Recuperare gli utenti del portale in Zoho CRM ti consente di visualizzare, gestire e controllare l'accesso per i soggetti esterni come clienti, partner e investitori che interagiscono con la tua organizzazione attraverso un portale dedicato. Gli utenti del portale sono distinti dagli utenti dell'hub interno e richiedono flussi di lavoro di gestione specifici.
Perché è importante
Gli utenti del portale rappresentano un'estensione critica del tuo ambiente Zoho CRM, consentendoti di condividere dati selezionati con parti esterne mantenendo la sicurezza e il controllo. Comprendere come recuperare e visualizzare questi utenti è essenziale quando devi controllare l'accesso al portale, gestire le autorizzazioni, risolvere i problemi degli utenti o prepararti per operazioni in blocco come l'importazione di utenti in altre applicazioni Zoho.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi all'interfaccia di gestione del portale
Accedi al tuo account Zoho CRM e vai alle impostazioni del portale o alla sezione portali personalizzati. La posizione esatta dipende dalla variante del tuo prodotto Zoho: alcune organizzazioni gestiscono i portali attraverso pannelli di amministrazione dedicati, mentre altre vi accedono tramite il menu di navigazione principale. [5]
Passaggio 2. Individua la scheda Utenti
Once you have opened your portal, look for the Users tab. Questa scheda visualizza tutti gli utenti del portale attivi associati a quella specifica istanza del portale. [5] Gli utenti del portale sono individui esterni con i quali hai scelto di condividere le conoscenze organizzative o i dati del progetto, tipicamente includendo partner, clienti, investitori e altri soggetti esterni. [4]
Passaggio 3. Rivedi l'elenco degli utenti
La scheda Users presenterà un elenco di tutti gli utenti del portale attualmente assegnati a quel portale. Ogni voce in genere mostra l'indirizzo email dell'utente e i metadati associati. Puoi visualizzare i dettagli dell'utente, incluso il tipo di profilo e il ruolo assegnato. [2] Gli utenti del portale hanno una designazione di tipo utente distinta (ad esempio, "Utente del portale clienti") e sono assegnati a un profilo e a un ruolo specifici del portale, che differisce dagli utenti interni regolari. [2]
Passaggio 4. Usa filtri o ricerca (se disponibili)
Se il tuo portale contiene molti utenti, utilizza qualsiasi funzionalità di ricerca o filtro disponibile per restringere l'elenco per email, nome o stato. Questo ti aiuta a individuare rapidamente utenti specifici senza scorrere l'intero elenco.
Passaggio 5. Controlla lo stato e i ruoli dell'utente
Dall'elenco degli utenti, puoi identificare lo stato attuale di ogni utente (attivo o inattivo) e il ruolo assegnato all'interno del portale. Fai clic sull'icona More Options accanto all'indirizzo email di un utente per visualizzare azioni aggiuntive. [5]
Passaggio 6. Esporta o documenta l'elenco
Se devi recuperare gli utenti del portale per scopi di reporting, audit o integrazione, prendi nota dei dettagli dell'utente o esporta l'elenco se la tua istanza di Zoho CRM supporta la funzionalità di esportazione CSV. Questo è particolarmente utile se prevedi di importare questi utenti in altre applicazioni Zoho come Zoho Projects. [1]
Errori comuni
- Confondere gli utenti del portale con gli utenti dell'hub: Gli utenti del portale sono soggetti esterni, mentre gli utenti dell'hub sono membri interni dell'organizzazione. [4] Assicurati di visualizzare il tipo di utente corretto per il tuo caso d'uso.
- Trascurare lo stato dell'utente: Un utente può apparire nell'elenco ma essere disattivato. Controlla sempre la colonna dello stato per confermare se un utente è attivo prima di risolvere i problemi di accesso. [5]
- Dimenticare i requisiti di autorizzazione: Solo gli utenti con il ruolo amministrativo appropriato possono visualizzare e gestire gli utenti del portale. Se non riesci a visualizzare la scheda Utenti, verifica che il tuo account disponga delle autorizzazioni necessarie.
Cosa controllare
- Conferma che tutti gli utenti del portale previsti appaiano nella scheda Users e che il loro stato (attivo/inattivo) corrisponda ai tuoi record.
- Verifica che il ruolo assegnato di ogni utente sia allineato con il livello di accesso che dovrebbe avere all'interno del portale.
- Se prevedi di importare questi utenti in un altro prodotto Zoho, assicurati di aver documentato i loro indirizzi email e tutti i valori di campi personalizzati richiesti dall'applicazione di destinazione.
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*Questo articolo è fornito da Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale di Zoho.*