Gli orari di lavoro in Zoho CRM definiscono il programma operativo standard della tua organizzazione e i modelli di turno, consentendo al sistema di calcolare le tempistiche delle attività, instradare le comunicazioni e coordinare la disponibilità del team tra i fusi orari. Questa funzionalità è essenziale quando la tua azienda opera in più regioni o segue orari di lavoro non standard.
Perché è importante
Quando i team si estendono in diverse aree geografiche o lavorano orari irregolari, la pianificazione diventa caotica senza confini chiari. Gli orari di lavoro ti consentono di contrassegnare quando la tua organizzazione è attiva, in modo che funzionalità come i calcoli della durata delle attività, l'instradamento delle chiamate e la pianificazione delle riunioni funzionino in modo accurato. Se gestisci turni, festività o devi instradare le interazioni con i clienti solo durante gli orari di presenza, l'impostazione degli orari di lavoro previene opportunità mancate e mantiene il tuo team allineato.
Passaggi
Passaggio 1. Accedi alle impostazioni degli orari di lavoro.
Naviga nelle impostazioni di Zoho CRM. Cerca l'opzione Orari di Lavoro nel tuo pannello di amministrazione. Qui definirai il programma di base per tutta la tua organizzazione [1][2].
Passaggio 2. Scegli il tuo modello di lavoro.
Zoho CRM offre opzioni preimpostate: 24 ore su 7 giorni, o 24 ore su 5 giorni (lunedì-venerdì). Se nessuna delle due corrisponde alla tua operatività, seleziona l'opzione personalizzata per creare il tuo programma [1][3].
Passaggio 3. Imposta gli orari per ogni giorno della settimana.
Per un programma personalizzato, definisci gli orari di inizio e fine per ogni giorno. Se il tuo team fa una pausa di metà giornata, fai clic sull'opzione per aggiungere un secondo blocco orario all'interno dello stesso giorno e inserisci il periodo di pausa [4].
Passaggio 4. Seleziona il tuo fuso orario.
Scegli il fuso orario che si applica alla tua organizzazione. Questo assicura che tutti i calcoli basati sul tempo e le comunicazioni rispettino l'ora locale corretta [4].
Passaggio 5. Crea orari di turno (se necessario).
Se la tua organizzazione gestisce più turni o ha team che lavorano in orari diversi, utilizza la funzionalità di creazione turni per definire separatamente il programma di ogni turno. Assegna i turni a utenti specifici in modo che il sistema sappia quando ogni persona è disponibile [2].
Passaggio 6. Aggiungi festività per ogni turno.
Crea un elenco di festività e collegalo ai tuoi turni. Questo impedisce al sistema di contare i giorni non lavorativi quando calcola la durata delle attività o pianifica le attività [2].
Passaggio 7. Salva e pubblica la tua configurazione.
Una volta inseriti tutti gli orari, i turni e le festività, salva la configurazione. I tuoi orari di lavoro sono ora attivi e si applicheranno ai calcoli delle attività, all'instradamento delle chiamate e ad altre funzionalità dipendenti dal tempo in tutto Zoho CRM [2].
Errori comuni
Dimenticare di tenere conto delle differenze di fuso orario può causare conflitti di pianificazione quando il tuo team si estende tra le regioni. Verifica sempre che il fuso orario selezionato corrisponda a dove si basano le operazioni principali della tua organizzazione. Se aggiungi turni ma non li assegni agli utenti, tali turni non influenzeranno i calcoli di disponibilità: assicurati che ogni turno sia collegato ai membri del team pertinenti. Gli elenchi delle festività devono essere creati e collegati ai turni separatamente; l'inserimento di una data come festività non la escluderà automaticamente dai calcoli a meno che tu non l'abbia aggiunta all'elenco delle festività [2].
Cosa controllare
- Conferma che il fuso orario scelto corrisponda alla posizione principale della tua organizzazione e che tutti gli orari del giorno della settimana siano corretti.
- Se utilizzi i turni, verifica che ogni turno sia assegnato agli utenti corretti e che il tuo elenco delle festività sia collegato ai turni appropriati.
- Prova un'attività o una comunicazione per assicurarti che il sistema rispetti i tuoi orari di lavoro quando calcola la durata o instrada le chiamate al di fuori degli orari di lavoro.
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*Questo articolo è fornito da Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Non siamo il supporto ufficiale di Zoho.*