Il registro di audit di Zoho CRM ti fornisce un resoconto cronologico di ogni azione eseguita dagli utenti all'interno del tuo account CRM, rendendo semplice risalire a ciò che è accaduto a un record — e chi ne era responsabile — prima o dopo un evento chiave. [3]
Perché è importante
Quando le trattative scompaiono, i valori dei campi cambiano inaspettatamente o devi dimostrare la conformità durante una revisione interna, il registro di audit è il tuo primo punto di riferimento. Consente agli amministratori di individuare esattamente quale utente ha eseguito un'azione e quando, senza dover fare affidamento sulla memoria o su appunti manuali. [3] I recenti aggiornamenti della piattaforma hanno inoltre esteso la copertura del registro di audit per includere le eliminazioni di report — sia gli spostamenti temporanei nella cartella Eliminati di recente che le rimozioni permanenti — rendendo la tua supervisione più completa che mai. [6]
> Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non è il supporto ufficiale di Zoho.
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho CRM con le credenziali di amministratore. Solo gli utenti con le appropriate autorizzazioni amministrative possono accedere al registro di audit, quindi verifica il tuo ruolo prima di procedere. [3]
Passaggio 2. Vai alla sezione Controllo della sicurezza nelle impostazioni del tuo CRM. Il registro di audit si trova in quest'area della piattaforma, a riflettere il suo ruolo come strumento di governance e monitoraggio piuttosto che come funzionalità di reportistica standard. [3]
Passaggio 3. Apri la pagina Registro di audit. Vedrai un elenco ordinato cronologicamente di voci, ognuna delle quali rappresenta una singola azione eseguita da un utente CRM. Ogni voce acquisisce il contesto necessario per capire cosa è cambiato e chi ha attivato la modifica. [3]
Passaggio 4. Esamina le voci del registro pertinenti alla tua indagine. Il registro è progettato per aiutarti a determinare la sequenza degli eventi relativi a qualsiasi record — qual era lo stato prima di un evento e cosa è diventato dopo. [3]
Passaggio 5. Se stai indagando specificamente sull'attività relativa ai report, tieni presente che il registro di audit ora acquisisce sia l'eliminazione iniziale di un report (spostamento in Eliminati di recente) che la sua rimozione permanente. Una voce per un'eliminazione temporanea identificherà l'utente e il nome del report, mentre una voce per un'eliminazione permanente indicherà esplicitamente che il record è stato rimosso da Eliminati di recente. [6]
Passaggio 6. Tieni presente che i dati del registro di audit per le eliminazioni di report vengono conservati per un massimo di tre anni, offrendo al tuo team una finestra storica considerevole per scopi di conformità o revisione. [6]
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Errori comuni
- Autorizzazioni insufficienti: Il registro di audit è riservato agli amministratori. Se un utente standard tenta di accedervi, non vedrà l'opzione nel proprio menu delle impostazioni. Verifica le impostazioni di sicurezza del profilo utente prima di risolvere un problema relativo a una voce di menu mancante. [3]
- Confondere il registro di audit di CRM con altri prodotti Zoho: Zoho Social, Zoho FSM e Zoho Survey dispongono ciascuno di proprie funzionalità di registro di audit separate, con finestre di conservazione e percorsi di navigazione diversi. Ad esempio, il registro di audit di Zoho Social si trova in Impostazioni > Impostazioni brand > Registro di audit e conserva i dati per un massimo di un anno, mentre Zoho Survey conserva solo gli ultimi 180 giorni. [1][4] Assicurati di lavorare specificamente all'interno di Zoho CRM.
- Aspettarsi differenze a livello di campo in tempo reale per tutti i tipi di record: Il registro di audit registra le azioni cronologicamente, ma il livello di dettaglio per voce può variare. Se hai bisogno di confronti granulari prima/dopo sui campi di un record specifico, incrocia il registro di audit con il pannello della cronologia del singolo record all'interno di CRM. [3]
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Cosa verificare
- Conferma l'accesso come amministratore — verifica che l'account che stai utilizzando abbia le autorizzazioni di Controllo della sicurezza abilitate, altrimenti il menu del registro di audit non sarà visibile. [3]
- Verifica il prodotto corretto — controlla di trovarti nelle impostazioni di Zoho CRM e non in un prodotto Zoho collegato come Zoho Social o Zoho FSM, entrambi dotati di proprie interfacce di registro di audit separate. [1][2]
- Controlla l'ambito di conservazione per il tuo caso d'uso — se devi esaminare la cronologia delle eliminazioni di report, verifica che gli eventi rientrino nella finestra di conservazione di tre anni ora disponibile per quella categoria di log. [6]