Zoho CRM memorizza le impostazioni di configurazione email in diverse aree, a seconda che tu stia configurando indirizzi mittente individuali, integrando caselle di posta esterne o configurando relè per l'invio di massa di email. Questa guida ti mostra dove trovare e rivedere queste impostazioni.
Perché è importante
La configurazione email in Zoho CRM controlla come vengono inviati i messaggi, da chi sembrano provenire e quali caselle di posta si sincronizzano con il tuo account. Recuperare queste impostazioni ti aiuta a verificare che gli indirizzi mittente siano corretti, a confermare che le integrazioni siano attive, a risolvere problemi di consegna e a garantire la conformità con le policy email della tua organizzazione. Amministratori e utenti spesso devono controllare queste impostazioni quando inseriscono nuovi membri del team o cambiano provider di posta elettronica.
Procedura passo passo
Passaggio 1. Accedi alla configurazione email da Setup.
Accedi a Zoho CRM e naviga su Setup > Canali > Email > Configurazione Email. Questo è il centro nevralgico dove risiedono le impostazioni di composizione, le firme e le configurazioni dei relè. Da qui puoi rivedere come vengono formattate le email in uscita e quali indirizzi mittente sono disponibili [4].
Passaggio 2. Rivedi gli indirizzi "Da" personalizzati.
Nell'area Configurazione Email, controlla quali indirizzi mittente personalizzati sono stati aggiunti al tuo account. Puoi aggiungere indirizzi email alternativi come indirizzi "Personalizzati Da"; quando lo fai, Zoho invia un codice di verifica a quell'account. Una volta verificato, l'indirizzo appare nel menu a discesa del Composer quando componi le email [1]. Questa impostazione è utile se il tuo team invia email da indirizzi di dipartimento o basati su ruoli anziché da caselle di posta personali.
Passaggio 3. Controlla le impostazioni di integrazione email per le caselle di posta esterne.
Se la tua organizzazione utilizza integrazioni POP3, IMAP o Gmail API, naviga nella sezione di integrazione email all'interno di Configurazione Email. L'edizione Standard di Zoho CRM ora supporta l'integrazione email tramite questi protocolli per sincronizzare le comunicazioni dei clienti nel tuo account [3]. Verifica quali caselle di posta sono connesse e conferma che il tipo di protocollo (POP3, IMAP o Gmail API) corrisponda ai requisiti del tuo provider di posta.
Passaggio 4. Conferma i dettagli del server in entrata e in uscita se utilizzi il relè SMTP.
Per l'invio di massa di email tramite il tuo server SMTP, controlla le impostazioni del relè email. Dovrai fornire il nome del tuo server SMTP e il numero di porta. Provider comuni come Gmail, Hotmail e AOL hanno configurazioni standard: Gmail utilizza smtp.gmail.com sulla porta 465 con SSL abilitato, mentre Hotmail utilizza smtp.live.com sulla porta 25 [7]. Verifica che questi corrispondano alle specifiche attuali del tuo provider di posta, poiché i dettagli del server possono cambiare.
Passaggio 5. Rivedi le impostazioni di risposta e nome mittente.
In Configurazione Email, conferma che il nome mittente e l'indirizzo di risposta siano impostati correttamente. Il nome mittente dovrebbe essere riconoscibile per i destinatari per migliorare l'interazione e l'indirizzo di risposta dovrebbe indirizzare le risposte alla casella di posta desiderata [5]. Se stai utilizzando funzionalità di invio di massa di email, queste impostazioni si applicano a tutte le campagne in uscita.
Passaggio 6. Controlla le policy di MailMagnet e condivisione email (se applicabile).
Se il tuo account ha l'aggiornamento Q2 2025 o successivo, verifica se MailMagnet (un pannello di notifica per le email in arrivo) è abilitato e se sono state configurate le regole di condivisione delle email [3]. Queste impostazioni controllano come le email vengono tracciate e condivise tra il tuo team.
Passaggio 7. Verifica le impostazioni utente del componente aggiuntivo Zoho Mail (se applicabile).
Se la tua organizzazione utilizza utenti con componente aggiuntivo Zoho Mail, gli amministratori possono gestire questi account e configurare opzioni di backup e blocco/sblocco all'interno di Setup. Ciò garantisce che le conversazioni email degli utenti disattivati rimangano accessibili ad altri rappresentanti di vendita [3].
Errori comuni
Evita di utilizzare indirizzi email di gruppo (info@, admin@, support@) come indirizzi mittente, poiché è più probabile che vengano contrassegnati come spam dai server di posta dei destinatari [5]. Se stai configurando account POP3 esterni, tieni presente che l'accesso IMAP non è supportato per gli account esterni in Zoho Mail, quindi conferma che il tuo provider supporti POP3 prima della configurazione [6]. Quando utilizzi il relè SMTP per l'invio di massa di email, assicurati che il tuo server di posta in uscita richieda l'autenticazione e che tu abbia inserito il numero di porta corretto: porte non corrispondenti sono una causa comune di fallimenti nella consegna [7].
Cosa controllare
- Conferma che tutti gli indirizzi "Da" personalizzati nel tuo account siano stati verificati e corrispondano all'elenco dei mittenti approvati della tua organizzazione.
- Verifica che tutte le integrazioni di caselle di posta esterne (POP3, IMAP o Gmail API) mostrino uno stato "connesso" o "attivo" e stiano sincronizzando le email recenti.
- Rivedi il nome mittente e l'indirizzo di risposta per assicurarti che riflettano correttamente il tuo brand o dipartimento e che le risposte vengano instradate alla casella di posta corretta.
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*Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo non è un supporto ufficiale Zoho.*