Zoho CRM offre diversi modi integrati per rimuovere record indesiderati in massa — da una semplice eliminazione di massa dalla vista elenco a strumenti di deduplicazione automatica che uniscono e scartano voci duplicate contemporaneamente.
Perché è importante
Man mano che il tuo database cresce, lead obsoleti, record di test e duplicati si accumulano rapidamente. Pulirli uno per uno non è pratico su larga scala. Conoscere quali percorsi di eliminazione in massa e rimozione basata su unione sono disponibili in Zoho CRM ti fa risparmiare ore di lavoro manuale e mantiene i dati della tua pipeline affidabili.
> Beam Help è una risorsa di supporto indipendente per i prodotti Zoho — non è il supporto ufficiale Zoho.
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Procedura passo dopo passo
Opzione A — Elimina più record dalla vista elenco di un modulo
Passaggio 1. Accedi al modulo (ad es. Lead, Contatti, Account) da cui desideri rimuovere record. Utilizza filtri o una vista personalizzata salvata per restringere l'elenco solo ai record che intendi eliminare.
Passaggio 2. Seleziona la casella di controllo in cima all'elenco per selezionare tutti i record visibili nella pagina, oppure spunta le singole caselle di controllo accanto a ogni record che desideri rimuovere.
Passaggio 3. Con i record selezionati, cerca l'opzione Elimina nella barra delle azioni che appare in cima alla vista elenco. Conferma l'eliminazione quando richiesto. I record eliminati vengono spostati nel Cestino e possono essere ripristinati se necessario. [4]
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Opzione B — Rimuovi duplicati utilizzando lo strumento Deduplica (Unione automatica) integrato
Quando i record sono duplicati anziché semplicemente indesiderati, il percorso di rimozione più pulito è unirli — i record secondari vengono eliminati automaticamente dopo il completamento dell'unione. [3]
Passaggio 1. Vai a Configurazione in Zoho CRM e individua lo strumento Deduplica record nella sezione gestione dati. Questo strumento esegue una scansione di duplicati in massa su un modulo. [3]
Passaggio 2. Seleziona il modulo che desideri scansionare — lo strumento copre Lead, Contatti, Account, Fornitori, Opportunità e moduli personalizzati. [3]
Passaggio 3. Scegli il/i campo/i su cui i duplicati devono essere identificati (ad es. Email). Zoho CRM eseguirà la scansione per i record che condividono valori identici in quei campi e li raggrupperà. [2]
Passaggio 4. Rivedi i gruppi di duplicati individuati dallo strumento. Per ogni gruppo, conferma quale record deve essere il master. Una volta approvata l'unione, i record duplicati (secondari) vengono eliminati e i loro dati vengono consolidati nel master. [3]
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Opzione C — Automatizza la rimozione di duplicati in massa con una Funzione personalizzata (avanzato)
Se hai centinaia di gruppi di duplicati provenienti da importazioni o integrazioni, gli strumenti basati su interfaccia utente richiedono troppa revisione manuale. Un approccio con Funzione personalizzata automatizza l'intero processo. [1]
Passaggio 1. Configura una connessione Zoho OAuth. Accedi a Configurazione > Developer Hub > Connessioni, fai clic su Crea connessione, scegli Zoho CRM e denominala crmoauthconnection. Aggiungi gli ambiti ZohoCRM.modules.leads.ALL e ZohoCRM.coql.READ, quindi fai clic su Crea e connetti. [1]
Passaggio 2. Crea tre funzioni Deluge nel tuo account CRM:
- Una funzione pulsante (
button.cleanupAllDuplicates) che funge da punto di ingresso e coordina le altre due. - Una funzione standalone (
standalone.findDuplicateEmails) che esegue la scansione del modulo Lead e restituisce ogni indirizzo email che appare su più di un record. - Una funzione standalone (
standalone.cleanupDuplicateGroup) che elabora un singolo gruppo di duplicati — recuperando record, eleggendo un master, arbitrando valori di campo e chiamando l'API Unisci record per consolidare ed eliminare i secondari. [1]
Passaggio 3. Collega la funzione del punto di ingresso a un pulsante della vista elenco. Vai a Configurazione > Moduli > Lead > Pulsanti e crea un pulsante personalizzato con l'etichetta Pulisci duplicati, impostalo per visualizzare nella Vista elenco e assegna l'azione Funzione personalizzata > cleanupAllDuplicates. [1]
Passaggio 4. Dalla vista elenco Lead, fai clic sul pulsante Pulisci duplicati. La catena di funzioni eseguirà la scansione per i gruppi di email duplicati, eleggerà i master, arbitrerà i valori di campo dai record secondari e unirà ogni gruppo. I record secondari vengono eliminati automaticamente dall'API Unisci record dopo ogni operazione di unione. [1] [3]
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Insidie comuni
- Connessione OAuth scaduta: Se
crmoauthconnectionscade, le funzioni personalizzate restituiranno un erroreUnAuthenticated Connection. Riautorizzala dalla pagina Connessioni per ripristinare la funzionalità. [1] - Limite di record dell'API di unione: L'API Unisci record gestisce un massimo di tre record per chiamata — un master e fino a due secondari. Se un gruppo di duplicati contiene più di tre record, la logica della tua funzione deve eseguire le unioni in batch in sequenza. [3]
- Gli strumenti dell'interfaccia utente non possono attivarsi automaticamente: Sia lo strumento Trova e unisci che Deduplica record vengono avviati dall'amministratore dall'interfaccia utente. Non si attiveranno quando i duplicati arrivano tramite importazioni, integrazioni o chiamate API — solo l'approccio con funzione personalizzata gestisce questo scenario. [3]
- Contatti eliminati in Zoho Desk: Se i tuoi contatti CRM sono sincronizzati con Zoho Desk, tieni presente che l'eliminazione di un contatto sposta tutti i ticket, le attività e le voci di tempo associate nel Cestino. I contatti aggiunti come utenti finali non possono essere eliminati affatto. [4]
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Cosa verificare
- Cestino — conferma che il numero previsto di record sia stato rimosso e che nessun record sia stato eliminato involontariamente; ripristina eventuali errori prima che il cestino venga svuotato.
- Stato della connessione OAuth — se hai utilizzato il percorso della funzione personalizzata, verifica che
crmoauthconnectionsia ancora visualizzato come Attivo in Configurazione > Developer Hub > Connessioni. [1] - Conteggio record del modulo — confronta il conteggio dei record prima e dopo l'operazione per assicurarti che l'eliminazione o l'unione sia stata eseguita fino al completamento su tutti i gruppi previsti. [3]