La condivisione dei record in Zoho CRM è gestita attraverso una combinazione di regole di condivisione dei dati e impostazioni di condivisione delle email, offrendo agli amministratori un controllo preciso su chi può accedere a cosa tra ruoli, gruppi e moduli.
Perché è importante
Quando la tua organizzazione di vendita cresce, non tutti gli utenti dovrebbero vedere ogni record per impostazione predefinita. Il framework di condivisione di Zoho CRM ti consente di concedere un accesso più ampio o più ristretto rispetto a quanto previsto dalla gerarchia dei ruoli di base, proteggendo i dati sensibili dei clienti e garantendo che i rappresentanti giusti abbiano il contesto necessario per chiudere le trattative. Una configurazione errata può far sì che i rappresentanti vedano troppo o troppo poco, entrambe le situazioni danneggiano la produttività e la conformità.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Apri le impostazioni di Condivisione dei dati.
Come amministratore, vai su Configurazione nel tuo account Zoho CRM e individua la sezione Condivisione dei dati. Questa è la posizione centrale per gestire come i dati CRM vengono condivisi tra utenti, ruoli e gruppi definiti nella tua organizzazione. [1]
Passaggio 2. Esamina il layout a due schede.
L'interfaccia aggiornata di Condivisione dei dati è suddivisa in due schede dedicate: una per le Autorizzazioni predefinite dell'organizzazione e una per le Regole di condivisione. Inizia dalla scheda Autorizzazioni predefinite dell'organizzazione per confermare il livello di accesso di base per ciascun modulo prima di aggiungere regole specifiche. [1]
Passaggio 3. Imposta le autorizzazioni predefinite dell'organizzazione.
Per ogni modulo (Lead, Contatti, Trattative, ecc.), scegli il livello di accesso predefinito — in genere Privato, Pubblico sola lettura o Pubblico lettura/scrittura. Privato significa che solo il proprietario del record e i suoi superiori nella gerarchia dei ruoli possono visualizzarlo; le impostazioni Pubblico aprono l'accesso in modo più ampio. Conferma queste impostazioni di base prima di creare qualsiasi regola di condivisione. [1]
Passaggio 4. Crea o aggiorna una regola di condivisione.
Passa alla scheda Regole di condivisione. L'elenco dettagliato è organizzato modulo per modulo, quindi individua il modulo pertinente e fai clic per aggiungere una nuova regola. Definisci i criteri — ad esempio, condividere tutte le Trattative di proprietà di un determinato ruolo con un altro ruolo o gruppo — quindi imposta il livello di accesso (Sola lettura o Lettura/Scrittura) per i destinatari. [1]
Passaggio 5. Usa Clona per velocizzare regole simili.
Se hai bisogno di una regola che rispecchi da vicino una esistente, usa la funzione Clona regole di condivisione. Clona la regola esistente, quindi modifica i criteri e le condizioni prima di salvarla e distribuirla nella tua organizzazione. Questo evita di ricostruire la logica da zero. [1]
Passaggio 6. Abilita o disabilita le regole con un clic.
Una volta configurate le regole, puoi attivare o disattivare qualsiasi regola utilizzando il controllo di attivazione/disattivazione con un tocco. Questo è utile quando si eseguono campagne temporanee o si testano modifiche all'accesso senza eliminare definitivamente una regola. [1]
Passaggio 7. Usa la ricerca e i filtri per gestire le regole su larga scala.
Man mano che l'elenco delle regole cresce, usa la barra di ricerca e i Filtri avanzati per individuare regole specifiche. Puoi anche filtrare l'elenco per modulo per concentrarti su un'area alla volta. [1]
Passaggio 8. Configura la condivisione delle email separatamente.
La condivisione a livello di record e la condivisione delle email sono impostazioni distinte. Per le email inviate tramite Zoho CRM, vai alle impostazioni Email e configura la Condivisione email per definire come le email collegate ai record CRM possono essere accessibili da altri membri del team o team nella tua organizzazione. Questo è particolarmente importante quando più rappresentanti collaborano sullo stesso account o trattativa. [4]
Passaggio 9. Sfrutta i Feed per il contesto collaborativo.
Oltre alle regole di condivisione formali, la funzione Feed di Zoho CRM consente ai membri del team di discutere trattative, pubblicare aggiornamenti e trasmettere annunci in tempo reale. Questo è un modo leggero per condividere informazioni contestuali sui record senza modificare le autorizzazioni di accesso ai dati sottostanti. [2]
Errori comuni
- Clonare senza rivedere i criteri. Le regole clonate ereditano tutte le condizioni dall'originale. Se la regola di origine ha criteri obsoleti (ad es., un vecchio territorio o ruolo), la regola clonata li porterà avanti. Rivedi sempre ogni campo prima di attivare una regola clonata. [1]
- Confondere la condivisione delle email con la condivisione dei record. Le impostazioni di condivisione delle email controllano la visibilità delle comunicazioni email collegate ai record, non i record stessi. Gli amministratori a volte presumono che condividere un record condivida automaticamente le email associate — queste vengono configurate in modo indipendente. [4]
- Dimenticare di attivare le nuove regole. Le regole di condivisione appena create non sono automaticamente attive in tutti i casi. Usa il toggle di attivazione con un tocco per confermare che una regola sia attiva prima di presumere che gli utenti abbiano ottenuto l'accesso. [1]
- Le autorizzazioni predefinite che sovrascrivono le regole di condivisione. Se l'autorizzazione predefinita dell'organizzazione per un modulo è già impostata su Pubblico lettura/scrittura, l'aggiunta di una regola di condivisione più restrittiva non ridurrà l'accesso — le autorizzazioni predefinite impostano il minimo, non il massimo. Conferma prima le impostazioni di base (Passaggio 3). [1]
Cosa verificare
- Verifica che la scheda corretta sia salvata. Dopo aver aggiornato le Autorizzazioni predefinite dell'organizzazione o le Regole di condivisione, conferma che le modifiche siano riflesse nell'elenco per modulo nella scheda Regole di condivisione. [1]
- Testa con un utente interessato. Accedi come (o impersona) un utente nel ruolo o gruppo di destinazione per confermare che possa vedere i record previsti e non possa vedere i record al di fuori dell'ambito della regola. [1]
- Conferma che la condivisione delle email sia allineata con la condivisione dei record. Verifica che la configurazione della condivisione delle email corrisponda alle regole a livello di record, in modo che i rappresentanti con accesso ai record abbiano anche visibilità sui thread email pertinenti. [4]
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