Come ottenere le fatture in PDF in Zoho CRM

Ottenere le fatture in PDF in Zoho CRM implica generalmente scaricarle manualmente tramite l'interfaccia utente oppure recuperarle in modo programmatico tramite l'API di Zoho Books — entrambi gli approcci sono descritti di seguito.

Perché è importante

Zoho CRM è spesso integrato con Zoho Books o Zoho Invoice per gestire la fatturazione, e i team di vendita hanno frequentemente bisogno di condividere o archiviare i PDF delle fatture direttamente dal proprio flusso di lavoro. Che tu voglia allegare un PDF a un'email, scaricarlo per i tuoi archivi o automatizzarne il recupero come parte di una funzione personalizzata, conoscere il metodo giusto fa risparmiare molto tempo. Questo è particolarmente rilevante per le aziende che gestiscono processi automatizzati dal preventivo all'incasso all'interno di Zoho.

> Nota: Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente — non il supporto ufficiale di Zoho.

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Procedura passo dopo passo

Opzione A: Scaricare manualmente un PDF di fattura (approccio tramite interfaccia utente)

Passaggio 1. Apri la fattura che desideri scaricare. Dalla vista dettaglio della fattura, individua il menu altre opzioni (l'icona con i puntini di sospensione). Le azioni disponibili elencate includono Scarica, che esporta la fattura direttamente come file PDF. ^[7][8]

Passaggio 2. Fai clic su Scarica da quel menu. La fattura verrà salvata sul tuo dispositivo come PDF. Puoi anche scegliere Stampa dallo stesso menu se hai bisogno di una copia cartacea. ^[7][8]

Passaggio 3. Se desideri inviare il PDF a un cliente via email anziché scaricarlo tu stesso, fai clic su Invia fattura nel record della fattura. Per impostazione predefinita, la casella di controllo Aggiungi PDF fattura è preselezionata, quindi il PDF verrà allegato automaticamente all'email in uscita. ^[2][3]

Passaggio 4. Prima di inviare, puoi rinominare il PDF allegato facendo clic sul nome del file e digitando un nuovo valore. Puoi anche allegare fino a tre file aggiuntivi, ciascuno non superiore a 3 MB, utilizzando l'opzione Allegati. ^[2][3]

Passaggio 5. Nel campo A, scegli tra l'indirizzo email del contatto, l'indirizzo email aziendale o qualsiasi indirizzo email appartenente ai contatti dell'azienda — tutti recuperati dalla tua organizzazione finanziaria integrata. Ciascuno dei campi A, Cc e Ccn supporta un massimo di cinque indirizzi email. ^[2][3]

Passaggio 6. Fai clic su Invia per spedire l'email con il PDF allegato. ^[4][5]

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Opzione B: Recuperare un PDF di fattura tramite l'API di Zoho Books (approccio per automazione/sviluppatori)

Questo metodo è utile quando si desidera recuperare i PDF delle fatture in modo programmatico — ad esempio, all'interno di una funzione personalizzata di Zoho CRM o di uno script Deluge.

Passaggio 1. Identifica l'organizationid della tua organizzazione Zoho Books e l'invoiceid della fattura che desideri esportare. Entrambi i valori sono richiesti come parametri di query nella chiamata API. ^[1]

Passaggio 2. Costruisci una richiesta GET al seguente endpoint, sostituendo i tuoi valori reali:

https://www.zohoapis.com/books/v3/invoices/pdf?organization_id=YOUR_ORG_ID&invoice_ids=YOUR_INVOICE_ID

^[1]

Passaggio 3. In una funzione personalizzata Deluge (ad esempio, all'interno di Zoho CRM), utilizza invokeurl per chiamare questo endpoint con un tipo di richiesta GET e il nome della tua connessione Zoho Books. Un esempio minimale è il seguente:

DownloadInvoice = invokeurl
[
  url: "https://www.zohoapis.com/books/v3/invoices/pdf?organization_id=" + organizationID + "&invoice_ids=" + invoiceID
  type: GET
  connection: "zohobooks"
];

^[1]

Passaggio 4. La risposta conterrà i dati binari del PDF, che potrai quindi archiviare, allegare a un record CRM o inoltrare secondo necessità all'interno della tua logica di automazione. ^[1]

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Errori comuni

• Restrizioni sullo stato della fattura: Una fattura con stato Annullata non può essere modificata, e alcune azioni sono disponibili solo in base allo stato corrente (ad es., Segna come inviata è disponibile solo quando la fattura è in stato Bozza). Assicurati che la fattura si trovi in uno stato appropriato prima di tentare di scaricarla o inviarla. ^[7][8]

• Limitazioni nella denominazione del PDF: Quando si allegano PDF di fatture tramite attività automatizzate di invio email, rinominare il PDF in modo dinamico (ad es., includendo il nome del cliente o il numero di fattura nel nome del file) può richiedere soluzioni alternative. Gli strumenti attuali della piattaforma rendono i nomi di file PDF basati su variabili non banali da implementare in alcuni contesti di automazione. ^[6]

• Il nome della connessione deve corrispondere esattamente: Quando si utilizza l'approccio Deluge con invokeurl, il parametro connection deve corrispondere esattamente al nome della connessione Zoho Books configurata nel tuo account Zoho CRM. Un nome di connessione errato causerà il fallimento silenzioso della chiamata API o la restituzione di un errore di autenticazione. ^[1]

• Limiti di dimensione degli allegati: Quando si inviano fatture via email, gli allegati aggiuntivi sono limitati a tre file con un massimo di 3 MB ciascuno. Il superamento di questi limiti impedirà l'invio dell'email. ^[2][3]

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Cosa verificare

• Verifica che la fattura non sia in stato Annullata prima di tentare di scaricarla o inviarla — le fatture annullate hanno azioni disponibili limitate. ^[7][8]
• Conferma che la tua connessione Zoho Books sia attiva e autorizzata in Zoho CRM se stai utilizzando l'approccio API/Deluge, e che i valori di organizationid e invoiceids siano corretti. ^[1]
• Verifica che la casella di controllo Aggiungi PDF fattura sia selezionata nella finestra di dialogo Invia fattura se un cliente segnala di non aver ricevuto l'allegato PDF nella propria email. ^[2][3]