Zoho Desk non dispone di una funzionalità dedicata alla gestione dei "Topic" nel senso tradizionale del termine. Zoho Desk organizza il lavoro attraverso il modulo Attività, che include attività (task), chiamate ed eventi — i principali elementi di lavoro che il tuo team di supporto gestisce quotidianamente.
Perché questo è importante
Capire come lavorare con le attività in Zoho Desk è fondamentale, poiché queste rappresentano le unità di lavoro principali che il tuo team monitora e porta a termine. Che tu stia organizzando i follow-up con i clienti, pianificando revisioni interne o registrando le interazioni di supporto, sapere come creare, assegnare e gestire questi elementi mantiene le operazioni di supporto fluide e garantisce che nulla vada perso.
Come sono organizzate le attività in Zoho Desk
Il modulo Attività in Zoho Desk funge da hub centrale per la gestione degli elementi di lavoro. Le attività includono task, chiamate ed eventi — ognuno rappresenta diversi tipi di azioni che il tuo team deve completare.[8] Ogni attività contiene informazioni essenziali come ora di inizio, durata, livello di priorità e stato, accessibili direttamente dal record.[2]
I task sono specifiche unità di lavoro da completare entro un determinato periodo di tempo.[8] Possono essere autonomi (come l'invio di un documento di follow-up) o associati a un ticket.[8] Gli agenti possono creare task e assegnarli a sé stessi o ad altri membri del team.[8]
Le chiamate rappresentano le interazioni con i clienti via telefono e aiutano a monitorare il volume e la natura delle richieste di supporto ricevute.[8]
Gli eventi sono attività pianificate con un luogo, un orario e una durata specifici — utili per organizzare riunioni del team o appuntamenti con i clienti.[8]
Passo dopo passo: creare e gestire i task
Passo 1. Accedi al modulo Attività. Apri Zoho Desk e seleziona la sezione Attività dal menu principale. Qui troverai la home page dei Task, dove sono elencati tutti i task.[2]
Passo 2. Crea un nuovo task. Clicca sull'opzione per aggiungere un nuovo task. Puoi creare un task autonomo oppure associarlo a un ticket esistente, in base alle esigenze del tuo flusso di lavoro.[2]
Passo 3. Assegna un responsabile al task. Ogni task richiede un responsabile — una persona incaricata del completamento.[8] Durante la creazione, assegna il task a te stesso o a un altro agente del team. Tieni presente che i task possono essere assegnati automaticamente anche tramite regole di automazione.[8]
Passo 4. Imposta i dettagli del task. Compila la descrizione del task, il livello di priorità, la data di scadenza e qualsiasi altro parametro rilevante. Questi dettagli aiutano il team a comprendere l'ambito e l'urgenza del lavoro.[2]
Passo 5. Usa le viste dei task per monitorare i progressi. Zoho Desk fornisce viste predefinite dei task che ti permettono di visualizzare, ad esempio, l'elenco dei task completati o quelli in scadenza oggi.[2] Questo ti consente di monitorare i progressi del team senza dover esaminare manualmente ogni record.
Ricerca e filtraggio delle attività
Per individuare rapidamente task o attività specifici, utilizza l'opzione di Ricerca in Zoho Desk. Puoi effettuare ricerche tra i moduli, incluso quello delle Attività, senza dover scorrere intere liste, risparmiando tempo quando hai bisogno di trovare un record specifico.[2]
Puoi anche creare viste elenco personalizzate per filtrare le attività in base a criteri specifici — ad esempio, mostrando solo i task ad alta priorità assegnati a un determinato agente. Nel tempo potresti accumulare molte viste personalizzate; puoi archiviare quelle non utilizzate per mantenere l'interfaccia ordinata e rendere più facile individuare le viste usate più frequentemente.[2]
Cosa verificare
- Verifica che ogni task abbia un responsabile chiaramente assegnato e che il responsabile comprenda il proprio compito di completamento.
- Controlla che le viste dei task più utilizzate siano facilmente accessibili e che le viste archiviate non ingombrino l'interfaccia.
- Rivedi le regole di automazione per assicurarti che i task vengano assegnati in base al flusso di lavoro del team (ad esempio, assegnazione automatica in base alla disponibilità degli agenti o al tipo di ticket).
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*Questo articolo è fornito da Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale di Zoho.*