La gestione degli utenti del portale in Zoho CRM prevede la navigazione alla sezione Membri del Portale per modificare i ruoli o revocare l'accesso — ecco esattamente come farlo dall'interfaccia di amministrazione.
Perché è importante
Se la tua azienda condivide dati CRM con clienti o partner esterni tramite un Portale Zoho CRM, periodicamente dovrai promuovere utenti ad Admin, retrocedere Admin a utenti normali, oppure rimuovere completamente l'accesso di qualcuno. Gestire questa operazione in modo errato può lasciare esposti record sensibili o bloccare un collaboratore legittimo. Conoscere la sequenza corretta di passaggi fa risparmiare tempo e previene errori nel controllo degli accessi. In qualità di supporto esperto indipendente per Zoho (non supporto ufficiale Zoho), Beam Help ti guida attraverso il processo qui di seguito.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Apri la pagina del tuo Portale Zoho CRM. Dalla navigazione principale, vai alla pagina I Miei Portali per visualizzare tutti i portali associati al tuo account. [1]
Passaggio 2. Clicca sull'opzione Membri del Portale per visualizzare tutti gli utenti attualmente presenti nel portale. Verrà mostrato a schermo un elenco completo dei membri. [1]
Passaggio 3. Individua l'utente di cui devi aggiornare i dettagli. Accanto al suo nome, clicca il pulsante Altre Opzioni (solitamente rappresentato da tre puntini o un'icona simile). [1]
Passaggio 4. Per modificare il ruolo dell'utente, seleziona Imposta come Admin o Imposta come Utente dal menu a tendina che appare. Questo ti consente di promuovere un utente standard ad Admin, o di retrocedere un Admin a utente normale. [1]
Passaggio 5. Se stai retrocedendo un Admin a utente normale, dovrai eseguire un passaggio di configurazione aggiuntivo: scegli a quali workspace quella persona può accedere e definisci le sue autorizzazioni basate sul ruolo per ciascun workspace. Questo garantisce che il suo accesso rimanga adeguatamente controllato dopo il cambio di ruolo. [1]
Passaggio 6. Se devi rimuovere completamente un utente anziché modificarne il ruolo, torna all'elenco Membri del Portale, clicca su Altre Opzioni accanto all'utente interessato e seleziona l'opzione Elimina. Solo chi dispone dell'autorità per gestire i ruoli può eseguire questa azione. [1]
Passaggio 7. Per confermare che l'aggiornamento sia stato applicato correttamente, clicca sull'icona Membri del Portale nella pagina del tuo Portale e verifica l'elenco aggiornato. [1]
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Nota sui tipi di utenti del portale
Zoho CRM distingue a livello di dati tra utenti CRM normali e utenti del portale. Un utente del portale ha un valore type pari a "Client Portal User" e gli viene assegnato un profilo e un ruolo dedicati al portale — separati dalla gerarchia interna degli utenti CRM. [3] Questa distinzione è importante se utilizzi Client Scripts, perché puoi impostare gli script in modo che vengano eseguiti per specifici tipi di utenti del portale o persino per singoli utenti del portale tramite l'oggetto $Crm.user. [3]
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Modifica dell'URL del portale da tenere presente
Se gli utenti del tuo portale segnalano problemi di accesso o segnalibri non funzionanti, tieni presente che gli URL del Portale Zoho CRM sono stati migrati dal vecchio formato crm.zoho.com/portal/[orgname]/crm/login.sas a una nuova struttura a sottodominio: [orgname].zcrmportals.com/portal/[orgname]/crm/login.sas. Il vecchio URL reindirizza automaticamente, ma gli utenti dovrebbero aggiornare i segnalibri salvati al nuovo indirizzo. [2]
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Errori comuni
- Dimenticare l'assegnazione dei workspace dopo una retrocessione. Quando si retrocede un Admin a utente normale, Zoho CRM richiederà di specificare manualmente a quali workspace può accedere e qual è il suo ruolo in ciascuno. Saltare questo passaggio può comportare che l'utente non abbia alcun accesso. [1]
- Autorizzazioni insufficienti. Solo gli utenti a cui è stata concessa l'autorità di gestione dei ruoli — Super Admin e Admin — possono aggiungere, modificare o rimuovere membri del portale. Se il menu Altre Opzioni non mostra le scelte previste, verifica se l'account connesso dispone del livello di autorizzazione corretto. [1] [6]
- URL del portale obsoleti che causano confusione. Se gli utenti non riescono a raggiungere il portale dopo un aggiornamento, la migrazione dell'URL del portale potrebbe essere la causa. Verifica il formato corretto dell'URL e condividilo con gli utenti interessati. [2]
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Cosa verificare
- Conferma che il cambio di ruolo sia stato applicato tornando all'elenco Membri del Portale e verificando che il ruolo visualizzato dell'utente corrisponda a quello desiderato. [1]
- Verifica l'accesso ai workspace per qualsiasi utente retrocesso da Admin a Utente — assicurati che sia stato assegnato ad almeno un workspace con un ruolo appropriato. [1]
- Testa l'URL del portale su cui fanno affidamento i tuoi utenti esterni per assicurarti che si risolva correttamente nel nuovo formato di sottodominio
zcrmportals.com. [2]