Zoho Desk ti consente di controllare quali tipi di file agenti e clienti possono allegare a ticket e messaggi, e puoi configurare i modelli per includere automaticamente gli allegati. Questa guida copre sia i controlli di sicurezza degli allegati che la gestione degli allegati dei modelli.
Perché è importante
Se il tuo team scambia file sensibili o devi prevenire rischi di malware, controllare i tipi di allegati è essenziale. Gli amministratori nelle edizioni Enterprise possono limitare formati di file come eseguibili o archivi. Inoltre, se invii regolarmente risposte o documenti tramite modelli, incorporare gli allegati nei modelli consente di risparmiare tempo e garantisce coerenza nel tuo flusso di lavoro di supporto.
Passaggi
Passaggio 1. Accedi ai controlli degli allegati (solo Enterprise)
Accedi al pannello di amministrazione di Zoho Desk e individua la sezione Impostazioni di sicurezza. Qui troverai l'opzione di controllo degli allegati, che gestisce file, documenti e immagini che i clienti o gli agenti caricano e associano ai ticket di supporto [1]. Questa funzionalità è disponibile solo nell'edizione Enterprise [3].
Passaggio 2. Definisci i tipi di file consentiti
All'interno dei controlli degli allegati, specifica quali formati di file il tuo team può scambiare. Puoi bloccare formati potenzialmente dannosi come file eseguibili (.exe) o archivi compressi (.zip) per ridurre il rischio di malware e virus [3]. Il sistema applicherà quindi queste restrizioni su tutti i canali di comunicazione: email, chat e caricamenti di ticket.
Passaggio 3. Imposta gli allegati dei modelli nei modelli email
Quando crei o modifichi un modello email in Zoho Desk, puoi includere allegati. Se stai utilizzando modelli di unione Zoho Writer, puoi allegare file raccolti da Zoho Forms selezionando il campo di caricamento file di Forms come campo di unione nelle impostazioni degli allegati email [4]. Ciò ti consente di inviare automaticamente i file inviati dai clienti come allegati senza intervento manuale.
Passaggio 4. Configura gli allegati condizionali (modelli Writer)
Per casi d'uso avanzati, i modelli di unione Zoho Writer supportano allegati condizionali. Puoi impostare regole in modo che documenti specifici vengano allegati solo quando le condizioni sono soddisfatte, ad esempio, allegando un certificato di origine solo agli ordini di esportazione, o dettagli salariali solo a determinati ruoli di dipendenti [4]. Ciò riduce il disordine e garantisce che i documenti giusti raggiungano i destinatari giusti.
Passaggio 5. Imposta un modello predefinito su mobile
Se utilizzi l'app Zoho Desk per Android, puoi impostare un modello email preferito come predefinito direttamente dall'app. Apri Impostazioni, quindi vai alla sezione Modello Email e contrassegna la tua scelta come predefinita [7]. Questo modello verrà quindi applicato automaticamente nelle risposte Blueprint e potrà essere aggiornato in qualsiasi momento.
Passaggio 6. Verifica i limiti di dimensione e formato degli allegati
Tieni presente che i limiti degli allegati variano in base all'edizione del prodotto Zoho. Ad esempio, in Zoho FSM (che condivide una gestione degli allegati simile), l'edizione Standard supporta fino a 10 allegati con una dimensione combinata di 5 MB, mentre l'edizione Gratuita consente un solo allegato fino a 3 MB [2]. I tipi di file supportati includono .jpg, .png, .gif, .jpeg, .tiff, .pdf, .docx, .xlsx, .csv, .txt, .bmp, .vcf, .xls e .xml [2].
Errori comuni
Se un modello email è collegato a una notifica email attiva, non puoi eliminarlo [2]. Assicurati di scollegare o disabilitare prima la notifica. Inoltre, se stai utilizzando modelli di unione Zoho Writer con allegati condizionali, ricorda che i modelli approvati con allegati non possono essere modificati in "Nessuno"; puoi solo aggiornarli a un altro tipo di allegato supportato [8].
Cosa controllare
- Conferma che le tue regole di controllo degli allegati siano applicate su tutti i canali (email, chat, caricamenti di ticket) e che i tipi di file bloccati vengano rifiutati in modo coerente.
- Prova un modello con allegati inviando un ticket o un messaggio di prova per verificare che i file arrivino con i nomi e le dimensioni corretti.
- Se utilizzi il mobile, aggiorna la tua app Zoho Desk all'ultima versione per accedere alla funzionalità del modello predefinito.
---
*Questo articolo è fornito da Beam Help – supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale Zoho.*