Visualizzare tutti i ruoli configurati nel tuo account Zoho Desk avviene attraverso l'area Setup nella gestione degli utenti, dove ruoli e profili sono mantenuti separatamente per controllare la visibilità dei dati in tutto il tuo team di supporto.
Perché è importante
Zoho Desk utilizza una gerarchia di ruoli per rispecchiare la struttura della tua organizzazione, assicurando che gli agenti accedano solo ai ticket e ai dati dei clienti appropriati alla loro posizione — ad esempio, un Support Manager potrebbe aver bisogno di visibilità su tutti i ticket, mentre un agente di prima linea vede solo i propri.[1] Prima di aggiungere nuovi agenti o controllare i permessi, vorrai avere un quadro chiaro di ogni ruolo che già esiste nel tuo account. Questo è anche un primo passo comune quando si onboarding nuovo personale o si risolvono problemi di accesso. Come supporto di esperti indipendenti (Beam Help — non supporto ufficiale Zoho), affrontiamo questo processo regolarmente con i clienti.
Passo dopo passo
Passo 1. Accedi al tuo account Zoho Desk come Amministratore. Solo gli utenti con accesso a livello di amministratore possono visualizzare e gestire ruoli e profili nel sistema.[1]
Passo 2. Fai clic sull'icona Setup (il simbolo dell'ingranaggio) situato nell'angolo in alto a destra dell'interfaccia Zoho Desk. Questo apre l'area di configurazione centrale del tuo account.[1]
Passo 3. Nel menu Setup, vai alla sezione Users and Security (a volte etichettata User Management and Security a seconda del tuo piano e della versione dell'interfaccia). Questa sezione contiene tutta la configurazione relativa ai permessi.[1]
Passo 4. Fai clic su Roles and Profiles all'interno di quella sezione. Arriverai a una pagina che presenta sia la gestione dei ruoli che la gestione dei profili come aree distinte.[1]
Passo 5. Seleziona Managing User Roles (o la scheda Roles se la tua interfaccia li separa). Questo visualizza l'elenco completo dei ruoli attualmente configurati nel tuo account Zoho Desk, organizzati secondo la gerarchia della tua organizzazione.[1]
Passo 6. Esamina la gerarchia dei ruoli visualizzata sullo schermo. Ogni voce di ruolo mostra la sua posizione rispetto agli altri ruoli — i ruoli senior in genere hanno un accesso ai dati più ampio, mentre i ruoli subordinati hanno un ambito più ristretto.[1]
Errori comuni
- Confondere Ruoli con Profili. I ruoli governano *quali dati* un agente può vedere (visibilità dei dati basata sulla gerarchia), mentre i Profili governano *quali azioni* un agente può eseguire — come rispondere ai ticket, importare record o creare regole di workflow. Questi sono configurati separatamente all'interno della stessa sezione Roles and Profiles.[1] Confonderli è una fonte frequente di permessi mal configurati.
- Livello di accesso insufficiente. Se non riesci a vedere la sezione Users and Security in Setup, il tuo profilo account probabilmente non ha permessi di amministratore. Dovrai chiedere al tuo amministratore Zoho Desk di concederti l'accesso o di eseguire la ricerca per tuo conto.[1]
- Lacune nella gerarchia dei ruoli. Se la tua organizzazione ha subito una recente ristrutturazione, l'elenco dei ruoli in Zoho Desk potrebbe non riflettere le attuali linee di reporting. Vale la pena confrontare la gerarchia visualizzata sullo schermo con il tuo organigramma effettivo prima di apportare modifiche.[1]
Cosa controllare
- Conferma che la gerarchia sia completa — verifica che ogni livello del tuo team di supporto (ad es., agenti, team lead, manager) abbia un ruolo corrispondente elencato, senza lacune nella catena.
- Confronta con gli agenti attivi — dopo aver visualizzato l'elenco dei ruoli, vai a Agents nella stessa sezione Users and Security per confermare che ogni agente attivo sia stato assegnato a un ruolo appropriato.[1]
- Esamina i profili associati — una volta che hai l'elenco dei ruoli, controlla l'area Managing User Profiles nella stessa sezione per assicurarti che ogni ruolo sia abbinato a un profilo che conceda i permessi corretti a livello di azione.[1]