Come ottenere i dettagli del Blueprint in Zoho CRM

Recuperare i dettagli del Blueprint in Zoho CRM significa comprendere la struttura, i report e le opzioni di configurazione di un Blueprint attivo, così da poter verificare, ottimizzare o risolvere i problemi del tuo processo di vendita. Questa è una guida pratica di Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho, non supporto ufficiale Zoho.

Perché è importante

Blueprint è uno strato di gestione dei processi attivo all'interno di Zoho CRM che applica Stati e Transizioni specifici a ogni record che avanza nella tua pipeline. ^[3] Quando devi diagnosticare colli di bottiglia, verificare che un Blueprint sia configurato correttamente o trasferire la documentazione del processo a un nuovo membro del team, sapere dove trovare i dettagli del Blueprint — inclusi i report di utilizzo e i riepiloghi di configurazione — è essenziale. ^[1] Senza questa conoscenza, i problemi di processo rimangono invisibili e le correzioni richiedono molto più tempo del necessario.

Procedura passo dopo passo

Passaggio 1. Accedi a Zoho CRM e vai su Impostazioni. Dal menu Impostazioni, individua la sezione Gestione dei processi. Blueprint si trova qui insieme ad altri strumenti di automazione come Regole di workflow e Processi di approvazione. ^[2]

Passaggio 2. Fai clic su Blueprint per aprire la visualizzazione elenco dei Blueprint. Vedrai tutti i Blueprint creati per la tua organizzazione, organizzati per modulo. Zoho CRM supporta Blueprint nei moduli principali, tra cui Lead, Trattative, Preventivi, Ordini di vendita e qualsiasi Modulo personalizzato creato dal tuo team. ^[1]

Passaggio 3. Fai clic sul nome del Blueprint che desideri esaminare. Si apre l'Editor visivo (canvas Blueprint), dove puoi rivedere tutti gli Stati configurati — le singole fasi del tuo processo, ciascuna corrispondente al valore di un campo a selezione multipla — e le Transizioni che li collegano. [^2,3] Ad esempio, un Blueprint per la fase di Trattativa potrebbe mostrare Stati come "Nuovo", "In negoziazione", "In attesa di approvazione" e "Chiuso", con pulsanti di Transizione etichettati che collegano ogni fase alla successiva. ^[3]

Passaggio 4. All'interno del canvas, fai clic su qualsiasi freccia o pulsante di Transizione per espandere il relativo pannello dei dettagli. Qui puoi esaminare le condizioni che devono essere soddisfatte prima che un record possa avanzare, i campi obbligatori o le azioni che l'utente deve completare, e le azioni automatizzate (come avvisi e-mail o aggiornamenti di campo) che si attivano durante la transizione. ^[7]

Passaggio 5. Per verificare le prestazioni del Blueprint nella pratica, torna alla visualizzazione elenco dei Blueprint e apri Report Blueprint. Zoho CRM fornisce due categorie di report: Report predefiniti e Report personalizzati. ^[2] I report predefiniti includono:

• Analisi della durata — quanto tempo i record trascorrono in media in ogni Stato, evidenziando quali fasi richiedono più tempo. ^[1]
• Utilizzo Blueprint — un riepilogo della frequenza con cui il Blueprint viene eseguito nella tua organizzazione. [^1,2]
• Identificazione dei colli di bottiglia — ad esempio, se le Trattative si bloccano sistematicamente in una particolare fase di approvazione per periodi prolungati, il report evidenzia questo schema in modo che tu possa intervenire. ^[1]

Passaggio 6. Se devi condividere i dettagli del Blueprint con gli stakeholder o rivedere una versione non ancora attiva, verifica se il Blueprint è stato salvato come Bozza. Le bozze consentono agli amministratori di progettare e perfezionare un flusso di processo senza esporlo ai record attivi. Puoi trovare i Blueprint in bozza nella stessa visualizzazione elenco, distinti da quelli pubblicati. ^[2]

Passaggio 7. Per le organizzazioni che utilizzano Moduli personalizzati, i dettagli del Blueprint sono accessibili dallo stesso percorso Impostazioni > Gestione dei processi. I Blueprint sui moduli personalizzati supportano lo stesso modello a macchina a stati, incluse le regole di validazione incorporate e le azioni con script Deluge sulle transizioni. ^[5]

Passaggio 8. Se la tua organizzazione utilizza CommandCenter di Zoho CRM, tieni presente che i dettagli del Blueprint rappresentano solo il livello intra-modulo dell'automazione dei processi. CommandCenter estende questo all'orchestrazione tra moduli e tra servizi Zoho, quindi i dettagli del Blueprint che recuperi qui mostreranno solo i passaggi interni al CRM di un percorso più ampio. ^[8]

Errori comuni

• Limitazioni dell'edizione. Blueprint è disponibile a partire dall'edizione Professional e il numero di Blueprint che puoi creare aumenta con i piani superiori — il piano Ultimate offre la quota più elevata. [^2,4] Se non riesci a trovare Blueprint in Gestione dei processi, la tua edizione attuale potrebbe non includerlo.
• I record precedenti non entrano in un Blueprint. Un Blueprint si applica solo ai record che soddisfano i Criteri di ingresso dopo la pubblicazione del Blueprint. I record esistenti non entreranno automaticamente nel flusso a meno che tu non configuri esplicitamente il Blueprint per includerli. ^[1]
• Confondere Blueprint con diagrammi di flusso statici. A differenza di un diagramma in uno strumento di presentazione, un Blueprint di Zoho CRM è un sistema attivo che interagisce con gli utenti in tempo reale, blocca le azioni non conformi e attiva passaggi automatizzati. Esaminare solo il canvas non mostra il comportamento in fase di esecuzione — controlla sempre i Report di utilizzo per avere il quadro completo. ^[7]
• Accesso da dispositivo mobile. I dettagli del Blueprint e le transizioni sono completamente accessibili tramite l'app mobile di Zoho CRM, quindi i venditori sul campo possono eseguire le transizioni ovunque si trovino. Se un membro del team segnala di non riuscire a vedere i passaggi del Blueprint su mobile, verifica le autorizzazioni del suo profilo prima di ipotizzare una limitazione del dispositivo mobile. ^[4]

Cosa verificare

• Conferma lo stato del Blueprint — verifica se il Blueprint che stai esaminando è Pubblicato o ancora in Bozza, poiché solo i Blueprint pubblicati influiscono sui record attivi. ^[2]
• Esamina l'Analisi della durata nei Report Blueprint per identificare quale Stato trattiene i record più a lungo, quindi confronta con la configurazione della Transizione per quella fase per individuare campi obbligatori mancanti o ritardi nelle approvazioni. [^1,2]
• Verifica l'idoneità del modulo e dell'edizione — assicurati che il modulo che ti aspetti sia coperto (Lead, Trattative, moduli personalizzati, ecc.) sia effettivamente associato a un Blueprint attivo e che la tua edizione CRM supporti il numero di Blueprint richiesto dal tuo processo. [^1,2]