Come creare territori in Zoho CRM

La gestione dei territori in Zoho CRM ti consente di segmentare account, contatti e trattative in gruppi strutturati, in modo che i giusti venditori si occupino dei giusti clienti. Qui su Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho, non supporto ufficiale Zoho — ti guidiamo attraverso l'intero processo di configurazione.

Perché è importante

I territori offrono alla tua organizzazione di vendita una struttura chiara per suddividere i clienti per area geografica, settore o qualsiasi altra logica di business che preferisci. ^[2] Senza di essi, la titolarità degli account può diventare ambigua, soprattutto man mano che il team cresce o opera in più regioni. Territori configurati correttamente consentono anche l'assegnazione automatica dei record, riducendo il lavoro amministrativo manuale. ^[2]

Procedura passo dopo passo

Passaggio 1. Comprendi cosa si intende per territorio in Zoho CRM.

In Zoho CRM, un territorio è un modo per raggruppare e condividere gli account dei clienti tra la forza vendita. I territori possono essere definiti per area geografica, settore o qualsiasi altro fattore di segmentazione adatto al tuo modello di business. ^[2] Puoi anche costruire una gerarchia annidando sotto-territori all'interno di territori padre, ottenendo un controllo granulare sulla tua struttura di vendita. ^[2]

Passaggio 2. Consulta la panoramica della gestione dei territori e verifica che la tua edizione la supporti.

Prima di configurare qualsiasi cosa, verifica che la tua edizione di Zoho CRM includa la gestione dei territori. La funzionalità riguarda account, contatti e trattative, e ti consente di definire criteri che instradano automaticamente i record nel territorio corretto. ^[2] Controlla il confronto tra le edizioni nelle impostazioni del tuo abbonamento a Zoho CRM per verificare l'accesso.

Passaggio 3. Accedi alla sezione Gestione territori.

In Zoho CRM, la configurazione dei territori si trova nell'area Controllo sicurezza delle impostazioni. Accedi come amministratore, poi vai su Configurazione e cerca la sezione Gestione territori. ^[2] È qui che creerai, organizzerai e gestirai tutti i territori della tua organizzazione.

Passaggio 4. Crea il tuo primo territorio.

Once inside Territory Management, use the option to add a new territory. Assegnagli un nome chiaro e descrittivo che rifletta il segmento che copre — ad esempio, il nome di una regione o un settore verticale. ^[2] Puoi anche definire i criteri in questa fase, in modo che i record che soddisfano tali condizioni vengano assegnati automaticamente a questo territorio al momento della creazione o dell'aggiornamento. ^[2]

Passaggio 5. Definisci i criteri del territorio.

I criteri sono le regole che determinano quali record appartengono a un territorio. Quando un record viene creato o modificato in Zoho CRM, viene valutato rispetto a questi criteri e, se corrisponde, viene assegnato al territorio. ^[2] Solo i record che soddisfano i criteri di un territorio padre vengono poi verificati rispetto ai criteri dei sotto-territori, quindi pianifica attentamente la gerarchia prima di impostare le regole. ^[2]

Passaggio 6. Crea sotto-territori se necessario.

Se la tua organizzazione ha una struttura di vendita a più livelli — ad esempio, un territorio padre "Nord America" con figli "Costa Est" e "Costa Ovest" — puoi creare sotto-territori all'interno di qualsiasi territorio esistente. ^[2] Questa gerarchia ti consente di assegnare diversi rappresentanti di vendita a ciascun livello, mantenendo al contempo i report aggregati al livello superiore.

Passaggio 7. Assegna gli utenti ai territori.

Dopo aver creato i tuoi territori, assegna i venditori, i manager o altri utenti pertinenti a ciascuno di essi. Gli utenti assegnati a un territorio ottengono l'accesso agli account, ai contatti e alle trattative che rientrano in esso. ^[2] Assicurati che il ruolo e le autorizzazioni del profilo di ciascun utente siano allineati con ciò che devono visualizzare e modificare nel territorio assegnato.

Passaggio 8. Verifica che l'assegnazione automatica funzioni correttamente.

Una volta che i territori e i criteri sono attivi, crea o modifica un record di test in Zoho CRM che dovrebbe corrispondere ai criteri di un territorio. Zoho CRM valuterà automaticamente il record e lo assegnerà al territorio corrispondente. ^[2] Controlla la visualizzazione dettagliata del record per confermare che appaia il territorio corretto.

Errori comuni

• Criteri sovrapposti tra territori. Se due territori condividono gli stessi criteri, i record potrebbero essere assegnati a più territori in modo inaspettato. Esamina attentamente le regole di ciascun territorio per evitare ambiguità. ^[2]
• Criteri dei sotto-territori valutati solo dopo la corrispondenza con il padre. Un record deve prima soddisfare i criteri del territorio padre prima che Zoho CRM verifichi se appartiene a un sotto-territorio. Se i criteri del padre sono troppo restrittivi, alcuni record non raggiungeranno mai la fase di valutazione del sotto-territorio. ^[2]
• La disattivazione è irreversibile nei moduli correlati. Nel modulo di assistenza sul campo di Zoho (FSM), la disattivazione di un territorio non può essere annullata e gli utenti assegnati vengono rimossi automaticamente. ^[5] Sebbene la gestione dei territori di Zoho CRM abbia i propri controlli, è buona pratica verificare le assegnazioni degli utenti prima di apportare modifiche strutturali.
• Limitazioni dell'edizione. La gestione dei territori non è disponibile in tutte le edizioni di Zoho CRM. Il tentativo di configurarla su un piano non supportato comporterà semplicemente la mancata visualizzazione della funzionalità in Configurazione. ^[2]

Cosa verificare

• Accuratezza dei criteri: Dopo aver salvato ciascun territorio, crea un record di esempio che dovrebbe corrispondere e verifica che Zoho CRM lo assegni correttamente senza intervento manuale. ^[2]
• Integrità della gerarchia: Se hai creato territori padre e sotto-territori, verifica che i criteri del padre siano sufficientemente ampi da acquisire tutti i record che dovrebbero fluire verso i sotto-territori. ^[2]
• Accesso degli utenti: Verifica che ogni venditore o manager che necessita di visibilità su un territorio sia stato esplicitamente assegnato ad esso e che le autorizzazioni del suo profilo supportino il livello di accesso richiesto. ^[2]