Quando elimini un record in Zoho CRM, tutti gli elementi correlati — allegati, note, email e attività — vengono spostati nel Cestino insieme ad esso. Comprendere come funziona questa cascata e come recuperare o rimuovere definitivamente questi record è essenziale per la pulizia dei dati e la conformità.
Perché è importante
Durante migrazioni, fasi di test o lavori di integrazione, spesso è necessario rimuovere grandi lotti di record. Sapere come si comportano i record correlati quando vengono eliminati previene la perdita accidentale di dati e ti aiuta a gestire lo spazio di archiviazione in modo efficiente. Se elimini record per errore, hai 60 giorni per recuperarli dal Cestino prima che vengano eliminati definitivamente.
Passaggi
Passaggio 1. Comprendi cosa succede quando elimini un record.
Quando elimini un record, tutti gli allegati, le note, le email e le attività ad esso associati vengono spostati automaticamente anche nel Cestino, anche se non li hai eliminati direttamente. Appariranno nel Cestino sotto il tuo nome come persona che li ha eliminati. Se ripristini il record padre, anche tutti gli elementi correlati verranno ripristinati.[3]
Passaggio 2. Elimina un singolo record e i suoi elementi correlati.
Apri il record che desideri eliminare. Fai clic sull'icona Altre azioni (tre puntini) dal pannello superiore. Seleziona Elimina dal menu. Conferma l'eliminazione. Tutti i record correlati vengono spostati immediatamente nel Cestino.[7]
Passaggio 3. Per l'eliminazione in blocco, utilizza l'approccio API Deluge.
Se devi eliminare molti record contemporaneamente, utilizza una funzione Deluge riutilizzabile che recupera gli ID dei record utilizzando COQL con paginazione, li divide in batch di 100 ed esegue l'API di eliminazione in blocco di CRM. Questo evita l'eliminazione manuale dall'interfaccia utente e può essere riutilizzato in diversi moduli modificando il nome API del modulo.[1] Prima di eseguire, conferma la posizione del tuo data center, il nome API del modulo e che la tua connessione disponga degli scope corretti: ZohoCRM.coql.READ più lo scope di eliminazione per il tuo modulo di destinazione. Sostituisci il filtro predefinito "where id is not null" con una condizione reale (Created_Time, tag o campo personalizzato) a meno che tu non intenda una pulizia completa del modulo.[1]
Passaggio 4. Controlla il Cestino dopo l'eliminazione.
I record eliminati finiscono nel Cestino e vi rimangono per 60 giorni a meno che non vengano rimossi manualmente. Dopo 60 giorni, vengono eliminati definitivamente e non possono essere recuperati.[3] Per visualizzare i record eliminati, vai su Setup > Gestione dati > Cestino.
Passaggio 5. Recupera i record se necessario.
Se hai eliminato record negli ultimi 60 giorni, recuperali dal Cestino. Una volta che un amministratore elimina record dal Cestino, questi non possono più essere recuperati.[5]
Passaggio 6. Pulisci gli allegati in blocco (opzionale).
Se desideri liberare spazio di archiviazione dei file rimuovendo gli allegati dai record eliminati, utilizza il filtro di ricerca nel Cestino. Fai clic sull'icona del filtro, scegli Allegati come Tipo per visualizzare solo gli allegati, quindi seleziona tutti gli elementi visualizzati ed eliminali in blocco.[3]
Errori comuni
Eliminazione a cascata con integrazioni. Se Zoho CRM è integrato con Zoho Desk, l'eliminazione di un record contatto o account in CRM potrebbe anche eliminare il record corrispondente in Desk, a seconda delle tue preferenze di sincronizzazione. Per evitarlo, vai su Desk > Impostazioni > Marketplace > Zoho > Zoho CRM > Preferenze e seleziona "Non eliminare mai" nelle caselle corrispondenti.[4]
Perdita permanente dopo 60 giorni. Una volta scaduta la finestra di 60 giorni del Cestino, i record eliminati sono persi per sempre. Pianifica la tua finestra di recupero di conseguenza.
Cascata involontaria durante l'eliminazione di record padre. L'eliminazione di un lead, contatto o account rimuove tutti i suoi allegati, note, email e attività. Verifica di voler rimuovere tutti gli elementi correlati prima di confermare l'eliminazione.
Cosa controllare
- Conferma che la finestra di 60 giorni non sia trascorsa se devi recuperare record eliminati dal Cestino.
- Se utilizzi l'eliminazione in blocco tramite Deluge, testa prima la tua condizione di filtro su un piccolo campione per evitare di cancellare involontariamente l'intero modulo.
- Verifica le tue preferenze di integrazione in Desk (se applicabile) in modo che le eliminazioni non si propaghino inaspettatamente ad altri prodotti Zoho.
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*Questo articolo è fornito da Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale Zoho.*