Zoho Desk può avvisarti dei problemi di consegna delle email, in modo da poterli individuare e risolvere prima che i clienti se ne accorgano. Questa guida ti mostra come accedere alle notifiche di mancata consegna e recuperare i dettagli tecnici necessari per la risoluzione dei problemi.
Perché è importante
Le mancate consegne delle email in Zoho Desk impediscono la creazione di ticket, ritardano le risposte dei clienti o fanno sì che i messaggi finiscano nello spam. Senza visibilità su questi fallimenti, i team di supporto perdono tempo a chiedersi perché i clienti non abbiano ricevuto risposta. L'impostazione di avvisi di mancata consegna ti consente di individuare rapidamente problemi di autenticazione, rimbalzi e ritardi di consegna e di rispondere con azioni correttive.
Passo dopo passo
Passo 1. Accedi al registro delle mancate consegne email.
In Zoho Desk, vai su Notifiche > Mancata consegna email. Questa sezione visualizza tutti i problemi relativi alle email in uscita e in entrata che il tuo sistema ha riscontrato [1].
Passo 2. Rivedi la voce di mancata consegna.
Seleziona la voce di mancata consegna che desideri analizzare. Il registro ti mostrerà il tipo di mancata consegna: se si tratta di un'email in entrata che non ha creato un ticket, un ritardo nella consegna, un rimbalzo, una classificazione come spam o un errore di autenticazione (SPF, DKIM o DMARC) [1].
Passo 3. Segnala la mancata consegna, se necessario.
Fai clic su Segnala mancata consegna email per segnalare il problema per ulteriori indagini. Questo crea un record che aiuta il tuo team a monitorare i modelli e a identificare problemi sistemici [1].
Passo 4. Recupera le intestazioni dell'email per la diagnosi.
Per approfondire una specifica mancata consegna, individua l'email in Zoho Desk e apri i suoi dettagli. Fai clic su Mostra originale, quindi fai clic su Scarica intestazione per salvare il file dell'intestazione dell'email [1]. Le intestazioni delle email contengono gli indirizzi del mittente e del destinatario, la riga dell'oggetto, i timestamp, le informazioni sul server di posta e i risultati dell'autenticazione, tutti elementi essenziali per tracciare dove l'email si è interrotta [5].
Passo 5. Condividi le intestazioni con il supporto, se necessario.
Se utilizzi SMTP personalizzato o autenticazione moderna, Zoho Desk non può acquisire i log di consegna completi perché le email passano direttamente attraverso il tuo server SMTP configurato. Tuttavia, i metadati dell'email (mittente, destinatario, oggetto, timestamp) sono ancora disponibili [1]. Condividi il file dell'intestazione scaricato con un rappresentante del supporto per accelerare la diagnosi.
Errori comuni
Se hai configurato un server SMTP personalizzato, tieni presente che i log di consegna non verranno acquisiti da Zoho Desk stesso, ma verranno memorizzati solo i metadati [1]. Se il tuo provider SMTP ha limiti di frequenza (ad esempio, 500 richieste al giorno), le email che superano tale limite falliranno silenziosamente e torneranno al server Zoho predefinito [3]. Verifica con il tuo provider SMTP eventuali restrizioni che applicano.
Se utilizzi l'instradamento delle email e desideri che i mittenti ricevano notifiche di rimbalzo quando la consegna fallisce, devi abilitare l'opzione Invia rimbalzo quando la posta per la destinazione fallisce nelle impostazioni di Instradamento email [4].
Cosa controllare
- Conferma che Notifiche > Mancata consegna email sia accessibile e mostri voci recenti.
- Verifica di poter scaricare le intestazioni delle email dai messaggi falliti e che il file dell'intestazione contenga informazioni sull'autenticazione e sull'instradamento.
- Se utilizzi SMTP personalizzato, conferma con il tuo provider che non stiano bloccando le richieste o applicando limiti giornalieri che causerebbero mancate consegne silenziose.
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*Questo articolo è fornito da Beam Help – supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale Zoho.*