Creare valute in Zoho CRM consente alla tua organizzazione di gestire trattative, preventivi e fatture in più valute locali, convertendo automaticamente i valori nella valuta principale per la reportistica e le previsioni.
Perché è importante
Le aziende che operano in più regioni hanno bisogno di dati valutari accurati e aggiornati per produrre previsioni di ricavi e report finanziari affidabili. Senza una configurazione multi-valuta corretta, i valori delle trattative e l'analisi della pipeline possono diventare incoerenti e difficili da verificare. La funzione multi-valuta di Zoho CRM ti permette di registrare le transazioni nella valuta locale del cliente e di convertire automaticamente quei valori nella valuta base. [1]
---
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Verifica che la valuta base sia corretta prima di aggiungerne altre.
La valuta base (principale) viene impostata durante la configurazione iniziale del CRM ed è collegata alla selezione del paese dell'organizzazione. Tieni presente che una volta configurata la valuta base, modificarla in seguito non è semplice — il campo paese può diventare disattivato (in grigio) dopo la configurazione iniziale, quindi verifica attentamente questa impostazione prima di procedere. [5]
Passaggio 2. Accedi alle impostazioni Valute in Zoho CRM.
Dal tuo account CRM, vai su Impostazioni → Impostazioni azienda → Valute. Qui gestisci tutte le valute attive per la tua organizzazione, inclusi i tassi di cambio e le preferenze di aggiornamento.
Passaggio 3. Aggiungi una nuova valuta.
Fai clic su Aggiungi valuta (o sul pulsante + equivalente nell'elenco Valute). Seleziona la valuta dal menu a discesa, conferma il simbolo della valuta e imposta il tasso di cambio iniziale rispetto alla valuta base. Le nuove transazioni — incluse trattative, preventivi, ordini di vendita e fatture — utilizzeranno questo tasso per la conversione. [2]
Passaggio 4. Scegli come verrà mantenuto il tasso di cambio.
Zoho CRM offre ora due approcci per mantenere i tassi aggiornati: [1]
- Automatico: Il sistema recupera i dati in tempo reale da Open Exchange Rates e aggiorna il tasso secondo la pianificazione scelta. Puoi selezionare un aggiornamento In tempo reale (ogni 30 minuti) o Giornaliero (una volta al giorno all'orario specificato, in base al fuso orario dell'organizzazione).
- Manuale: Un amministratore o un utente autorizzato aggiorna il tasso manualmente. Per consentire agli utenti non amministratori di farlo, assegna loro il permesso "Aggiorna tasso di cambio", che mostra un'icona Aggiorna accanto al campo del tasso di cambio nei record.
Passaggio 5. Configura gli aggiornamenti automatici del tasso di cambio a livello di record (facoltativo ma consigliato).
Oltre ad aggiornare il tasso principale della valuta, puoi anche definire trigger che aggiornano il tasso di cambio memorizzato nei singoli record. I trigger supportati includono la modifica di un record, la modifica di un campo picklist/selezione o la modifica di un campo a un valore specifico — ad esempio, aggiornare automaticamente il tasso quando una trattativa passa a una nuova fase della pipeline. [1]
Passaggio 6. Esamina il grafico storico del tasso di cambio.
Ogni valuta configurata mostra ora un grafico storico dei tassi che illustra l'andamento rispetto alla valuta base. Puoi filtrare per intervalli di date predefiniti o per un periodo personalizzato; la visualizzazione mostra i tassi più alti, più bassi e medi nell'intervallo selezionato — utile per audit e analisi delle tendenze. [1]
Passaggio 7. Valuta un'estensione del Marketplace per sincronizzazioni giornaliere completamente automatizzate.
Se desideri un approccio senza intervento manuale, l'estensione Plug&Play Currency Sync su Zoho Marketplace recupera automaticamente i tassi più recenti tra la valuta base e tutte le valute estere configurate con una pianificazione notturna giornaliera. Gli amministratori possono anche avviare fino a due sincronizzazioni manuali aggiuntive al giorno quando necessario. I record esistenti rimangono invariati a meno che un aggiornamento della valuta non venga applicato esplicitamente, preservando l'accuratezza storica. [2][3]
---
Errori comuni
- Blocco della valuta base: La valuta base e l'impostazione del paese associata possono diventare di sola lettura dopo la configurazione iniziale. Se hai bisogno che la valuta base sia diversa da quella predefinita del paese registrato (ad esempio, USD per un'organizzazione con sede negli Emirati Arabi Uniti), seleziona il paese corretto durante la configurazione iniziale, quindi aggiorna il campo paese — prima che l'opzione diventi disattivata. [5]
- I record storici non vengono aggiornati automaticamente: Quando modifichi un tasso di cambio, i record esistenti mantengono il tasso in vigore al momento della loro creazione. Questo comportamento è intenzionale per preservare l'accuratezza storica. Usa i trigger di aggiornamento automatico a livello di record o l'icona Aggiorna manuale per aggiornare selettivamente i tassi su record specifici. [2][3]
- Lacune nei permessi: Gli utenti privi del permesso "Aggiorna tasso di cambio" non vedranno l'icona di aggiornamento nei record e non potranno aggiornare i tassi manualmente. Assicurati che i profili corretti abbiano questo permesso abilitato se desideri una gestione distribuita dei tassi. [1]
- Ambito dell'automazione: I trigger di aggiornamento del tasso di cambio a livello di record sono separati dall'aggiornamento del tasso principale della valuta. La configurazione degli aggiornamenti automatici del tasso principale non si applica automaticamente a tutti i record esistenti — devi configurare anche i trigger a livello di record se desideri questo comportamento. [1]
---
Cosa verificare
- La valuta base è corretta e corrisponde alla valuta di reporting principale dell'organizzazione prima di aggiungere valute estere. [5]
- Il metodo di aggiornamento del tasso di cambio (automatico o manuale) è impostato per ogni valuta attiva e i permessi utente appropriati sono configurati per i membri del team che devono aggiornare i tassi nei record. [1]
- Le nuove transazioni (trattative, preventivi, ordini di vendita, fatture) utilizzano il tasso di cambio più recente, confermando che la pianificazione degli aggiornamenti o la sincronizzazione del Marketplace funzionano come previsto. [2][3]
---
*Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non rappresenta il supporto ufficiale Zoho. Verifica sempre le impostazioni rispetto alla tua edizione attuale di Zoho CRM, poiché la disponibilità delle funzionalità può variare in base al piano.*