I subform in Zoho CRM ti consentono di acquisire e visualizzare più righe di dati correlati direttamente all'interno di un record padre — ad esempio le voci di prodotto su un'opportunità, o più contatti su un account. Ecco tutto ciò che devi sapere per lavorarci in modo efficace.
Perché è importante
I subform sono essenziali ogni volta che un singolo record CRM deve contenere un insieme ripetuto di dati strutturati senza creare record figlio separati. Vengono comunemente utilizzati per le voci degli ordini, gli elenchi dei partecipanti, o qualsiasi scenario in cui un record padre ha molte righe correlate. Capire come interrogare, personalizzare ed estendere i subform consente di risparmiare un tempo significativo nell'inserimento manuale dei dati e sblocca report più ricchi.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Capire cos'è un subform e dove trovarlo.
Un subform appare come una sezione simile a una tabella all'interno del layout di un modulo di Zoho CRM. Ogni riga della tabella rappresenta una voce e puoi aggiungere, modificare, clonare o eliminare singole righe direttamente nella pagina di dettaglio del record. I recenti aggiornamenti della piattaforma consentono inoltre di ordinare e filtrare le righe in base a criteri, ed eseguire queste azioni tramite Ajax/spot edit senza ricaricare l'intera pagina. [2]
Passaggio 2. Blocca le colonne principali e regola la larghezza delle colonne per una navigazione più semplice.
Se il tuo subform ha molte colonne, gli amministratori possono ora bloccare più colonne in modo che rimangano visibili mentre gli utenti scorrono orizzontalmente. Gli amministratori possono anche regolare la larghezza delle singole colonne per ridurre lo scorrimento orizzontale non necessario e offrire al team un'interfaccia più ordinata. Entrambe le impostazioni sono gestite da un amministratore dell'account Zoho CRM. [2]
Passaggio 3. Interroga i dati del subform tramite il Developer Hub.
Quando hai bisogno di recuperare i record del subform in modo programmatico, vai su Impostazioni → Developer Hub → Query e clicca su Aggiungi Query. Nella finestra di dialogo "Crea Query", inserisci un Nome Query e un Nome API, quindi clicca su Avanti. Nella sezione Configurazione, scegli il modulo di destinazione — il query builder supporta esplicitamente i subform come tipo di sorgente. Da lì, seleziona i campi che vuoi restituire (fino a 50 campi per query) e applica eventuali criteri, inclusi valori dinamici che vengono risolti in fase di esecuzione. [6]
Passaggio 4. Applica criteri per filtrare le righe del subform.
Nella sezione Criteri del query builder, puoi scegliere Nessuno per restituire tutte le righe, filtrare per ID record, o costruire una logica condizionale usando operatori AND/OR con vari comparatori. I criteri dinamici consentono di fornire il valore nel momento in cui la query viene eseguita, rendendo le query riutilizzabili su record diversi. [6]
Passaggio 5. Aggrega i dati del subform nei campi del record padre.
Zoho CRM fornisce nativamente fino a cinque campi Somma Aggregata su un subform, che sommano i totali delle colonne numeriche nel record padre. Se hai bisogno di più di cinque aggregazioni, i campi formula standard sul record padre non possono leggere direttamente i dati del subform senza script aggiuntivi. [1] Per i team che necessitano di una soluzione alternativa senza codice, considera di ristrutturare quali colonne utilizzano i cinque slot di aggregazione disponibili, oppure esplora l'automazione basata su Deluge per trasferire i valori calcolati in un campo valuta o numerico normale sul record padre. [1]
Passaggio 6. Aggiungi righe al subform tramite l'app mobile di Zoho CRM o Zoho Forms.
Se il tuo team acquisisce dati in mobilità, le righe del subform possono essere aggiunte tramite l'app mobile di Zoho CRM. Separatamente, se raccogli dati tramite moduli web, Zoho Forms supporta un tipo di campo Subform che consente ai rispondenti di inviare più voci, che possono poi essere trasferite nei record di Zoho CRM tramite l'integrazione Forms–CRM. [4] [3]
Passaggio 7. Gestisci l'accesso al subform per gli utenti del portale.
I permessi del subform possono essere estesi agli utenti del portale, consentendo a parti esterne — come clienti o partner — di visualizzare o gestire le righe del subform senza necessità di una licenza CRM completa. Questa autorizzazione è configurata a livello di subform nelle impostazioni del layout del CRM. [2]
Errori comuni
- I campi formula non possono leggere nativamente le colonne del subform. I campi formula standard sul modulo padre non hanno accesso ai valori delle singole righe del subform. Sei limitato ai cinque campi di aggregazione integrati per i roll-up senza codice; qualsiasi cosa oltre richiede scripting Deluge. [1]
- I sotto-campi del campo Nome in Deluge richiedono una gestione speciale. Quando si inseriscono righe in un subform tramite codice Deluge, i campi di tipo Nome (che hanno sotto-componenti come nome e cognome) non accettano sempre l'assegnazione con notazione a punti in modo diretto. Questo è un punto di attrito noto quando si costruisce un'automazione che popola le righe del subform in modo programmatico. [5]
- Si applicano limiti al numero di campi nelle query. Quando si utilizza il query builder del Developer Hub per recuperare dati del subform, è possibile selezionare un massimo di 50 campi per query e un massimo di due campi correlati/di ricerca. Pianifica le tue query di conseguenza per evitare di raggiungere questi limiti. [6]
Cosa verificare
- Verifica i permessi di amministratore — il blocco delle colonne, la regolazione della larghezza delle colonne e le impostazioni di accesso al portale per i subform richiedono tutti i diritti di amministratore CRM; assicurati che sia l'utente corretto a effettuare queste modifiche. [2]
- Controlla l'utilizzo degli slot di aggregazione — verifica quanti dei cinque campi Somma Aggregata sono già in uso nel tuo subform prima di progettare una nuova logica di roll-up. [1]
- Testa i criteri delle query con valori dinamici — dopo aver creato una query nel Developer Hub che punta a un subform, esegui un test per confermare che i criteri dinamici si risolvano correttamente rispetto ai record reali. [6]
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*Beam Help è una società di consulenza Zoho indipendente e non è il supporto ufficiale Zoho. Per problemi a livello di piattaforma, verifica sempre le informazioni rispetto alla tua edizione e al tuo piano di Zoho CRM correnti.*