Creare attività in Zoho CRM è semplice una volta che sai dove guardare — questa guida ti accompagna attraverso i passaggi principali e mette in evidenza le opzioni chiave come assegnatari, promemoria e date di scadenza.
> Nota: Beam Help è una società di consulenza Zoho indipendente, non il supporto ufficiale Zoho.
Perché è importante
Le attività in Zoho ti aiutano a tenere traccia dei follow-up, delegare il lavoro e mantenere i progetti in movimento senza che nulla vada perso. Che tu stia gestendo una lista di cose da fare personale o coordinando un team, sapere come creare e configurare correttamente le attività fa risparmiare tempo e riduce i malintesi. Impostare promemoria e date di scadenza al momento della creazione significa che non dovrai rivisitare i record solo per aggiungere queste informazioni in seguito. [4]
Passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi al tuo account Zoho e vai alla sezione ToDo dal pannello di navigazione a sinistra. [1]
Passaggio 2. Fai clic su Nuova attività per aprire il pannello di creazione dell'attività. Apparirà un pop-up o un pannello laterale in cui potrai inserire tutti i dettagli pertinenti. [1]
Passaggio 3. Inserisci un titolo chiaro e descrittivo per la tua attività. Se stai creando l'attività da un'email, puoi usare il pulsante Altre azioni nell'anteprima dell'email e selezionare Aggiungi a → Attività — l'oggetto dell'email diventa automaticamente il titolo dell'attività e il corpo diventa la descrizione. [6]
Passaggio 4. Nel campo Assegnato a, aggiungi la persona (o le persone) responsabile del completamento dell'attività. Puoi assegnare un'attività a un massimo di 5 persone, e ogni assegnatario avrà la possibilità di modificare, aggiornare e gestire l'attività. [1]
Passaggio 5. Imposta una Data di scadenza per l'attività. Questo è particolarmente importante se prevedi di utilizzare le notifiche di scadenza, che si attivano solo quando è stata definita una data di scadenza. [1]
Passaggio 6. Configura un Promemoria specificando la data e l'ora in cui desideri essere notificato. Puoi scegliere di ricevere il promemoria come notifica push, un'email, o entrambi. Tieni presente che gli avvisi di promemoria vengono inviati sia al proprietario dell'attività che a tutti gli assegnatari. [1]
Passaggio 7. Aggiungi una Descrizione per fornire contesto aggiuntivo — link, note, materiale di riferimento o istruzioni. Questo contenuto è visibile a tutti i membri del gruppo, agli assegnatari, ai proprietari delle sottoattività e a qualsiasi invitato che aggiungi. [1]
Passaggio 8. Se l'attività è complessa, considera di suddividerla in Sottoattività. Le sottoattività sono collegate all'attività principale e possono essere assegnate a diversi membri del team, rendendo più facile delegare i componenti di un lavoro più ampio. [3]
Passaggio 9. Se hai bisogno che colleghi che non sono assegnatari rimangano informati, usa la funzione Aggiungi invitati. Gli invitati possono visualizzare, mettere mi piace e commentare l'attività senza essere formalmente responsabili di essa. [4]
Passaggio 10. Fai clic su Salva per creare l'attività. Apparirà ora nelle visualizzazioni a lista e a scheda, e gli assegnatari saranno visibili a colpo d'occhio. [1]
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Alternativa rapida: email-to-task
Se preferisci non navigare nell'interfaccia utente, puoi inviarti un'email a yourusername+task@yourdomain.com. L'oggetto diventa il titolo dell'attività e il corpo dell'email diventa la descrizione — nessuna immissione manuale richiesta. [3]
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Attività ricorrenti
Per il lavoro che si ripete secondo una pianificazione — come report settimanali o fatturazione mensile — Zoho supporta le Attività ricorrenti. Puoi configurare il ciclo di ricorrenza durante la creazione o la modifica di un'attività, e la piattaforma rigenererà automaticamente l'attività all'intervallo definito. [3]
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Errori comuni
- Le notifiche di scadenza non si attivano senza una data di scadenza. Se abiliti l'interruttore delle notifiche di scadenza ma dimentichi di impostare una data di scadenza, la notifica non si attiverà mai. Imposta sempre prima la data di scadenza. [1]
- Attività personali vs. Attività di gruppo. Le attività personali sono visibili per impostazione predefinita solo a te e al tuo assegnatario. Se hai bisogno di una visibilità più ampia del team, crea un'Attività di gruppo (che richiede la configurazione preventiva di un gruppo Streams) oppure aggiungi manualmente degli invitati alla tua attività personale. [4]
- Limite di assegnatari. La funzione multi-assegnatario supporta un massimo di 5 persone per attività. Se il tuo team è più numeroso, considera l'utilizzo di sottoattività con proprietari individuali. [1]
- Modifica di un assegnatario. Per riassegnare un'attività, aprila, rimuovi il nome dell'assegnatario corrente e digita il nome della nuova persona. Per le Attività di gruppo, le regole di riassegnazione possono variare in base alle tue autorizzazioni di accesso. [6]
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Cosa verificare
- Conferma che la data di scadenza e il promemoria siano entrambi impostati — verifica che appaiano correttamente nella visualizzazione dettaglio dell'attività prima di chiudere il pannello, poiché gli avvisi di scadenza dipendono dalla presenza della data di scadenza. [1]
- Controlla la visibilità degli assegnatari — apri la visualizzazione a lista o a scheda e conferma che tutti gli assegnatari previsti siano mostrati accanto all'attività, specialmente se hai assegnato più persone. [1]
- Verifica il tipo di attività (Personale vs. Gruppo) — assicurati che l'attività sia associata al gruppo corretto se deve essere visibile all'intero team, anziché rimanere silenziosamente nella tua lista di attività personali. [4]