Puoi eliminare immagini allegate ai record Zoho CRM selezionando l'immagine e rimuovendola, oppure eliminando in blocco i record che contengono immagini tramite il Cestino. Questa guida copre entrambi gli approcci.
Perché è importante
Le immagini dei record—che si tratti di foto di prodotti, anteprime di allegati o scansioni di documenti—si accumulano nel tempo e consumano spazio di archiviazione. La rimozione di immagini indesiderate mantiene il tuo CRM snello e la tua quota di file disponibile per i dati attivi. Potrebbe anche essere necessario eliminare immagini dopo migrazioni di dati, fasi di test o durante la pulizia di record duplicati.
Guida passo passo
Passaggio 1. Elimina una singola immagine da un record
Apri il record contenente l'immagine che desideri rimuovere. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e seleziona Elimina, oppure fai clic sull'immagine una volta e premi il tasto Canc sulla tastiera. Puoi anche accedere al menu Opzioni avanzate dell'immagine dall'angolo in alto a destra della miniatura dell'immagine e scegliere di eliminarla da lì.[2]
Passaggio 2. Verifica che l'immagine sia stata rimossa
Aggiorna la visualizzazione del record per confermare che l'immagine non appaia più. Lo spazio che occupava ora sarà vuoto.
Passaggio 3. Per l'eliminazione in blocco di immagini, identifica i record da rimuovere
Se devi eliminare molti record che contengono immagini—ad esempio, dopo un'importazione di test o una migrazione—naviga nel modulo che contiene tali record. Utilizza filtri o la ricerca per isolare i record che desideri eliminare. Annota i loro ID o applica un tag per raggrupparli.[1]
Passaggio 4. Elimina i record in blocco
Seleziona più record utilizzando la colonna delle caselle di controllo, quindi utilizza l'azione di eliminazione in blocco dalla barra degli strumenti. In alternativa, per volumi molto elevati, utilizza lo scripting Deluge con COQL e l'API CRM per recuperare gli ID dei record in batch di 100 ed eseguire l'eliminazione in blocco programmaticamente.[1] Questo approccio è riutilizzabile in diversi moduli modificando il nome API del modulo.
Passaggio 5. Rivedi il Cestino
Dopo l'eliminazione, i record e le loro immagini allegate vengono spostati nel tuo Cestino. Hai 60 giorni per ripristinarli, se necessario.[8] Accedi al Cestino da Setup > Amministrazione dati > Cestino.
Passaggio 6. Elimina definitivamente, se necessario
Se desideri liberare immediatamente spazio di archiviazione e sei certo di non aver bisogno delle immagini, puoi eliminare definitivamente i record dal Cestino. Una volta rimossi dal Cestino, i record non possono essere recuperati.[3] Nota: Beam Help è un supporto esperto indipendente per Zoho e non è il supporto ufficiale di Zoho.
Passaggio 7. Utilizza i filtri per gestire gli allegati in blocco
Se il tuo Cestino contiene molti allegati e immagini che desideri eliminare, fai clic sull'icona del filtro nel Cestino, seleziona Allegati come Tipo, quindi seleziona tutti gli elementi visualizzati per eliminarli in blocco.[8] Questo accelera la pulizia senza ripristinare i record padre.
Errori comuni
Quando elimini un record, tutte le immagini, gli allegati, le note, le email e le attività associate ad esso vengono spostati anche nel Cestino, anche se non li hai eliminati direttamente.[8] Se ripristini il record padre in seguito, tutti gli elementi collegati verranno ripristinati con esso. Sii chiaro se desideri conservare il record stesso o solo rimuovere l'immagine da un record attivo.
Se utilizzi l'eliminazione in blocco tramite API, assicurati che il tuo filtro COQL sia specifico. L'utilizzo di un filtro come "where id is not null" eliminerà l'intero modulo, a meno che non sia questa la tua intenzione.[1] Testa sempre prima con un piccolo sottoinsieme.
Cosa controllare
- Conferma che l'immagine non appaia più nella vista dettagli del record dopo l'eliminazione.
- Se hai eliminato record in blocco, verifica che i record corretti siano finiti nel Cestino e che nessun record non intenzionale sia stato rimosso.
- Controlla la tua quota di spazio di archiviazione file in Setup > Impostazioni di sistema per vedere se lo spazio di archiviazione è stato liberato dopo l'eliminazione definitiva dal Cestino.