Le regole di condivisione dati in Zoho CRM controllano chi può accedere a quali record cliente all'interno della tua organizzazione. L'eliminazione di una regola rimuove completamente tale autorizzazione di accesso, quindi è consigliabile verificare che nessun utente attivo dipenda da essa prima di procedere.
Perché è importante
Elimini una regola di condivisione dati quando non riflette più la struttura del tuo team, quando un reparto si riorganizza o quando hai impostato una regola per errore. La rimozione di regole obsolete mantiene puliti i controlli di accesso e previene esposizioni di dati non intenzionali. Poiché Zoho CRM ha recentemente ridisegnato l'interfaccia di Condivisione Dati, il processo è ora più semplice rispetto a prima.
Procedura passo passo
Passaggio 1. Naviga nelle impostazioni di Condivisione Dati.
Accedi a Zoho CRM e vai su Setup (icona dell'ingranaggio, in alto a destra). Dalla barra laterale sinistra, trova e fai clic su Condivisione Dati. Vedrai due schede: una per le autorizzazioni predefinite dell'organizzazione e una per le Regole di condivisione. Fai clic sulla scheda Regole di condivisione per visualizzare tutte le regole attive organizzate per modulo.[1]
Passaggio 2. Individua la regola che desideri eliminare.
La scheda Regole di condivisione visualizza un elenco dettagliato di tutte le tue regole. Utilizza la barra di ricerca o i filtri avanzati per trovare la regola specifica: puoi filtrare per nome del modulo o cercare per nome della regola per restringere rapidamente i risultati.[1] Scansiona l'elenco per confermare di aver selezionato la regola corretta prima di procedere.
Passaggio 3. Elimina la regola.
Una volta individuata la regola, cerca l'opzione di eliminazione (solitamente un'icona del cestino o un pulsante di eliminazione nella riga della regola). Fai clic su di essa per rimuovere la regola. Zoho CRM ti chiederà di confermare l'eliminazione. Conferma per completare l'azione.[1]
Passaggio 4. Verifica l'eliminazione.
Dopo l'eliminazione, aggiorna l'elenco delle Regole di condivisione per confermare che la regola non appaia più. Se hai eliminato accidentalmente una regola, tieni presente che Zoho CRM non mantiene un cestino per le regole di condivisione dati stesse: l'eliminazione è permanente. Tuttavia, puoi ricreare rapidamente una regola simile clonando una regola esistente e modificandone i criteri, se necessario.[1]
Errori comuni
L'eliminazione di una regola ha effetto immediato per tutti gli utenti che essa governava. Se non sei sicuro che la regola sia ancora in uso, considera di disabilitarla prima: tutte le regole di condivisione possono ora essere attivate o disattivate con un singolo clic, permettendoti di testare l'impatto prima della rimozione permanente.[1] Questo è più sicuro dell'eliminazione se desideri conservare la configurazione della regola per riattivarla in seguito.
Nota anche: questo articolo riguarda solo le regole di condivisione dati. Se hai bisogno di non condividere singoli record o revocare l'accesso a una pipeline specifica, queste sono azioni separate gestite a livello di record o di pipeline, non tramite le impostazioni di Condivisione Dati.[2]
Cosa controllare
- Conferma che la regola non appaia più nell'elenco delle Regole di condivisione dopo l'eliminazione.
- Verifica che gli utenti che si basavano su questa regola abbiano ancora un accesso appropriato tramite altre regole o autorizzazioni predefinite dell'organizzazione.
- Se devi ripristinare il comportamento della regola, verifica se clonare una regola simile e aggiornarne i criteri sia più veloce della ricreazione manuale.
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*Questo articolo è fornito da Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale di Zoho.*