Il tracciamento della cronologia in Zoho CRM ti consente di monitorare le modifiche ai record nel tempo, creando un registro di controllo di chi ha modificato cosa e quando. Questa funzionalità è essenziale per la conformità, la comprensione dell'evoluzione dei record e il mantenimento dell'integrità dei dati in tutta la tua organizzazione.
Perché è importante
Se il tuo team ha bisogno di verificare come sono cambiate le informazioni sui clienti, rispettare i requisiti normativi o indagare su discrepanze nei dati, il tracciamento della cronologia fornisce la documentazione necessaria. I responsabili delle vendite lo utilizzano anche per individuare modifiche non autorizzate o per comprendere il contesto completo dell'avanzamento di un'offerta. Senza di esso, perdi visibilità sulle decisioni e sulle modifiche che hanno plasmato le tue relazioni con i clienti.
Passaggio per passaggio
Passaggio 1. Accedi al pannello di amministrazione.
Accedi a Zoho CRM e vai alle impostazioni di amministrazione. Solo gli utenti con privilegi di amministratore possono abilitare il tracciamento della cronologia.
Passaggio 2. Individua la configurazione del tracciamento della cronologia.
Nell'area di amministrazione, trova la sezione per le funzionalità di controllo e conformità. Gli strumenti di amministrazione di Zoho CRM forniscono uno spazio centralizzato in cui puoi gestire la cronologia delle eliminazioni e tracciare le modifiche alle funzionalità in tutto il tuo sistema [8]. Cerca opzioni relative alle modifiche dei record o ai registri di controllo.
Passaggio 3. Abilita il tracciamento per i tuoi moduli.
Seleziona quali moduli (Lead, Contatti, Offerte, Account o moduli personalizzati) devono avere attivo il tracciamento della cronologia. Puoi abilitarlo globalmente o per modulo a seconda delle tue esigenze di conformità.
Passaggio 4. Configura cosa viene tracciato.
Decidi se desideri tracciare tutte le modifiche ai campi o campi specifici. Alcune organizzazioni tracciano solo i campi critici come lo stadio dell'offerta o lo stato del contatto per ridurre il rumore nel registro di controllo.
Passaggio 5. Imposta le policy di conservazione.
Definisci per quanto tempo devono essere conservati i record della cronologia. Questo è in linea con i requisiti di governance dei dati e di conservazione legale.
Passaggio 6. Testa la funzionalità.
Apporta una modifica di prova a un record in un modulo tracciato. Verifica che la modifica appaia nel registro della cronologia con il nome utente, il timestamp e i valori vecchi/nuovi.
Errori comuni
Il tracciamento della cronologia può generare grandi volumi di dati se abilitato su ogni campo in ogni modulo. Ciò potrebbe rallentare il caricamento dei record o gonfiare l'utilizzo dello spazio di archiviazione. Inizia con i moduli e i campi critici, quindi espandi secondo necessità. Inoltre, l'abilitazione retroattiva del tracciamento della cronologia non cattura le modifiche apportate prima dell'attivazione, ma registra solo le modifiche future.
Cosa controllare
- Conferma che il registro della cronologia visualizzi l'utente corretto, il timestamp e le modifiche ai campi per i record di prova.
- Verifica che i membri del tuo team con le autorizzazioni appropriate possano accedere al registro di controllo senza vedere dati sensibili che non dovrebbero.
- Rivedi le impostazioni di conservazione per assicurarti che siano in linea con i requisiti di conformità della tua organizzazione.
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*Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo non è un supporto ufficiale di Zoho.*