Recuperare gli utenti in Zoho CRM può essere realizzato attraverso l'interfaccia di gestione utenti integrata, fornendo agli amministratori una visione chiara di tutti coloro che hanno accesso all'account. Questa guida — da Beam Help, supporto esperto indipendente per Zoho (non supporto ufficiale Zoho) — ti guida attraverso il processo passo dopo passo.
Perché è importante
Sapere come recuperare e rivedere l'elenco degli utenti è essenziale per controllare l'accesso, gestire le licenze e mantenere sicuro l'account CRM. Gli amministratori devono regolarmente verificare chi è attivo, chi è in sospeso e quali ruoli sono stati assegnati. Potresti aver bisogno di queste informazioni anche prima di disattivare gli utenti che hanno lasciato l'organizzazione o hanno cambiato ruolo. [6]
Passo dopo passo
Passo 1. Accedi al tuo account Zoho CRM con un profilo Administrator o abilitato alla gestione utenti. Solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono visualizzare e gestire l'elenco completo degli utenti. [6]
Passo 2. Accedi all'area Setup di Zoho CRM. Da lì, vai a Users and Control e seleziona Users. Questo apre la sezione User Management, che fornisce una panoramica di ogni individuo a cui è stato concesso l'accesso al tuo account CRM — coprendo team come vendite, marketing, customer success e altro. [6]
Passo 3. Rivedi l'elenco degli utenti visualizzato sullo schermo. Ogni voce mostra dettagli chiave inclusi il nome dell'utente, l'indirizzo email, il ruolo e lo stato attuale (attivo, inattivo o invito in sospeso). [6]
Passo 4. Se hai bisogno di esportare il set di dati completo degli utenti — ad esempio, per controllarlo in un foglio di calcolo — e sei un CRM Plus Owner o Administrator, individua l'icona Export Users nella pagina Users. Facendo clic su di essa scaricherai tutti i dati degli utenti come file .CSV che puoi aprire e rivedere localmente. [8]
Passo 5. Per ispezionare i dettagli di uno specifico utente, fai clic sul suo nome utente nell'elenco. Un pannello scorrerà dal lato destro mostrando il suo profilo, le applicazioni assegnate a lui, e pulsanti di azione come Deactivate, Activate, Resend Invitation e Delete. [8]
Passo 6. Se hai bisogno di ricontattare un utente il cui stato è pending, seleziona quell'utente e fai clic su Resend Invitation dal pannello scorrevole. Riceverai una notifica sullo schermo che conferma che l'invito è stato inviato. [8]
Passo 7. Per le organizzazioni che utilizzano Zoho CRM Plus, nota che disabilitare l'accesso di un utente a CRM rimuoverà automaticamente anche da Zoho Motivator se è stato configurato per quell'utente. Riabilitare l'accesso a CRM ripristina anche la loro presenza in Motivator. [8]
Errori comuni
- Autorizzazioni insufficienti: Solo gli utenti con accesso a livello Administrator o autorizzazioni esplicite di gestione utenti possono recuperare e gestire l'elenco completo degli utenti. Il tentativo di accedere a questa area con un profilo standard comporterà una visibilità limitata. [6]
- Gli utenti in sospeso non appaiono come previsto: Gli utenti che sono stati invitati ma non hanno ancora accettato mostreranno uno stato "pending" piuttosto che "active". Sono ancora recuperabili nell'elenco ma non possono essere considerati completamente onboarded finché non completano l'iscrizione. [8]
- CRM Plus vs. CRM standalone: Alcune funzioni di gestione utenti — come la funzione Export Users e i controlli di accesso tra applicazioni — sono specifiche dell'edizione CRM Plus. Se sei su un piano Zoho CRM standalone, alcune opzioni descritte sopra potrebbero non essere visibili nella tua interfaccia. [8]
- Disattivazione vs. eliminazione: Disattivare un utente non è la stessa cosa che eliminarlo. La disattivazione sospende l'accesso preservando i record; l'eliminazione è permanente e non può essere annullata. Assicurati di trasferire la proprietà dei record prima di rimuovere completamente un utente. [6]
Cosa controllare
- Conferma che l'elenco degli utenti sia completo verificando che il numero di utenti attivi corrisponda al tuo conteggio di licenze previsto — le discrepanze potrebbero indicare account orfani o utenti che non sono mai stati completamente rimossi.
- Controlla gli inviti in sospeso che non hanno ricevuto risposta, poiché questi consumano ancora uno slot di licenza utente e potrebbero rappresentare una preoccupazione di sicurezza o manutenzione. [8]
- Verifica le assegnazioni di ruolo e profilo per ogni utente recuperato per assicurarti che i privilegi di accesso si allineino con le responsabilità lavorative attuali, in particolare dopo i cambiamenti organizzativi. [6]