Recuperare una regola di condivisione dati in Zoho CRM è semplice una volta che sai dove cercare nella nuova area delle impostazioni di Condivisione Dati — ecco come trovare, esaminare e gestire qualsiasi regola nella tua organizzazione.
Perché è importante
Le regole di condivisione dati controllano quali utenti, ruoli e gruppi possono accedere ai record CRM al di là dell'impostazione privata predefinita. [2] Se il tuo team di vendita segnala problemi di visibilità dei record, o hai bisogno di verificare chi può vedere i dati sensibili dei clienti, dovrai individuare e ispezionare rapidamente la regola di condivisione pertinente. L'aggiornamento del Q1 2025 alle impostazioni di Condivisione Dati di Zoho CRM rende tutto questo significativamente più semplice rispetto a prima. [1]
In qualità di esperti indipendenti di Beam Help (non supporto ufficiale Zoho), abbiamo preparato questa guida basandoci sul comportamento documentato più recente.
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho CRM come amministratore. Solo gli utenti con i privilegi amministrativi appropriati possono visualizzare e gestire le regole di condivisione dati.
Passaggio 2. Vai su Configurazione (l'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra), quindi accedi a Controllo Sicurezza e seleziona Impostazioni di Condivisione Dati. Questa è la posizione centrale per tutta la configurazione della condivisione in Zoho CRM. [2]
Passaggio 3. Una volta all'interno delle Impostazioni di Condivisione Dati, vedrai un layout a due schede introdotto con l'aggiornamento del Q1 2025. Seleziona la scheda Regole di Condivisione per separarla dalla visualizzazione predefinita delle autorizzazioni a livello di organizzazione. [1]
Passaggio 4. La scheda Regole di Condivisione presenta un elenco dettagliato, suddiviso per modulo, di ogni regola configurata nella tua organizzazione. Scorri l'elenco per individuare la regola di cui hai bisogno, oppure utilizza una delle opzioni di filtro descritte nel passaggio successivo. [1]
Passaggio 5. Per restringere i risultati, usa la barra di ricerca per digitare il nome di una regola o una parola chiave, oppure applica i Filtri Avanzati per filtrare le regole di condivisione per moduli specifici (ad esempio, Lead, Contatti o Trattative). Questo è particolarmente utile nelle organizzazioni con un gran numero di regole distribuite su molti moduli. [1]
Passaggio 6. Una volta individuata la regola, fai clic su di essa per aprire la visualizzazione dettagliata. Qui puoi esaminare i criteri, i ruoli o i gruppi a cui si applica la regola e il livello di accesso concesso (ad esempio, sola lettura o lettura/scrittura). [2]
Passaggio 7. Se hai bisogno di verificare se una regola è attualmente attiva, cerca il toggle di abilitazione/disabilitazione accanto a ciascuna regola. L'aggiornamento del Q1 2025 ha introdotto l'attivazione e la disattivazione con un solo tocco, così puoi confermare lo stato attivo di una regola a colpo d'occhio senza modificarla. [1]
Passaggio 8. Se vuoi esaminare la logica di una regola senza modificare l'originale, usa l'opzione Clona per crearne una copia. Questo ti consente di ispezionare e testare in sicurezza i criteri in un duplicato prima di apportare qualsiasi modifica alla regola in produzione. [1]
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Errori comuni
- Non riesci a vedere la scheda Regole di Condivisione? Se vedi solo una visualizzazione a pagina singola senza schede, la tua organizzazione potrebbe non aver ancora ricevuto l'aggiornamento dell'interfaccia del Q1 2025. Verifica che la tua edizione CRM sia aggiornata e che il tuo account sia sull'ultima versione. [1]
- Le regole esistono ma i record sono ancora privati. Ricorda che per impostazione predefinita, l'accesso ai record CRM è impostato su privato, il che significa che solo il proprietario del record e il suo responsabile possono visualizzarlo. Una regola di condivisione deve essere creata ed abilitata esplicitamente per estendere l'accesso ad altri ruoli o gruppi. [2]
- Il filtro non restituisce risultati. Se il filtro per modulo o la barra di ricerca non restituisce nulla, verifica di trovarti nella scheda Regole di Condivisione e non nella scheda Autorizzazioni Predefinite dell'Organizzazione — queste sono ora separate nell'interfaccia aggiornata. [1]
- Le regole clonate sono inattive per impostazione predefinita. Quando cloni una regola esistente per esaminarne la struttura, il clone non sarà attivo finché non lo abiliti deliberatamente. Evita di lasciare accidentalmente abilitati i cloni di test in un ambiente di produzione. [1]
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Cosa verificare
- Conferma l'ambito della regola: Dopo aver individuato la regola, verifica che i ruoli, i gruppi o gli utenti a cui è destinata corrispondano alla struttura organizzativa attuale — le gerarchie dei ruoli cambiano nel tempo e una regola potrebbe non applicarsi più al pubblico previsto. [2]
- Verifica lo stato attivo/inattivo: Usa il toggle con un solo tocco per confermare che la regola sia abilitata se i record devono essere visibili, o disabilitata se l'accesso deve essere limitato. [1]
- Verifica l'assegnazione del modulo: Assicurati che la regola sia associata al modulo corretto (ad es., Contatti vs. Lead), poiché l'elenco suddiviso per modulo rende facile individuare le regole che potrebbero essere state configurate per il modulo sbagliato. [1]