Zoho CRM offre diversi meccanismi integrati per visualizzare i dettagli dei record condivisi — dal Mirror Component in tempo reale nella pagina di dettaglio di un record alle rinnovate Regole di Condivisione Dati che controllano esattamente chi vede cosa all'interno della tua organizzazione.
Perché è importante
Quando i record sono distribuiti su più moduli — trattative collegate a contatti, casi associati ad account — i team perdono tempo passando da una schermata all'altra per trovare le informazioni più recenti. Capire come funzionano i dettagli dei record condivisi in Zoho CRM ti permette di mantenere il contesto in un unico posto, applicare le giuste regole di visibilità e garantire che i dati corretti raggiungano le persone giuste senza compromettere la sicurezza dei dati. [1][2]
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Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Usa il Mirror Component per visualizzare i campi dei record correlati in tempo reale.
Il Mirror Component funziona come una finestra live su qualsiasi record correlato a quello che stai visualizzando. Invece di uscire da una trattativa per controllare il numero di telefono o l'indirizzo email di un contatto collegato, puoi vedere quei campi riflessi direttamente nella pagina di dettaglio della trattativa. [1]
Per configurarlo, apri l'editor del layout della pagina di dettaglio del modulo pertinente, aggiungi un Mirror Component e seleziona il campo di lookup che punta al modulo correlato di cui vuoi visualizzare i dati. Una volta salvato, chiunque abbia accesso a quel record vedrà i campi rispecchiati aggiornarsi in tempo reale ogni volta che il record sorgente cambia. [1]
> Nota sulla disponibilità: In base all'ultimo annuncio, il Mirror Component è disponibile per i data center JP, CA, SA, UAE e AU. Verifica nel pannello di amministrazione del tuo CRM che sia stato distribuito nel tuo DC. [1]
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Passaggio 2. Esamina e configura le Regole di Condivisione Dati per controllare la visibilità dei record.
Le impostazioni di Condivisione Dati in Zoho CRM sono il punto centrale per gestire come i record vengono condivisi tra utenti, ruoli e gruppi. L'aggiornamento del Q1 2025 ha ridisegnato significativamente quest'area, quindi se non l'hai visitata di recente, l'interfaccia apparirà diversa. [2]
Naviga su Impostazioni → Controllo Sicurezza → Impostazioni Condivisione Dati. Troverai due schede dedicate: una per le Autorizzazioni Predefinite dell'Organizzazione e una per le Regole di Condivisione. [2]
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Passaggio 3. Esamina l'elenco dettagliato delle regole di condivisione.
All'interno della scheda Regole di Condivisione, tutte le regole sono organizzate per modulo, fornendo un riferimento rapido su quali regole si applicano a Lead, Contatti, Trattative e così via. Questa suddivisione per modulo rende semplice identificare quale regola governa chi può vedere un determinato record condiviso. [2]
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Passaggio 4. Abilita, disabilita, clona o cerca regole specifiche.
- Per attivare o disattivare una regola senza eliminarla, usa l'interruttore di attivazione/disattivazione con un tocco accanto a ciascuna regola. [2]
- Per replicare una regola esistente per un nuovo team o ruolo, usa l'opzione Clona, quindi modifica i criteri e le condizioni prima di attivarla. [2]
- Per individuare rapidamente una regola specifica, usa la barra di ricerca o i Filtri Avanzati, che ti consentono di restringere i risultati per modulo o altri attributi. [2]
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Passaggio 5. Verifica le impostazioni di condivisione email se i dettagli del record condiviso includono comunicazioni.
Se i dettagli del record condiviso di cui hai bisogno riguardano conversazioni email, le funzionalità di condivisione email di Zoho CRM ti consentono di definire come le email inviate tramite CRM possono essere rese accessibili ad altri membri del team o ad altri team della tua organizzazione. Questa impostazione è configurata separatamente dalle Regole di Condivisione Dati ed è disponibile negli account con edizione Standard. [5]
Inoltre, il pannello di notifiche MailMagnet fornisce una visualizzazione consolidata delle comunicazioni email in arrivo insieme al contesto aziendale chiave, in modo che gli utenti possano esaminare i dettagli delle email condivise senza dover navigare verso ogni singolo record. [5]
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Errori comuni
- Mirror Component non visibile: La funzionalità potrebbe non essere ancora disponibile nel tuo data center. Verifica l'idoneità del DC (JP, CA, SA, UAE, AU sono confermati) prima di dedicare tempo alla risoluzione dei problemi di configurazione del layout. [1]
- Le regole di condivisione non hanno effetto: Una regola disattivata non verrà applicata anche se è configurata correttamente. Verifica sempre lo stato di attivazione tramite l'interruttore con un tocco dopo aver salvato le modifiche. [2]
- Le regole clonate ereditano criteri errati: Quando si clona una regola di condivisione, i criteri e le condizioni della regola sorgente vengono copiati. Esaminali attentamente prima di distribuire la regola clonata per evitare un'esposizione involontaria dei dati. [2]
- Condivisione email vs. condivisione record: La visibilità delle email è governata da un'impostazione separata rispetto alle Regole di Condivisione Dati a livello di record. Concedere l'accesso a un record non condivide automaticamente le email ad esso associate — configura la condivisione email in modo indipendente. [5]
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Cosa verificare
- Layout del Mirror Component: Conferma che il componente sia stato aggiunto al layout della pagina di dettaglio del modulo corretto e che il campo di lookup punti al modulo correlato desiderato. [1]
- Stato delle regole di condivisione: In Impostazioni → Controllo Sicurezza → Impostazioni Condivisione Dati, verifica che tutte le regole di condivisione pertinenti siano attive e che l'elenco per modulo rifletta la struttura di accesso desiderata. [2]
- Configurazione della condivisione email: Se i dettagli del record condiviso devono includere la cronologia delle email, conferma che le autorizzazioni di condivisione email siano impostate in modo appropriato per gli utenti o i team pertinenti. [5]
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*Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non rappresenta il supporto ufficiale Zoho. Testa sempre le modifiche alla configurazione in un ambiente sandbox o non di produzione prima di distribuirle a tutta l'organizzazione.*