Zoho CRM non offre una funzionalità integrata per esportare direttamente i preventivi come PDF dal modulo Preventivi stesso. Tuttavia, puoi generare PDF di preventivi professionali utilizzando i modelli di Mail Merge o sfruttando il componente aggiuntivo Advanced Analytics basato su Zoho Analytics.
Perché è importante
I team di vendita devono fornire preventivi rapidamente per chiudere le trattative. Se stai creando proposte o hai bisogno di una versione PDF curata del tuo preventivo per la consegna al cliente, comprendere le tue opzioni in Zoho CRM ti farà risparmiare tempo e ti aiuterà a scegliere il flusso di lavoro giusto per il tuo processo di vendita.
Passo dopo passo
Passo 1. Usa Mail Merge per creare un modello di preventivo.
Mail Merge è il metodo principale per generare documenti di preventivo formattati in Zoho CRM. Crea un modello di Mail Merge che estrae i dati del preventivo dai tuoi record CRM, quindi genera e scarica l'output come PDF. Questo approccio ti consente di personalizzare il layout e il branding dei tuoi preventivi prima di inviarli ai clienti. [4]
Passo 2. Genera il PDF dal record del preventivo.
Una volta impostato il modello di Mail Merge, apri il record del preventivo in Zoho CRM e utilizza l'opzione Mail Merge per produrre un documento formattato. Il file generato può essere scaricato come PDF e condiviso con il tuo cliente. [4]
Passo 3. Considera il componente aggiuntivo Advanced Analytics per preventivi basati su dashboard.
Se hai creato dashboard o report nel componente aggiuntivo Advanced Analytics (che funziona su Zoho Analytics), questi possono essere esportati come PDF. Questo è utile se stai creando report riassuntivi o ripartizioni visive dei preventivi anziché documenti di preventivo individuali. [1]
Passo 4. Esporta i report come alternativa.
Se stai lavorando con i dati dei preventivi nel modulo Report di Zoho CRM, puoi esportare direttamente tali report in formato PDF, CSV o XLS. Questo funziona bene per riepiloghi di preventivi in batch o elenchi di preventivi piuttosto che documenti individuali rivolti ai clienti. [1]
Errori comuni
La generazione di PDF tramite Mail Merge non è disponibile sull'app mobile di Zoho CRM. Se hai bisogno di generare e inviare un preventivo mentre sei lontano dalla tua scrivania, dovrai attendere finché non potrai accedere alla versione web. [4] Inoltre, se stai utilizzando dashboard nel modulo Dashboard (non Advanced Analytics), questi non possono essere esportati come PDF: solo i report e le dashboard di Advanced Analytics supportano l'esportazione in PDF. [1]
Cosa controllare
- Conferma che il tuo modello di Mail Merge includa tutti i campi del preventivo richiesti e sia formattato per la consegna al cliente.
- Testa l'output PDF su un preventivo di esempio per verificare che il branding, le voci di riga e i prezzi vengano visualizzati correttamente.
- Se utilizzi Advanced Analytics, assicurati che la tua dashboard non contenga tabelle di dati di grandi dimensioni, che potrebbero causare problemi di esportazione. [1]
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*Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo non è un supporto ufficiale di Zoho.*