Generare una fattura da Zoho CRM implica tipicamente l'integrazione nativa della piattaforma con Zoho Invoice o Zoho Books, dove i dettagli del cliente e dell'ordine confluiscono automaticamente in una fattura professionale pronta per essere inviata o scaricata.
Perché questo è importante
I team di vendita spesso devono passare rapidamente da un accordo concluso alla riscossione del pagamento, e reinserire manualmente i dati fa perdere tempo e introduce errori. Capire come la fatturazione si collega a Zoho CRM ti aiuta ad accorciare i cicli di fatturazione e a ricevere i pagamenti più velocemente. Come supporto esperto indipendente per Zoho (non supporto ufficiale Zoho), Beam Help ti guida attraverso il percorso più affidabile per generare fatture collegate ai tuoi record CRM.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Verifica che il tuo account Zoho CRM sia connesso a Zoho Invoice o Zoho Books. Quando un preventivo viene approvato e firmato all'interno di Zoho CRM, i dettagli dell'ordine — informazioni sul cliente, prodotti, quantità e prezzi — sono progettati per confluire automaticamente nell'applicazione finanziaria connessa senza reinserimento manuale. [8]
Passaggio 2. Una volta creato l'ordine a valle, Zoho Invoice genera una fattura professionale estraendo tutti i dettagli rilevanti da quel record d'ordine. Non è necessario reinserire le informazioni sul cliente o sui prodotti; vengono trasferite automaticamente dal CRM. [8]
Passaggio 3. Se stai lavorando all'interno di Zoho FSM (il modulo di assistenza sul campo che si affianca al CRM), le fatture vengono create a livello di ordine di lavoro. Vai al menu Gestione Ordini di Lavoro, seleziona Ordini di Lavoro e apri l'ordine di lavoro specifico da fatturare. [5]
Passaggio 4. All'interno dell'ordine di lavoro, vai alla scheda Fatture. Da qui puoi generare una fattura per una singola voce di servizio o per più voci di servizio contemporaneamente — anche su appuntamenti diversi. [5]
Passaggio 5. Compila i dettagli della fattura. Il campo Venditori elencherà i venditori da Zoho Books/Invoice, mentre gli utenti FSM attivi appariranno sotto Risorsa FSM. I termini di pagamento predefiniti configurati per quel cliente in Zoho Books/Invoice verranno popolati automaticamente. [2]
Passaggio 6. Esamina i gateway di pagamento elencati nel modulo della fattura. Tutti i gateway configurati in Zoho Books/Invoice sono selezionati per impostazione predefinita; deseleziona quelli che non vuoi offrire al cliente per questa particolare fattura. [2]
Passaggio 7. Nel menu a tendina Condividi fattura con, scegli la persona di contatto che desideri riceva la fattura. La persona contrassegnata come Contatto Principale in Zoho Books/Invoice sarà preselezionata e il suo indirizzo email verrà popolato automaticamente nel campo A della finestra *Invia Fattura*. [2]
Passaggio 8. Salva la fattura. Verrà creata inizialmente con lo stato Bozza. Quando sei pronto per inviarla, clicca sulla fattura per aprirla, quindi clicca su Invia Fattura. Conferma i dettagli dell'email e clicca su Invia per spedirla. Per impostazione predefinita, il PDF della fattura è allegato all'email; deseleziona la casella Allega PDF Fattura se preferisci inviare senza allegato. [2]
Passaggio 9. Per visualizzare la fattura all'interno dello strumento finanziario connesso, clicca su Apri in Zoho Invoice dall'interno del record della fattura. [2]
Passaggio 10. Una volta che il cliente paga, registra il pagamento cliccando sull'icona altre opzioni nell'angolo in alto a destra della fattura e selezionando Registra Pagamento. Compila la schermata Registra Pagamento e clicca su Salva. Lo stato della fattura verrà aggiornato automaticamente a Pagata. [3]
Errori comuni
- Confusione sullo stato Bozza: Le fatture iniziano sempre con lo stato Bozza. Non raggiungeranno il cliente finché non clicchi esplicitamente su Invia Fattura. Se devi contrassegnare una fattura come inviata senza inviarla via email, usa l'opzione Segna come Inviata nel menu altre opzioni — ma tieni presente che questa opzione è disponibile solo mentre la fattura è ancora in stato Bozza. [7]
- Restrizioni di modifica: Puoi modificare i campi nel Riepilogo Fattura, Campi Personalizzati, dettagli del gateway di pagamento e il campo Condividi fattura con. Tuttavia, se la fattura ha superato lo stato Bozza, devi fornire un Motivo prima che le modifiche siano consentite. Le fatture in stato Annullata non possono essere modificate affatto. [6]
- Limiti di fatture per ordine di lavoro: Il numero massimo di fatture che puoi creare per un singolo ordine di lavoro dipende dalla tua edizione FSM. Controlla il confronto delle funzionalità del tuo piano se raggiungi un limite inaspettato. [7]
- Collegamento di fatture esistenti: Se le fatture sono già state create direttamente in Zoho Books o Zoho Invoice prima di essere associate a un ordine di lavoro, usa la funzione Collega Fattura all'interno dell'ordine di lavoro anziché crearne un duplicato. [6]
- Pagamenti in eccesso e crediti: Se un cliente ha fatture non pagate e registri un pagamento in eccesso, verrà visualizzato un messaggio che chiede se trattare il surplus come pagamento in eccesso. Scegliendo di farlo, quei fondi diventano disponibili come crediti che puoi applicare a fatture future tramite l'opzione Applica Ora nella sezione Crediti Disponibili. [7]
Cosa verificare
- Verifica che Zoho CRM sia attivamente integrato con Zoho Invoice o Zoho Books in modo che i dati di clienti e ordini vengano trasferiti senza inserimento manuale. [8]
- Conferma che il Contatto Principale corretto sia impostato in Zoho Books/Invoice per ogni cliente, in modo che le fatture vengano automaticamente indirizzate e inviate via email alla persona giusta. [2]
- Dopo l'invio, controlla che lo stato della fattura sia passato da Bozza a Inviata (o Pagata una volta registrato il pagamento) per assicurarti che i tuoi registri di fatturazione riflettano accuratamente lo stato attuale di ogni transazione. [3]