Zoho Desk offre due approcci distinti per gestire i contatti indesiderati: contrassegnarli come spam (il che li mantiene nel tuo sistema ma isola i loro ticket) o eliminarli definitivamente. Comprendere la differenza è fondamentale perché ogni metodo serve a uno scopo diverso e ha conseguenze diverse.
Perché è importante
Se la tua casella di posta di supporto è inondata da newsletter, email promozionali o tentativi di phishing dannosi, i contatti spam possono seppellire i problemi legittimi dei clienti. Contrassegnare i contatti come spam impedisce che i loro ticket attuali e futuri ingombrino la tua coda principale, mentre l'eliminazione è appropriata quando si desidera rimuovere completamente un contatto e tutti i record associati da Zoho Desk. La scelta dell'approccio giusto dipende dal fatto che potresti dover fare riferimento alla cronologia del contatto in seguito.
Guida passo passo: Contrassegnare un contatto come spam
Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho Desk e vai al modulo Clienti.[1]
Passaggio 2. Apri il contatto che desideri contrassegnare come spam.[1]
Passaggio 3. Fai clic sull'icona Altre azioni (tre puntini) nell'angolo in alto a destra della pagina.[1]
Passaggio 4. Seleziona Contrassegna come spam dal menu a discesa.[1]
Passaggio 5. Fai clic su Contrassegna come spam per confermare la tua selezione.[1]
Una volta contrassegnati, tutti i ticket attuali e futuri di quel contatto verranno etichettati come spam e spostati nella vista Contatti spam. [1] Al contatto verrà inoltre negato l'accesso al tuo help center e verranno revocati tutti i ticket che ha condiviso con altri reparti. [1] Se il contatto ha account duplicati che utilizzano lo stesso indirizzo email, anche questi verranno contrassegnati come spam. [1]
Guida passo passo: Eliminare un contatto definitivamente
Passaggio 1. Apri il contatto che desideri eliminare dal modulo Clienti.[4]
Passaggio 2. Fai clic sull'icona Altre azioni dal riquadro superiore.[4]
Passaggio 3. Seleziona Elimina dal menu.[4]
Passaggio 4. Fai clic su Elimina per confermare.[4]
Quando elimini un contatto, tutti i suoi ticket, attività e registrazioni di tempo vengono spostati nel Cestino. [4] Nota che non puoi eliminare i contatti aggiunti come utenti finali. [4]
Guida passo passo: Rimuovere il contrassegno spam da un contatto
Se è necessario annullare un contrassegno spam, il processo è semplice.
Passaggio 1. Vai al modulo Clienti.[1]
Passaggio 2. Nel riquadro sinistro sotto *Tutte le viste*, seleziona Contatti spam.[1]
Passaggio 3. Apri il contatto che desideri rimuovere dal contrassegno spam.[1]
Passaggio 4. Fai clic su Non spam nella parte inferiore della pagina Dettagli contatto.[1]
Passaggio 5. Apparirà una finestra di conferma. Seleziona Rimuovi anche dai ticket esistenti di questo contatto il contrassegno spam se desideri ripristinare lo stato normale dei loro ticket precedenti.[1]
Passaggio 6. Fai clic su OK per confermare.[1]
Rilevamento automatico dello spam
Zoho Desk può anche gestire il rilevamento dello spam senza intervento manuale. Per impostazione predefinita, il sistema analizza tutti i ticket in arrivo e contrassegna automaticamente quelli sospetti come spam, spostandoli nella vista Ticket spam in modo che non ingombrino la tua coda normale. [1] Gli amministratori (e gli agenti con *Autorizzazioni generali di gestione*) possono abilitare o disabilitare questa funzionalità e scegliere tra tre strategie di rilevamento: contrassegnare solo i ticket sospetti come spam senza segnalare il contatto, contrassegnare automaticamente sia i ticket che i contatti, o contrassegnare i ticket come spam preservando i contatti che hanno altri ticket validi. [3] Per configurare questo, vai su Configurazione > Personalizzazione > Impostazioni generali, seleziona Contatti dal pannello di sinistra e attiva o disattiva l'opzione. [3]
*Nota: Beam Help è un supporto esperto indipendente per Zoho, non un supporto ufficiale Zoho.*
Errori comuni
Contrassegnare un contatto come spam è permanente finché non lo rimuovi manualmente, non c'è un'inversione automatica. Se elimini un contatto per errore, i suoi dati vanno nel Cestino ma potrebbero non essere recuperabili a seconda delle impostazioni di conservazione. Inoltre, contrassegnare un contatto come spam influisce su tutti gli account duplicati con lo stesso indirizzo email, quindi verifica di non bloccare utenti legittimi prima di confermare.
Cosa controllare
- Conferma che il contatto sia effettivamente spam prima di contrassegnarlo o eliminarlo: controlla la sua cronologia dei ticket e il dominio email per segni di phishing o attività di bot.
- Se hai contrassegnato un contatto come spam, verifica che non appaia più nel tuo elenco principale Clienti e che i suoi ticket siano stati spostati in Contatti spam.
- Dopo l'eliminazione, controlla il Cestino per assicurarti che il contatto sia stato rimosso e conferma che nessun ticket legittimo sia andato perso.