I campi lookup in Zoho CRM ti permettono di visualizzare i dati di un record correlato direttamente nel layout di un altro modulo, eliminando la necessità di passare da un record all'altro per trovare le informazioni rilevanti. Ecco tutto ciò che devi sapere per aggiungerli e utilizzarli in modo efficace — da Beam Help, il tuo supporto esperto indipendente per Zoho (non il supporto ufficiale Zoho).
Perché è importante
Quando il tuo team ha bisogno di vedere, ad esempio, la città di fatturazione di un Account direttamente su un record Deal, un campo lookup mostra automaticamente quel dato senza alcun copia-incolla manuale. Poiché il campo rimane sincronizzato con la sua origine, qualsiasi aggiornamento al record collegato viene riflesso ovunque appaia il campo lookup. [1] Questo è particolarmente utile per i report, i filtri e la creazione di viste personalizzate che coinvolgono moduli correlati.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Comprendi cosa fa un campo lookup prima di crearne uno.
Un campo lookup legge e rispecchia il valore di un campo da un record collegato (correlato). È sempre di sola lettura — non puoi modificare il valore direttamente sul record che contiene il campo lookup; le modifiche devono essere apportate sul record di origine. [1] Una volta aggiornato il record di origine, il campo lookup si aggiorna automaticamente su ogni record in cui appare. [1]
Passaggio 2. Accedi all'editor del layout del modulo.
In Zoho CRM, vai su Impostazioni → Personalizzazione → Moduli e Campi, quindi seleziona il modulo in cui vuoi che appaia il campo lookup (ad esempio, Deal). Apri il layout che desideri modificare.
Passaggio 3. Aggiungi il campo lookup al layout.
Dal pannello dei campi sulla sinistra, individua il tipo di campo Lookup e trascinalo sul canvas del layout. Ti verrà chiesto di configurare il modulo correlato e il valore del campo specifico che desideri visualizzare. [1]
Passaggio 4. Configura il modulo correlato e il campo di origine.
Seleziona il modulo da cui vuoi estrarre i dati (ad esempio, Contatti o Account) e scegli il campo specifico all'interno di quel modulo il cui valore deve essere rispecchiato. Puoi aggiungere più campi lookup nello stesso layout se hai bisogno di mostrare dati da più record correlati contemporaneamente. [1]
Passaggio 5. (Facoltativo) Configura un filtro lookup dinamico.
Se vuoi limitare i record che appaiono nel menu a discesa del lookup durante l'inserimento dei dati, configura un filtro lookup. I filtri lookup dinamici di Zoho CRM si adattano in tempo reale in base ai valori dei campi già presenti nel modulo corrente — quindi l'elenco dei record selezionabili cambia in base a ciò che l'utente ha già compilato. [4] Questo riduce gli errori di selezione e velocizza significativamente l'inserimento dei dati. [4]
Passaggio 6. Utilizza il campo lookup nelle query (avanzato).
Se il tuo team utilizza lo strumento Query in Impostazioni → Developer Hub → Query, puoi includere i campi lookup nella configurazione della query. Quando crei una query per un modulo che ha campi lookup, seleziona il modulo correlato dal menu a discesa Modulo Correlato — nota che è possibile includere al massimo due moduli correlati tramite lookup per query. [7] Puoi quindi estrarre fino a 50 campi totali dai moduli primario e correlati in una singola query. [7]
Passaggio 7. Utilizza il campo lookup come qualsiasi altro campo.
Una volta aggiunto, il campo lookup si comporta come un campo standard in tutto Zoho CRM. Puoi creare filtri, ordinare record e creare viste personalizzate basate sul suo valore — rendendolo uno strumento potente per segmentare e analizzare i tuoi dati. [1]
Errori comuni
- Tentare di modificare il campo lookup direttamente. Poiché rispecchia un record di origine, il campo lookup è strettamente di sola lettura. [1] Se gli utenti devono modificare il valore, devono navigare al record collegato e aggiornarlo lì.
- Aspettarsi un campo di visualizzazione personalizzato nel menu a discesa del lookup. A differenza di Zoho Creator, i menu a discesa dei lookup di Zoho CRM mostrano attualmente solo il campo di visualizzazione predefinito quando si seleziona un record correlato. [2] Se il tuo team trova difficile identificare il record corretto dal menu a discesa, considera l'aggiunta di un filtro lookup (Passaggio 5) per ridurre l'elenco alle opzioni più rilevanti. [4]
- Superare i limiti delle query. Quando si utilizzano campi lookup all'interno dello strumento Query, ricorda il limite di due moduli correlati e 50 campi totali per query. [7] Superare questi limiti impedirà il salvataggio della query.
- I campi lookup multi-selezione richiedono un approccio API diverso. Se stai lavorando con campi lookup multi-selezione (relazioni M×N) tramite l'API di Zoho CRM, esistono due metodi distinti: inserire record tramite l'API di inserimento record, oppure utilizzare l'approccio del modulo di collegamento. [3] Utilizzare il metodo sbagliato è una fonte comune di errori di integrazione.
Cosa verificare
- La sincronizzazione funziona: Dopo aver salvato il layout, aggiorna un valore sul record di origine (collegato) e verifica che il campo lookup sul record correlato rifletta automaticamente la modifica. [1]
- I filtri delimitano correttamente: Se hai configurato un filtro lookup dinamico, testalo compilando parzialmente i campi del record corrente e verificando che il menu a discesa del lookup restringa i risultati come previsto. [4]
- Le query restituiscono i dati corretti: Se hai incluso il campo lookup in una query del Developer Hub, esegui un test e verifica che i campi del modulo correlato appaiano nella risposta e che il limite di due moduli non sia stato superato. [7]