Gestire le sessioni in Zoho Desk implica supervisionare le sessioni di accesso attive per la sicurezza dell'account, nonché tracciare le attività degli agenti e gli elementi di lavoro collegati ai ticket dei clienti — ecco come gestire entrambi in modo efficace.
Perché è importante
Se sospetti un accesso non autorizzato al tuo account Zoho, o semplicemente desideri verificare chi è connesso e da dove, la gestione delle sessioni è la tua prima linea di difesa. Allo stesso modo, il modulo Attività di Zoho Desk consente agli agenti di tracciare attività, chiamate ed eventi collegati ai ticket, offrendo ai supervisori visibilità sul lavoro in corso. Come esperti indipendenti di Beam Help (non supporto ufficiale Zoho), vediamo regolarmente confuse queste due aree — questa guida copre entrambe.
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Rivedi e termina le sessioni di accesso attive
Per verificare chi è attualmente connesso al tuo account Zoho, accedi a accounts.zoho.com e vai a Sessioni > Sessioni attive. Da qui puoi visualizzare un elenco di dispositivi insieme ai dettagli della loro sessione e disconnetterti da qualsiasi sessione che non riconosci. Se sospetti una violazione della sicurezza, puoi terminare tutte le sessioni contemporaneamente e quindi aggiornare immediatamente la tua password. [5]
Passaggio 2. Gestisci le sessioni dall'app OneAuth
Se utilizzi l'app di autenticazione a più fattori OneAuth di Zoho, puoi anche rivedere e terminare le sessioni connesse direttamente dall'interno di quell'app — un'opzione conveniente quando sei lontano da un browser desktop. [5]
Passaggio 3. Accedi al modulo Attività in Zoho Desk
Per la gestione del lavoro quotidiano all'interno di Zoho Desk stesso, apri il modulo Attività. Questo è l'hub centrale dove gli agenti possono creare e monitorare attività, chiamate ed eventi. Ogni record di attività memorizza informazioni chiave come l'ora di inizio, la durata, il livello di priorità e lo stato attuale. [3]
Passaggio 4. Crea e assegna attività collegate ai ticket
All'interno del modulo Attività, crea un'Attività e associala a un ticket specifico — ad esempio, un'attività etichettata "Investigare il bug segnalato" collegata al relativo ticket di supporto. Le attività possono anche esistere come elementi autonomi se non sono collegate a un ticket particolare. Puoi impostare una data di scadenza, una priorità e assegnare un proprietario in modo che la responsabilità sia chiara. [3] [4]
Passaggio 5. Pianifica e traccia gli eventi
Utilizza la sezione Eventi all'interno di Attività per registrare le interazioni basate su calendario come riunioni con clienti o demo di prodotti. Ogni evento ha una data, un'ora e una durata pianificate. Puoi configurare promemoria in modo che gli agenti ricevano una notifica prima dell'inizio dell'evento. [3]
Passaggio 6. Utilizza le visualizzazioni delle attività per monitorare i progressi
Zoho Desk fornisce visualizzazioni delle attività predefinite — ad esempio, una visualizzazione che mostra solo le attività scadute oggi, o solo le attività completate. Puoi anche creare visualizzazioni personalizzate filtrate in base ai criteri rilevanti per il tuo team, rendendo facile individuare il lavoro scaduto o non assegnato a colpo d'occhio. [4]
Passaggio 7. Contrassegna le attività irrilevanti come spam
Se il tuo modulo Attività accumula rumore da voci automatiche o errate, puoi contrassegnare singole chiamate, attività o eventi come Spam per mantenere l'elenco pulito. Ogni attività conserva comunque i suoi metadati principali (ora di inizio, durata, priorità, stato) anche prima di essere contrassegnata. [4]
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Errori comuni
- Confondere le sessioni a livello di account con le attività di Desk. Le sessioni dell'account (gestite su accounts.zoho.com) controllano chi è connesso alla piattaforma Zoho. Le Attività di Desk tracciare gli elementi di lavoro all'interno dell'helpdesk. Sono questioni separate. [5] [3]
- Dimenticare di archiviare le visualizzazioni personalizzate inutilizzate. Nel tempo, le visualizzazioni delle attività personalizzate possono accumularsi e rallentare la navigazione. Zoho Desk fornisce un'opzione di archiviazione per nascondere le visualizzazioni che non ti servono più senza eliminarle permanentemente. [4]
- Non agire rapidamente su sessioni sospette. Se noti un dispositivo non riconosciuto in Sessioni attive, disconnettersi da quella sessione da solo non è sufficiente — aggiorna la tua password e considera l'abilitazione di una modalità MFA aggiuntiva come backup. [5]
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Cosa verificare
- Conferma che tutte le sessioni attive siano dispositivi riconosciuti esaminando l'elenco Sessioni su accounts.zoho.com e terminando eventuali voci sconosciute. [5]
- Verifica che le attività aperte in Zoho Desk abbiano proprietari e date di scadenza assegnati, in modo che nessun elemento di lavoro collegato al ticket rimanga incustodito. [3] [4]
- Controlla che le tue visualizzazioni delle attività personalizzate siano attuali e rilevanti, archiviando quelle che non vengono più utilizzate per mantenere il modulo Attività navigabile. [4]