Recuperare un caso (o qualsiasi record) in Zoho CRM è semplice una volta che si conoscono gli strumenti di ricerca disponibili — la Ricerca Globale è il percorso più rapido, mentre Zia offre un'alternativa assistita dall'IA nei piani di livello superiore.
Perché è importante
I casi in Zoho CRM possono accumularsi rapidamente nelle code di supporto, e individuare quello giusto senza un metodo affidabile fa perdere tempo e rischia di far saltare i follow-up. Che tu sia un nuovo utente che si orienta il primo giorno o un rappresentante esperto che gestisce un alto volume di ticket, conoscere il percorso di recupero corretto mantiene il tuo flusso di lavoro efficiente. Questa guida illustra i principali metodi disponibili nell'interfaccia CRM. *(Beam Help è un supporto esperto indipendente per Zoho — non il supporto ufficiale Zoho.)*
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Usa la Ricerca Globale per la ricerca più rapida.
Fai clic sull'icona della lente di ingrandimento nella barra di navigazione superiore di Zoho CRM per aprire la Ricerca Globale. Digita una parola chiave relativa al caso — come l'oggetto, il numero del caso o il nome del contatto. Poiché la Ricerca Globale analizza tutti i moduli contemporaneamente, è il modo più rapido per trovare qualsiasi record, inclusi i casi, senza dover navigare prima verso un modulo specifico. [1]
Passaggio 2. Naviga direttamente al modulo Casi.
Se preferisci sfogliare piuttosto che cercare per parola chiave, fai clic sul modulo Casi nel pannello di navigazione a sinistra (o dalla barra dei moduli in alto, a seconda del layout). Una volta all'interno del modulo, vedrai una visualizzazione elenco di tutti i casi a cui il tuo profilo ha il permesso di accedere. Usa le intestazioni delle colonne per ordinare per data, stato, proprietario o priorità e restringere il record che ti serve. [1]
Passaggio 3. Applica filtri o usa la barra di ricerca a livello di modulo.
Nella visualizzazione elenco del modulo Casi, usa la barra di ricerca in cima all'elenco per filtrare in base al valore di un campo specifico (ad es., oggetto del caso o nome dell'account). Puoi anche applicare i Filtri Avanzati per combinare più criteri — ad esempio, filtrare per stato *e* proprietario assegnato — il che è particolarmente utile quando devi individuare un caso senza conoscerne l'oggetto esatto. [3]
Passaggio 4. Prova Zia se sei su un piano Professional o superiore.
Fai clic sull'icona Ask Zia nella barra superiore e digita una domanda in linguaggio naturale come "Mostrami i casi aperti per Acme Corp." Zia può restituire riepiloghi dei record e mostrare i casi pertinenti in base alla tua query. Questa opzione è disponibile nel livello Professional e superiori. [1]
Passaggio 5. Accedi ai casi dall'app mobile quando sei lontano dalla scrivania.
Scarica l'app mobile Zoho CRM (disponibile sia su piattaforme Apple che Android) per recuperare i casi ovunque ti trovi. L'app ti consente di visualizzare i record e aggiornare i dettagli anche quando lavori offline, così un caso non è mai irraggiungibile. [1]
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Errori comuni
- Permessi di visibilità del modulo. Se il modulo Casi non appare nella navigazione, il tuo amministratore potrebbe non aver concesso al tuo profilo l'accesso. Contatta il tuo amministratore CRM per verificare le impostazioni di ruolo e profilo prima di presumere che il modulo sia mancante.
- Ambito della Ricerca Globale. La Ricerca Globale copre tutti i moduli, ma i risultati dipendono dai permessi a livello di campo e di record del tuo profilo. Se un caso esiste ma non appare nei risultati di ricerca, una restrizione dei permessi è la causa più probabile. [1]
- Disponibilità di Zia. La funzione Ask Zia è disponibile solo nelle edizioni Professional e superiori. Se l'icona è disattivata o assente, il tuo piano attuale potrebbe non includerla. [1]
- Campi di ricerca nei filtri avanzati. Quando si creano criteri di filtro all'interno del modulo Casi, è ora possibile utilizzare campi provenienti da moduli correlati (lookup) come parte delle condizioni di filtro, il che espande significativamente le possibilità di ricerca — ma questo richiede che la relazione di lookup sia già configurata nella tua configurazione CRM. [3]
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Cosa verificare
- Conferma che il modulo Casi sia abilitato e visibile nei permessi del modulo del tuo profilo — se non è elencato nella navigazione, segnalalo al tuo amministratore CRM.
- Verifica che il termine di ricerca corrisponda a un valore di campo memorizzato — la Ricerca Globale confronta i campi indicizzati, quindi cercare tramite un ID caso interno o l'oggetto esatto fornisce i risultati più affidabili. [1]
- Controlla la tua edizione se Zia non è disponibile — l'aggiornamento a Professional o superiore sblocca il recupero dei record assistito dall'IA come metodo di ricerca aggiuntivo. [1]