]
Passaggio 2. Scegli la giusta visualizzazione predefinita delle attività.
Zoho Desk include diverse visualizzazioni integrate — come Tutte le attività, Attività aperte e Attività scadute — che ti permettono di restringere immediatamente l'elenco senza creare criteri personalizzati. Seleziona la visualizzazione che meglio corrisponde a quello che stai cercando dal pannello delle visualizzazioni delle attività. [2]
Passaggio 3. Applica filtri per restringere i risultati.
Una volta dentro una visualizzazione elenco attività, fai clic sull'icona Filtro nella parte superiore della pagina. Puoi filtrare per Agente e per Data di scadenza / Ora di inizio per individuare l'attività di cui hai bisogno. Questi filtri sono particolarmente utili quando si lavora con visualizzazioni ampie come Tutte le attività o Attività scadute. [2]
Passaggio 4. Ordina l'elenco per una scansione più veloce.
Utilizza i controlli di ordinamento nella parte superiore dell'elenco per riordinare le attività in base ai campi rilevanti (ad esempio, data di scadenza o priorità). L'elenco si aggiorna automaticamente per riflettere l'ordine di ordinamento scelto, rendendo più facile individuare visivamente l'attività. [2]
Passaggio 5. Apri l'attività per confermarne i dettagli.
Una volta individuata l'attività nell'elenco, fai clic su di essa per aprire la pagina Dettagli attività. Qui puoi rivedere tutti i campi, controllare lo stato, vedere eventuali promemoria impostati e confermare che sia il record corretto prima di intraprendere qualsiasi azione. [3]
Passaggio 6. Cerca direttamente se conosci il nome dell'attività.
La funzione Ricerca di Zoho Desk ti permette di individuare record tra i moduli — incluso Attività — senza scorrere l'intero elenco. Usa la barra di ricerca per digitare una parola chiave dal nome o dalla descrizione dell'attività per trovarla immediatamente. [8]
Passaggio 7. Controlla un ticket correlato se l'attività è associata a un ticket.
Se l'attività è stata creata in connessione con un ticket specifico, accedi a quel ticket e cerca nella sezione Informazioni correlate. Fai clic sull'icona Attività lì per vedere tutte le attività collegate a quel ticket. Questo è anche il modo in cui le attività appaiono nell'app mobile di Zoho Desk. [6]
Passaggio 8. Guarda nel Cestino se l'attività sembra mancante.
Se non riesci a trovare un'attività in nessuna delle visualizzazioni attive, potrebbe essere stata eliminata. Vai a Configurazione > Amministrazione dati > Cestino, quindi seleziona Attività dal menu a discesa nella barra superiore. Le tue attività eliminate saranno elencate lì e possono essere ripristinate selezionandole e facendo clic su Ripristina, quindi confermando con Procedi. [1][5]
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Errori comuni
- Limiti di paginazione: Per impostazione predefinita, Zoho Desk visualizza solo 10 attività per pagina nelle visualizzazioni elenco. Puoi aumentare questo fino a un massimo di 50 attività per pagina, e il sistema ricorderà la tua preferenza nelle visite future. Se non vedi un'attività che ti aspetti, controlla se si trova su una pagina successiva. [2]
- Le attività eliminate definitivamente non possono essere recuperate: Una volta che un'attività viene eliminata definitivamente dal Cestino, è persa per sempre — non c'è nessun'altra opzione di ripristino. Agisci rapidamente se sospetti un'eliminazione accidentale. [5]
- Il ripristino di un'attività ripristina anche i record associati: Quando ripristini un'attività eliminata dal Cestino, Zoho Desk ripristinerà anche eventuali contatti e ticket ad essa associati. Tieni presente questo se quei record correlati sono stati intenzionalmente rimossi. [1]
- Requisito di autorizzazione per riaprire le attività: Solo gli utenti che hanno l'autorizzazione per accedere al modulo Attività possono riaprire un'attività che è stata contrassegnata come completata. Se l'opzione di riapertura non è disponibile, controlla le autorizzazioni del ruolo dell'agente con il tuo amministratore. [5]
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Cosa controllare
- Conferma che la visualizzazione corretta sia attiva — verifica di essere nella visualizzazione predefinita o personalizzata prevista (ad esempio, Attività aperte vs. Tutte le attività) in modo che l'attività non venga filtrata dai criteri propri della visualizzazione. [2]
- Verifica il ticket o l'agente associato all'attività — se l'attività ancora non appare, conferma con l'agente assegnante se era collegata a un ticket specifico o assegnata a un membro del team diverso, quindi filtra per quell'agente. [2]
- Controlla il Cestino prima di assumere una perdita permanente — un'attività che sembra mancante potrebbe semplicemente essere stata eliminata temporaneamente ed è ancora recuperabile da Configurazione > Amministrazione dati > Cestino. [5]