Gli ordini di acquisto non sono una funzione nativa di Zoho CRM stesso — si trovano in Zoho Books/Inventory — ma puoi visualizzarli all'interno del tuo flusso di lavoro CRM attraverso automazione e integrazione.
Perché è importante
Zoho CRM gestisce la tua pipeline di vendita, i preventivi e gli accordi, mentre la creazione di ordini di acquisto appartiene a Zoho Books o Zoho Inventory. I team di vendita spesso hanno bisogno di visibilità sulla procurement senza lasciare il CRM, e passare manualmente tra le app per creare ordini di acquisto spreca tempo. Configurare l'automazione giusta significa che gli ordini di acquisto vengono generati nel momento in cui un ordine di vendita è confermato, mantenendo i livelli di inventario sani e l'evasione in linea. [4]
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Procedura passo dopo passo
Il percorso più affidabile è attivare la creazione dell'ordine di acquisto automaticamente da un ordine di vendita in Zoho Books, utilizzando una funzione personalizzata e una regola di workflow. Ecco come il nostro team presso Beam Help (supporto esperto indipendente per Zoho — non supporto ufficiale Zoho) consiglia di affrontarlo.
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Passaggio 1. Abilita Informazioni di acquisto sui tuoi articoli
In Zoho Books, apri ogni record articolo e assicurati che la sezione Informazioni di acquisto sia abilitata. Questo sblocca il campo Fornitore preferito, su cui l'automazione si basa per decidere quale fornitore riceve ogni ordine di acquisto. Senza un fornitore preferito assegnato, la funzione non può instradare correttamente gli articoli. [7]
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Passaggio 2. Crea un campo personalizzato di tipo casella di controllo chiamato "Genera OA"
Accedi alle impostazioni articoli di Zoho Books e crea un campo personalizzato di tipo casella di controllo denominato *Genera OA*. Questo campo deve essere configurato per apparire nella tabella articoli degli ordini di vendita. Quando viene creato un ordine di vendita, l'utente seleziona questa casella di controllo per qualsiasi voce che deve essere procurata, segnalando all'automazione di agire su quell'articolo. [7]
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Passaggio 3. Crea una connessione denominata "zbooks"
Accedi a Impostazioni → Automazione → Connessioni in Zoho Books e crea una nuova connessione. Denominala esattamente *zbooks* — la funzione personalizzata fa riferimento diretto a questo nome di connessione, quindi un nome diverso causerà il fallimento della funzione. [7]
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Passaggio 4. Aggiungi la funzione personalizzata
Accedi a Impostazioni → Automazione → Azioni workflow → Funzioni personalizzate e fai clic su + Nuova funzione personalizzata. Incolla il codice della funzione disponibile dal repository ufficiale degli esempi di automazione Zoho Finance su GitHub (referenziato nel post della comunità Zoho per la Funzione #25). La logica funziona come segue: legge tutti gli articoli della riga nell'ordine di vendita che hanno la casella di controllo *Genera OA* selezionata, cerca il fornitore preferito per ogni articolo, e quindi consolida gli articoli che condividono lo stesso fornitore in un singolo ordine di acquisto piuttosto che creare duplicati. [2] [7]
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Passaggio 5. Crea una regola di workflow per attivare la funzione
Accedi a Impostazioni → Automazione → Regole workflow e fai clic su + Nuova regola workflow. Configura la regola per attivarsi sull'evento dell'ordine di vendita rilevante (ad esempio, quando un ordine di vendita viene creato o confermato). Nel passaggio finale della configurazione della regola, associa la funzione personalizzata che hai creato nel Passaggio 4, quindi salva. Da questo momento, Zoho Books gestisce la generazione dell'ordine di acquisto automaticamente ogni volta che la regola si attiva. [7]
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Passaggio 6. Connetti Zoho CRM al workflow (visibilità opzionale)
Se il tuo team lavora principalmente in Zoho CRM e ha bisogno di vedere gli ordini di acquisto risultanti, puoi estendere la visibilità integrando Zoho CRM con Zoho Books. Una volta che un ordine di vendita fluisce da CRM a Zoho Books (tramite l'integrazione nativa CRM–Books), l'automazione di cui sopra si attiva e l'ordine di acquisto viene creato. I dettagli del cliente, i prodotti, le quantità e i prezzi si spostano tutti da CRM al tuo team operativo senza re-immissione manuale. [4]
Per scenari di field service, Zoho FSM può anche alimentare questa catena: un ordine di lavoro in FSM può generare automaticamente un ordine di vendita in Zoho Books, che a sua volta attiva il workflow dell'ordine di acquisto descritto sopra. [3]
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Errori comuni
- Fornitore preferito mancante: Se il campo *Fornitore preferito* è vuoto su un articolo, la funzione non ha alcun fornitore a cui assegnare l'ordine di acquisto e salterà quella voce. Popola sempre i fornitori preferiti prima di fare affidamento su questa automazione. [7]
- Nome di connessione errato: La connessione deve essere denominata *zbooks* esattamente. Un errore di battitura o una capitalizzazione diversa interromperà l'esecuzione della funzione personalizzata. [7]
- Casella di controllo non selezionata al momento della creazione dell'ordine: La casella di controllo *Genera OA* deve essere selezionata su ogni voce rilevante al momento del salvataggio dell'ordine di vendita. Modificare l'ordine di vendita in seguito e selezionare la casella non attiverà retroattivamente il workflow a meno che la regola non sia anche configurata per attivarsi su modifiche. [2]
- Tracciamento inventario non abilitato: Il percorso da ordine di vendita a ordine di acquisto richiede che il tracciamento dell'inventario sia attivo in Zoho Books (Impostazioni → Impostazioni modulo → Generale → Articoli → Abilita tracciamento inventario). Senza di esso, la logica del livello di stock non funzionerà correttamente. [3]
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Cosa verificare
- Conferma che ogni articolo coinvolto abbia un Fornitore preferito assegnato e che Informazioni di acquisto sia abilitato sul record dell'articolo. [7]
- Verifica che la regola di workflow sia nello stato Attivo e che la funzione personalizzata sia correttamente associata come azione workflow finale. [7]
- Dopo che un ordine di vendita di prova è stato creato con la casella di controllo *Genera OA* selezionata, controlla Acquisti → Ordini di acquisto in Zoho Books per confermare che l'ordine di acquisto è stato generato e l'assegnazione del fornitore è corretta. [2]