Zoho Desk ti consente di acquisire e monitorare i dettagli delle chiamate direttamente nel tuo flusso di lavoro di supporto utilizzando la registrazione delle chiamate e le funzionalità di telefonia integrate. Questo mantiene la cronologia delle comunicazioni con i clienti organizzata e accessibile in un unico posto.
Perché è importante
Quando gestisci le chiamate dei clienti, registrare i dettagli—chi ha chiamato, quando, cosa è stato discusso—è essenziale per la continuità e la conformità. Senza registrare le chiamate in Zoho Desk, perdi il contesto per i ticket di follow-up e crei lacune nel tuo record cliente. I dettagli delle chiamate aiutano anche il tuo team a comprendere il quadro completo delle interazioni con i clienti attraverso i vari canali.
Passaggio per passaggio
Passaggio 1. Configura l'integrazione della telefonia (se utilizzi chiamate live)
Per effettuare e ricevere chiamate direttamente da Zoho Desk con pop-up automatici e registrazione, è necessario integrare Zoho Voice con il tuo account. Zoho Desk supporta 21 estensioni telefoniche, tra cui Aircall, CallHippo, Vonage e altre che abilitano la funzionalità click-to-call e l'archiviazione delle registrazioni delle chiamate [4]. Ogni estensione ti consente di ricevere pop-up di chiamate in arrivo che mostrano i dettagli del chiamante prima di rispondere e di registrare le registrazioni delle chiamate nei record dei contatti dopo la fine della chiamata [4]. Se non hai ancora Zoho Voice, puoi iniziare una prova gratuita di 15 giorni iscrivendoti sul sito web di Zoho Voice [1].
Passaggio 2. Registra una chiamata in tempo reale (durante o dopo una chiamata attiva)
Una volta che rispondi a una chiamata tramite un'estensione telefonica integrata, appare un pop-up con i dettagli del chiamante [1]. Mentre la chiamata è attiva, puoi aggiungere un nuovo ticket, inserire una descrizione della chiamata o eseguire una ricerca direttamente dal pop-up [5]. Al termine della chiamata, fai clic su Chiamata terminata per completare la registrazione [5]. Puoi quindi associare la chiamata al ticket corrente, che aggiunge le tue note sulla chiamata come conversazione su quel ticket [5].
Passaggio 3. Registra manualmente una chiamata completata
Se devi registrare una chiamata già effettuata o ricevuta, vai al modulo Attività e fai clic su Chiamate in fondo al pannello di sinistra [5]. Fai clic sull'icona Aggiungi dalla barra in alto [5]. Nella pagina *Aggiungi chiamata*, inserisci i seguenti dettagli:
- Oggetto: Un breve titolo per la chiamata [5]
- Direzione chiamata: Seleziona In entrata o In uscita [5]
- Stato chiamata: Fai clic su Completata [5]
- Data e ora inizio chiamata: Usa il selettore del calendario [5]
- Durata chiamata: Inserisci minuti e secondi [5]
- Nome contatto: Specifica con chi era la chiamata [5]
- Priorità: Imposta il livello di priorità della chiamata [5]
- Descrizione: Aggiungi dettagli su ciò che è stato discusso [5]
Puoi anche associare la chiamata a un ticket inserendo l'oggetto del ticket o utilizzando l'icona di ricerca [5]. Fai clic su Invia per salvare [5]. La chiamata apparirà quindi nella scheda Attività della rispettiva pagina dei dettagli del ticket o del cliente [5].
Passaggio 4. Aggiungi note sulla chiamata dal pop-up
Quando utilizzi la telefonia integrata, puoi aggiungere note sulla chiamata direttamente dalla schermata pop-up della chiamata [1]. Queste note diventano parte del tuo record di chiamata e aiutano il tuo team a comprendere il contesto dell'interazione.
Passaggio 5. Abilita l'archiviazione delle registrazioni delle chiamate
Se la tua estensione telefonica supporta la registrazione delle chiamate, abilita questa funzione nelle impostazioni della tua estensione. Le chiamate registrate vengono registrate nel record del contatto dopo la fine della chiamata [4], creando una traccia di controllo e un riferimento per scopi di garanzia della qualità o di conformità.
Errori comuni
- Dimenticare di associare le chiamate ai ticket: Se registri una chiamata ma non la colleghi a un ticket, il contesto viene perso. Seleziona sempre il ticket o il contatto pertinente durante la registrazione [5].
- Mancanza di dettagli sulla chiamata: Log di chiamate incompleti (nessuna durata, nessuna descrizione, nessun nome contatto) rendono più difficile il follow-up. Compila tutti i campi, in particolare la descrizione, in modo che il tuo team comprenda cosa è successo [5].
- Non utilizzare lo stato corretto della chiamata: Segnare una chiamata a cui si è risposto come "Non risposto" o viceversa crea confusione nei tuoi record. Utilizza Completata per le chiamate che sono terminate e Non risposto solo per le chiamate che sono andate alla segreteria telefonica o non sono state ritirate [5].
Cosa controllare
- Verifica che la tua chiamata appaia nel modulo Attività e nella scheda Attività del ticket o contatto associato [5].
- Conferma che tutti i campi obbligatori (oggetto, durata, nome contatto, descrizione) siano popolati nel record della chiamata [5].
- Se utilizzi un'estensione telefonica, verifica che le registrazioni delle chiamate siano archiviate nel record del contatto e accessibili per la riproduzione [4].
---
*Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo non è un supporto ufficiale di Zoho.*