Le regole di condivisione dati in Zoho CRM ti permettono di controllare esattamente quali utenti, ruoli e gruppi possono accedere a specifici record CRM — e un recente aggiornamento dell'interfaccia ha reso la creazione e la gestione di queste regole notevolmente più semplice. Qui da Beam Help (supporto esperto indipendente per Zoho, non supporto ufficiale Zoho), ti guidiamo attraverso l'intero processo.
Perché è importante
La maggior parte delle organizzazioni CRM utilizza una gerarchia di ruoli in cui non tutti gli utenti devono vedere tutti i record. Le regole di condivisione dati ti consentono di estendere l'accesso oltre le autorizzazioni predefinite a livello di organizzazione — ad esempio, permettendo a un team di vendita regionale di visualizzare le trattative di proprietà di un altro team. Configurare correttamente questo aspetto protegge i dati sensibili dei clienti, garantendo al contempo che le persone giuste abbiano le informazioni necessarie per agire. L'aggiornamento Q1 2025 delle impostazioni di Condivisione Dati di Zoho CRM rende tutto questo più facile da gestire che mai. [1]
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi alle impostazioni di Condivisione Dati.
In Zoho CRM, vai su Impostazioni e individua la sezione Condivisione Dati sotto Controlli di Sicurezza. La nuova interfaccia presenta ora due schede chiaramente separate: una per le Autorizzazioni Predefinite dell'Organizzazione e una per le Regole di Condivisione, così puoi vedere immediatamente dove operare. [1]
Passaggio 2. Verifica le autorizzazioni predefinite dell'organizzazione.
Prima di creare una regola di condivisione specifica, clicca sulla scheda Autorizzazioni Predefinite dell'Organizzazione per confermare il livello di accesso base per ciascun modulo (ad es., Privato, Sola Lettura Pubblica, Lettura/Scrittura Pubblica). Le regole di condivisione estendono l'accesso solo oltre questa base, quindi comprendere prima i valori predefiniti evita condivisioni involontarie eccessive. [1]
Passaggio 3. Passa alla scheda Regole di Condivisione.
Clicca sulla scheda Regole di Condivisione per visualizzare un elenco di tutte le regole esistenti organizzato per modulo. La vista aggiornata organizza le regole per modulo, rendendo facile individuare lacune o duplicati a colpo d'occhio. [1]
Passaggio 4. Individua il modulo corretto.
Usa la barra di ricerca o l'opzione Filtri Avanzati per restringere la selezione al modulo che desideri configurare — ad esempio, Lead, Contatti o Trattative. Puoi anche filtrare l'elenco per nome del modulo direttamente dai controlli di filtro. [1]
Passaggio 5. Crea una nuova regola di condivisione.
Clicca sul pulsante per aggiungere una nuova regola per il modulo scelto. Ti verrà chiesto di definire:
- Chi possiede i record — specifica il ruolo, il ruolo e i subordinati, il gruppo o il territorio i cui record devono essere condivisi.
- Chi ottiene l'accesso — scegli gli utenti, i ruoli o i gruppi che devono ricevere l'accesso esteso.
- Il livello di accesso — in genere Sola Lettura o Lettura/Scrittura, a seconda delle esigenze del gruppo destinatario. [1]
Passaggio 6. Imposta criteri e condizioni.
A seconda della tua edizione, potresti essere in grado di applicare criteri basati sui campi affinché la regola si applichi solo ai record che soddisfano determinate condizioni (ad esempio, solo Trattative sopra un certo valore, o Lead provenienti da una fonte specifica). Definisci queste condizioni con attenzione per evitare una condivisione eccessivamente ampia. [1]
Passaggio 7. Salva e attiva la regola.
Una volta soddisfatto della configurazione, salva la regola. Grazie alla funzione di attivazione con un solo tocco introdotta nell'aggiornamento Q1 2025, puoi abilitare o disabilitare qualsiasi regola di condivisione con un singolo clic — senza dover eliminare e ricreare le regole quando hai bisogno di sospenderle temporaneamente. [1]
Passaggio 8. (Facoltativo) Clona una regola esistente per velocizzare la configurazione.
Se hai bisogno di una regola simile per un altro ruolo o gruppo, usa la funzione Clona su qualsiasi regola esistente. Questa copia i criteri e le condizioni in una nuova bozza che puoi modificare prima di distribuirla, risparmiando un tempo significativo nella configurazione. [1]
Errori comuni
- Le regole di condivisione estendono, non limitano mai. Se l'autorizzazione predefinita dell'organizzazione è già impostata su Lettura/Scrittura Pubblica, una regola di condivisione non può ridurre quell'accesso per un sottoinsieme di utenti. Le restrizioni devono essere gestite tramite i Profili, non le regole di condivisione.
- Attivazione vs. salvataggio. Dopo aver salvato una regola, verifica che sia attivata on tramite il controllo di attivazione con un solo tocco. Una regola salvata ma inattiva non ha alcun effetto sulla visibilità dei record. [1]
- Clonare senza rivedere i criteri. Quando cloni una regola, i criteri originali vengono copiati esattamente. Rivedi sempre le condizioni prima di attivare una regola clonata per evitare di concedere accesso involontariamente in base a logiche obsolete. [1]
- Organizzazione per modulo. L'elenco dettagliato è organizzato per modulo, quindi se non riesci a trovare una regola, assicurati di cercare nella sezione del modulo corretto o usa gli strumenti di ricerca/filtro per individuarla. [1]
Cosa verificare
- Verifica che la regola sia attiva — conferma che il toggle accanto alla nuova regola risulti abilitato dopo il salvataggio. [1]
- Testa con un utente interessato — accedi come (o impersona) un utente nel ruolo o gruppo destinatario e verifica che possa ora vedere i record previsti, ma non i record al di fuori dell'ambito della regola.
- Controlla le autorizzazioni predefinite — torna alla scheda Autorizzazioni Predefinite dell'Organizzazione per assicurarti che le impostazioni base siano ancora allineate con la tua politica di sicurezza dopo aver aggiunto la nuova regola. [1]