Le Visualizzazioni Elenco Chiamate di Zoho Desk offrono ad agenti e amministratori un modo rapido per sfogliare, filtrare, ordinare e gestire i record delle chiamate — tutto da un unico pannello organizzato all'interno del modulo Attività.
Perché è importante
Quando il tuo team di supporto gestisce un elevato volume di interazioni telefoniche, poter individuare rapidamente le chiamate perse, le chiamate scadute o la coda di un agente specifico è fondamentale per il rispetto degli SLA. Le Visualizzazioni Elenco Chiamate ti permettono di fare esattamente questo senza dover cercare manualmente i singoli record. Gli amministratori possono inoltre condividere visualizzazioni personalizzate con l'intero team, semplificando la standardizzazione dei report e la gestione del carico di lavoro. *(Nota: Beam Help è un servizio di supporto esperto indipendente per Zoho — non siamo il supporto ufficiale Zoho.)*
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Vai al modulo Attività dalla barra di navigazione principale di Zoho Desk. Questo è il tuo hub centrale per tutte le attività relative alle chiamate. [1]
Passaggio 2. Nella pagina Home Attività, individua il pannello sinistro e clicca su Chiamate in fondo ad esso. In questo modo il contesto della visualizzazione viene impostato specificamente sui record delle chiamate. [1]
Passaggio 3. Scegli una visualizzazione elenco standard dal pannello sinistro. Alla prima visita, Zoho Desk apre automaticamente la visualizzazione Tutte le chiamate; in seguito, il sistema ricorda l'ultima visualizzazione utilizzata. [1]
Passaggio 4. Esamina l'insieme completo delle visualizzazioni predefinite disponibili. Zoho Desk include le seguenti opzioni preimpostate: Tutte le chiamate, Tutte le chiamate perse, Chiamate annullate, Chiamate completate, Le mie chiamate aperte, Le mie chiamate scadute, Le mie chiamate, Le mie chiamate perse, Chiamate del mio team, Prossimi 7 giorni + Scadute, Chiamate aperte, Chiamate scadute, Chiamate spam, Oggi + Scadute, Chiamate di oggi e Chiamate di domani. [1]
Passaggio 5. Clicca sull'oggetto di qualsiasi chiamata nell'elenco per aprire il relativo record dettagliato. [1]
Passaggio 6. Scegli il formato di visualizzazione preferito. La Visualizzazione Classica mostra le chiamate in un elenco lineare con oggetto, tipo di chiamata (con icona freccia in entrata/uscita), stato, contatto, priorità e orario pianificato. È disponibile anche una Visualizzazione Compatta per chi preferisce un layout più denso. [1]
Passaggio 7. Per ordinare le chiamate visualizzate, clicca sull'icona Altro (…) nell'angolo in alto a destra della pagina Home Attività e seleziona il campo di ordinamento preferito. Puoi ordinare per Oggetto, Categoria, Ora di inizio, Stato, Priorità, Ora di creazione o Ora di modifica, in ordine crescente o decrescente. [6]
Passaggio 8. Per filtrare l'elenco, clicca sull'icona Filtro in cima alla pagina. Puoi restringere i risultati per Agente e Data di scadenza / Ora di inizio. Questo è particolarmente utile quando si lavora con visualizzazioni ampie come Tutte le chiamate o Chiamate aperte. [3]
Passaggio 9. Per controllare quanti record vengono visualizzati contemporaneamente, clicca sull'icona Altro (…) e seleziona la dimensione di pagina preferita. Il valore predefinito è 10 record per pagina e puoi aumentarlo fino a un massimo di 50 chiamate per pagina. Zoho Desk ricorderà la tua scelta nelle visite successive. [3]
Passaggio 10. Per creare una Visualizzazione Chiamate Personalizzata, clicca sull'icona Più (+) accanto a "Chiamate" nel pannello sinistro. Nella pagina *Crea visualizzazione personalizzata*, inserisci un Nome visualizzazione, definisci i criteri di filtro e imposta la visibilità — scegliendo tra Solo io, Tutti gli agenti o Agenti specifici — quindi clicca su Crea. [6]
Passaggio 11. Per eseguire azioni in blocco, seleziona una o più chiamate tramite le relative caselle di controllo. Le azioni di massa disponibili includono Aggiorna chiamate, Elimina chiamate e Assegna a, consentendoti di apportare modifiche a più record contemporaneamente anziché modificarli uno per uno. [3]
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Errori comuni
- Impossibile modificare le visualizzazioni standard. Le visualizzazioni delle chiamate predefinite fornite da Zoho Desk non possono essere modificate. Se una visualizzazione integrata non soddisfa le tue esigenze, crea invece una visualizzazione personalizzata. [6]
- Le chiamate completate sono bloccate. Una volta che una chiamata viene contrassegnata come completata, il record non può più essere modificato. Assicurati che tutti i dettagli rilevanti siano stati acquisiti prima di chiudere una chiamata. [7]
- La proprietà della chiamata è fissa. L'agente che registra una chiamata viene impostato automaticamente come Proprietario della chiamata e questo non può essere modificato in seguito. [7]
- Suggerimenti per i criteri delle visualizzazioni personalizzate. Quando si definiscono i criteri di filtro per una visualizzazione personalizzata, l'opzione Età in giorni è particolarmente utile per i campi data e data/ora — ad esempio, per filtrare le chiamate create negli ultimi sette giorni o quelle diventate scadute negli ultimi 30 giorni. [6]
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Cosa verificare
- Conferma che la visualizzazione corretta sia attiva — verifica che il nome della visualizzazione mostrato nel pannello sinistro corrisponda al segmento di chiamate che intendi esaminare (ad es., "Le mie chiamate perse" vs. "Tutte le chiamate perse").
- Verifica che i filtri e le opzioni di ordinamento siano applicati — dopo aver impostato filtri o opzioni di ordinamento, conferma che l'elenco si sia aggiornato e che il conteggio dei record rifletta i risultati attesi. [3]
- Controlla la visibilità delle visualizzazioni personalizzate — se una visualizzazione condivisa non appare per altri agenti, rivedi l'impostazione di visibilità della visualizzazione e assicurati che sia stata selezionata l'opzione Tutti gli agenti o l'appropriata opzione Agenti specifici. [6]