Come aggiornare una pipeline in Zoho CRM

Aggiornare una pipeline in Zoho CRM significa modificare o rimuovere le fasi tramite il menu Configurazione — senza dover toccare i singoli record. Ecco cosa consiglia il nostro team di Beam Help (supporto esperto indipendente per Zoho, non supporto ufficiale Zoho) per farlo in modo pulito.

Perché è importante

I processi di vendita evolvono, e le fasi della tua pipeline dovrebbero riflettere il modo in cui il tuo team lavora realmente. Che tu stia rinominando una fase che non è più adatta, rimuovendone una che crea confusione, o ristrutturando l'ordine del flusso delle trattative, sapere dove apportare queste modifiche fa risparmiare tempo e previene incongruenze nei dati. Zoho CRM supporta più pipeline, il che è particolarmente utile se vendi prodotti diversi o servi segmenti di mercato differenti. ^[6]

Procedura passo dopo passo

Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho CRM e vai all'area Configurazione. Questo è il centro di controllo per tutte le modifiche amministrative e di configurazione, inclusa la gestione delle pipeline. ^[1]

Passaggio 2. All'interno della Configurazione, individua la sezione Pipeline. Qui sono elencate tutte le pipeline esistenti e puoi apportare modifiche strutturali alle fasi e ai flussi delle trattative. ^[1]

Passaggio 3. Seleziona la pipeline che desideri aggiornare. Una volta all'interno di una pipeline specifica, vedrai l'elenco delle fasi attualmente configurate. Da qui puoi scegliere di modificare una fase esistente — ad esempio rinominarla o regolarne la probabilità — oppure eliminare una fase che non è più rilevante per il tuo processo. ^[1]

Passaggio 4. Per modificare una fase, fai clic sul nome della fase o sull'icona di modifica accanto ad essa. Aggiorna l'etichetta, la percentuale di probabilità o qualsiasi altra proprietà associata, quindi salva le modifiche. ^[1]

Passaggio 5. Per eliminare una fase, utilizza l'opzione di eliminazione o rimozione accanto alla fase. Tieni presente che la rimozione di una fase potrebbe influire sulle trattative esistenti attualmente in quella fase — Zoho CRM ti chiederà in genere di riassegnare quei record prima che l'eliminazione venga finalizzata. ^[1]

Passaggio 6. Se la tua attività è cresciuta al punto in cui una singola pipeline non riesce più a coprire tutti i tuoi flussi di vendita — ad esempio, hai processi separati per diverse unità aziendali o linee di prodotto — puoi creare pipeline aggiuntive dalla stessa area Configurazione. Le pipeline di vendita multiple ti consentono di monitorare con precisione flussi di vendita distinti per tutti i tuoi prodotti e tipi di mercato. ^[6]

Passaggio 7. Una volta salvate le modifiche, verifica che gli aggiornamenti siano riflessi nel modulo Trattative. Apri un record di trattativa e controlla che il menu a discesa delle fasi mostri l'elenco corretto e aggiornato delle fasi per la pipeline assegnata a quel record. ^[1]

Errori comuni

• Trattative bloccate in fasi eliminate: Se tenti di eliminare una fase che ha ancora trattative attive assegnate, Zoho CRM ti richiederà di spostare prima quelle trattative in un'altra fase. Pianifica il percorso di migrazione prima di eliminare qualsiasi fase. ^[1]

• Pipeline multiple e integrazioni: Se utilizzi Zoho CRM insieme ad altri prodotti Zoho — come Zoho Recruit — tieni presente che la sincronizzazione specifica per pipeline può essere complicata. Ad esempio, la sincronizzazione delle trattative con le offerte di lavoro potrebbe attingere da tutte le pipeline anziché da una sola, creando record indesiderati nei sistemi collegati. Verifica attentamente le impostazioni di integrazione se fai affidamento sulla sincronizzazione tra prodotti. ^[5]

• Valori delle picklist legati alle fasi della pipeline: Se utilizzi workflow che fanno riferimento ai valori delle fasi della pipeline (ad esempio, aggiornando dinamicamente i campi picklist in base ai cambiamenti di fase), modificare o rimuovere il nome di una fase può interrompere quelle automazioni. Esamina tutti i workflow attivi prima di rinominare o eliminare le fasi. ^[3]

• Limiti dei Client Script: Se il tuo team utilizza Client Script legati a campi correlati alla pipeline, tieni presente che in Zoho CRM esiste un limite di 30 Client Script per pagina. Ristrutturare la pipeline potrebbe richiedere una revisione di quegli script per assicurarsi che funzionino ancora correttamente. ^[8]

Cosa verificare

• Conferma la visibilità delle fasi nelle Trattative: Dopo il salvataggio, apri un record di trattativa e verifica che la picklist delle fasi rifletta la struttura aggiornata della pipeline, senza fasi fantasma o opzioni mancanti. ^[1]
• Esamina i workflow e le automazioni attive: Controlla che nessuna regola di workflow esistente, funzione Deluge o sequenza di automazione faccia riferimento a nomi di fasi che hai rinominato o rimosso. ^[3]
• Valida l'assegnazione della pipeline per modulo: Se gestisci più pipeline, conferma che ogni trattativa o record sia assegnato alla pipeline corretta, specialmente se hai recentemente ristrutturato le tue unità aziendali o linee di prodotto. ^[6]