Recuperare una visualizzazione personalizzata specifica in Zoho CRM ti consente di accedere a una sezione mirata e pre-filtrata dei tuoi record senza dover riapplicare manualmente i criteri ogni volta. Come articolo di Beam Help — nota che siamo un supporto esperto indipendente, non il supporto ufficiale di Zoho — questa guida ti accompagna attraverso i principali approcci disponibili.
Perché è importante
Le visualizzazioni personalizzate in Zoho CRM agiscono come filtri salvati che restringono i record del modulo esattamente a ciò di cui ha bisogno un membro del team o un processo. Se gestisci più linee di prodotti, regioni o fasi di vendita, la possibilità di accedere direttamente a una visualizzazione specifica ti fa risparmiare un tempo di navigazione significativo. Comprendere come le visualizzazioni vengono archiviate, recuperate e mantenute ti aiuta anche a evitare di perdere accidentalmente l'accesso a visualizzazioni che non vengono utilizzate regolarmente. [4]
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al modulo in cui si trova la tua visualizzazione personalizzata — ad esempio, Lead, Contatti, Opportunità o qualsiasi altro modulo CRM. Nell'interfaccia di Zoho CRM, fai clic sulla scheda del modulo pertinente dalla barra di navigazione in alto per aprire la schermata della visualizzazione elenco. [4]
Passaggio 2. Una volta all'interno della visualizzazione elenco del modulo, cerca il selettore di visualizzazione, generalmente visualizzato come un menu a discesa o un pannello sul lato sinistro dello schermo. Questo selettore elenca tutte le visualizzazioni disponibili per quel modulo, incluse le visualizzazioni definite dal sistema e le visualizzazioni personalizzate create da te o dal tuo team. Fai clic sul menu a discesa o sul pannello per espandere l'elenco completo delle visualizzazioni. [4]
Passaggio 3. Scorri l'elenco per individuare la tua visualizzazione personalizzata specifica per nome. Se hai un gran numero di visualizzazioni, utilizza qualsiasi opzione di ricerca o filtro disponibile all'interno del selettore di visualizzazione per restringere rapidamente l'elenco. Fai clic sul nome della visualizzazione per caricarla — l'elenco dei record del modulo si aggiornerà immediatamente per mostrare solo i record che corrispondono ai criteri salvati di quella visualizzazione. [4]
Passaggio 4. Se non riesci a trovare la visualizzazione nell'elenco principale, potrebbe essere stata archiviata. Zoho CRM (e i relativi prodotti Zoho come Zoho Desk) implementano l'archiviazione automatica per le visualizzazioni che non sono state aperte per un periodo prolungato, spostandole in una cartella Visualizzazioni archiviate separata. Verifica se esiste una sezione di visualizzazioni archiviate nel pannello di visualizzazione del tuo modulo e cerca la tua visualizzazione lì. [4]
Passaggio 5. Per ripristinare una visualizzazione archiviata in modo che appaia di nuovo nell'elenco di visualizzazioni regolare, apri la cartella Visualizzazioni archiviate e seleziona la visualizzazione che desideri ripristinare. Tieni presente che le visualizzazioni archiviate sono recuperabili solo entro una finestra limitata dopo l'archiviazione — dopo la chiusura di quella finestra, la visualizzazione viene eliminata definitivamente e non può essere recuperata dal Cestino. Agisci prontamente se noti una visualizzazione mancante. [4]
Passaggio 6. Una volta recuperata e confermata la corretta visualizzazione personalizzata che carica i record giusti, considera di contrassegnarla con una stella o di aggiungerla ai segnalibri se la tua versione di Zoho CRM supporta questa opzione. Le visualizzazioni contrassegnate con una stella sono generalmente escluse dall'archiviazione automatica, il che significa che rimangono accessibili anche se non aperte frequentemente. [4]
Passaggio 7. Se la tua organizzazione utilizza filtri dashboard per suddividere i dati su più componenti contemporaneamente, nota che la funzionalità di filtro dashboard di Zoho CRM ti consente di definire criteri che regolano l'intera visualizzazione dashboard in una singola azione — un approccio complementare alle visualizzazioni personalizzate a livello di modulo quando hai bisogno di una prospettiva più ampia tra moduli. [2]
Errori comuni
- La visualizzazione scompare inaspettatamente. Se una visualizzazione personalizzata smette di apparire nell'elenco principale, l'archiviazione automatica è la causa più probabile. Qualsiasi visualizzazione lasciata non aperta per 60 giorni viene spostata nella cartella Visualizzazioni archiviate e dopo altri 30 giorni viene eliminata definitivamente. [4]
- Impossibile modificare una visualizzazione archiviata. Una volta che una visualizzazione è stata archiviata, non puoi modificare i suoi criteri di filtro o rinominarla mentre è nello stato archiviato. Ripristinala prima, quindi apporta le tue modifiche. [4]
- Confondere le visualizzazioni CRM con le visualizzazioni Analytics. Zoho Analytics utilizza un concetto separato di "ID visualizzazione" (identificatori univoci per tabelle, report e dashboard) che vengono recuperati tramite un endpoint API completamente diverso. Non confondere le visualizzazioni personalizzate di Zoho CRM con gli oggetti di visualizzazione di Zoho Analytics — vengono gestiti tramite interfacce e API completamente separate. [1]
- La personalizzazione della visualizzazione elenco mobile è separata. Se stai lavorando in un contesto di app mobile (come Zoho FSM), il flusso di lavoro di personalizzazione della visualizzazione elenco differisce dall'esperienza di Zoho CRM basata su browser. Le visualizzazioni personalizzate mobili vengono create e gestite direttamente nella schermata Personalizza visualizzazione elenco dell'app mobile e non sono le stesse delle visualizzazioni personalizzate web di CRM. [3]
Cosa verificare
- Conferma che la visualizzazione stia caricando i record corretti — dopo aver selezionato la tua visualizzazione personalizzata, verifica che i record visualizzati corrispondano ai criteri che hai originariamente impostato, soprattutto se la visualizzazione è stata ripristinata di recente dall'archivio.
- Controlla lo stato contrassegnato con stella della visualizzazione — se questa è una visualizzazione su cui il tuo team fa affidamento regolarmente, assicurati che sia contrassegnata con una stella o altrimenti protetta dall'archiviazione automatica in modo che rimanga accessibile a lungo termine. [4]
- Convalida le autorizzazioni di accesso a livello di modulo — se un collega non riesce a vedere una visualizzazione personalizzata che tu puoi vedere, verifica se la visualizzazione è stata salvata come visualizzazione personale o condivisa tra i ruoli, poiché le impostazioni di visibilità controllano chi può recuperare una determinata visualizzazione all'interno dell'organizzazione. [4]