Le impostazioni delle Regole di Condivisione Dati di Zoho CRM hanno ricevuto una significativa riprogettazione nel primo trimestre del 2025, rendendo più rapido e semplice individuare, modificare, abilitare o clonare le regole che governano il flusso dei dati CRM tra utenti, ruoli e gruppi.
Perché è importante
Ogni organizzazione ha bisogno di un controllo preciso su chi può vedere quali record — che si tratti di isolare i team di vendita regionali o di dare ai manager visibilità sui propri collaboratori. Le Regole di Condivisione Dati in Zoho CRM sono il meccanismo che applica questi confini. Quando la struttura del team cambia, o quando una regola è configurata in modo errato, è necessario aggiornare quelle regole rapidamente e con sicurezza. L'interfaccia rinnovata introdotta nel primo trimestre del 2025 rende questo processo notevolmente più semplice. [1]
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Accedi alle Impostazioni di Condivisione Dati.
Accedi a Zoho CRM come amministratore e vai all'area Impostazioni della tua organizzazione. Individua la sezione Condivisione dati — questa è la posizione centrale per gestire come i record CRM vengono condivisi tra gli utenti, i ruoli e i gruppi definiti nel tuo account. [1]
Passaggio 2. Scegli la scheda corretta.
L'interfaccia aggiornata presenta ora due schede dedicate: una per i Permessi predefiniti dell'organizzazione e una per le Regole di condivisione. Seleziona la scheda corrispondente a ciò che devi aggiornare — i permessi predefiniti si applicano in modo generale all'intera organizzazione, mentre le regole di condivisione consentono di definire un accesso più granulare. [1]
Passaggio 3. Trova la regola che vuoi aggiornare.
Invece di scorrere un elenco piatto, puoi ora utilizzare la barra di ricerca o i filtri avanzati per individuare una regola specifica. Puoi anche filtrare l'elenco per modulo (ad esempio, Lead, Contatti o Trattative) per restringere rapidamente i risultati. L'elenco dettagliato è organizzato per modulo, quindi le regole correlate sono raggruppate insieme per una facile consultazione. [1]
Passaggio 4. Abilita o disabilita una regola con un clic.
Se hai semplicemente bisogno di attivare o disattivare una regola — senza modificarne i criteri — usa il pulsante di attivazione/disattivazione con un tocco. Un singolo clic cambia lo stato attivo della regola, quindi non è necessario aprire la schermata di modifica completa per un rapido cambio di stato. [1]
Passaggio 5. Modifica una regola esistente.
Per modificare i criteri o le condizioni di una regola, selezionala dall'elenco organizzato per modulo. La visualizzazione dettagliata mostra tutti i parametri di quella regola, così puoi aggiornare i livelli di accesso, cambiare i ruoli o i gruppi a cui si applica e regolare eventuali condizioni prima di salvare. [1]
Passaggio 6. Clona una regola per crearne rapidamente una nuova.
Se hai bisogno di una nuova regola simile a una esistente, usa la funzione clona regole di condivisione invece di crearla da zero. Clona la regola più simile, quindi adatta i criteri e le condizioni al nuovo requisito prima di distribuirla nella tua organizzazione. Questo è particolarmente utile quando si integra un nuovo team o territorio che rispecchia una struttura esistente. [1]
Passaggio 7. Verifica e salva.
Dopo aver apportato le modifiche, esamina il riepilogo della regola per confermare che i moduli, i ruoli, i gruppi e i livelli di accesso corretti siano riflessi. Salva la regola e verifica che appaia correttamente nell'elenco organizzato per modulo nella scheda Regole di condivisione. [1]
Errori comuni
- Modificare la scheda sbagliata. I permessi predefiniti dell'organizzazione e le regole di condivisione sono ora separati in schede distinte. La modifica di un permesso predefinito influisce sull'intera organizzazione, mentre una regola di condivisione si rivolge a ruoli o gruppi specifici. Assicurati di essere nella scheda giusta prima di salvare. [1]
- Dimenticare di attivare una regola clonata. Le regole clonate potrebbero non essere attive per impostazione predefinita. Dopo aver adattato i criteri di una regola clonata, usa il pulsante di attivazione con un tocco per abilitarla — altrimenti non avrà alcun effetto sull'accesso ai dati. [1]
- Affidarsi eccessivamente ai filtri per modulo. Il filtro per modulo è un ottimo punto di partenza, ma se una regola riguarda più moduli o ha un nome insolito, la barra di ricerca o i filtri avanzati la individueranno in modo più affidabile. [1]
> Nota: Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non è il supporto ufficiale Zoho. Per problemi a livello di account o di fatturazione, contatta direttamente Zoho.
Cosa verificare
- Conferma che la regola sia attiva. Dopo il salvataggio, verifica che il pulsante nell'elenco delle regole di condivisione mostri la regola come abilitata e non disabilitata.
- Testa l'accesso con un utente interessato. Accedi come (o impersona) un utente nel ruolo o gruppo di destinazione e verifica che possa vedere esattamente i record che la regola intende condividere — né di più, né di meno.
- Esamina i permessi predefiniti. Assicurati che i valori predefiniti a livello di organizzazione nella scheda Permessi predefiniti dell'organizzazione siano ancora impostati correttamente, poiché le regole di condivisione si sovrappongono a quei valori predefiniti. [1]