Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo mostra come aggiornare i dettagli di un utente e l'accesso alle applicazioni in Zoho CRM utilizzando la pagina Utenti e i controlli Aggiorna Utente, in modo da poter modificare ruoli, abilitare o disabilitare l'accesso a CRM, reinviare inviti o rimuovere utenti quando necessario [5].
Perché è importante
Aggiorni gli utenti quando le persone entrano, cambiano ruolo, se ne vanno o necessitano di un accesso diverso alle applicazioni nel tuo account Zoho CRM Plus [5]. Modificare correttamente l'accesso previene l'esposizione accidentale dei dati e garantisce che funzionalità come Zoho Motivator riflettano lo stato attuale dell'utente in CRM [5]. L'eliminazione o la disabilitazione di un utente ha effetti irreversibili a meno che non venga gestita tramite l'interfaccia utente supportata, quindi segui esattamente i passaggi seguenti [4][5].
Passaggio dopo passaggio
Passaggio 1. Apri la pagina Utenti in Zoho CRM Plus e individua l'utente che devi modificare; fai clic sul nome utente per aprire il pannello utente o il popup Aggiorna Utente dove puoi modificare i dettagli del profilo e l'accesso alle applicazioni [5].
Passaggio 2. Nel popup Aggiorna Utente, modifica il ruolo, il profilo o i privilegi di accesso dell'utente secondo necessità e quindi fai clic sul pulsante Aggiorna per salvare le modifiche [5].
Passaggio 3. Per disabilitare l'accesso a CRM dell'utente, disattiva l'applicazione CRM nell'elenco delle applicazioni dell'utente; se Zoho Motivator è configurato, l'utente verrà rimosso automaticamente da Motivator quando l'accesso a CRM viene disabilitato [5].
Passaggio 4. Se successivamente riabiliti l'accesso a CRM per lo stesso utente, questo verrà riattivato in CRM e riaggiunto automaticamente a Motivator se l'integrazione è attiva [5].
Passaggio 5. Per gli utenti con inviti in sospeso, apri il pannello scorrevole dell'utente dalla pagina Utenti e fai clic su Reinvia Invito per inviare un altro invito all'account in sospeso [5].
Passaggio 6. Per rimuovere definitivamente un utente, fai clic sull'icona Elimina nel pannello dell'utente; riceverai un messaggio di conferma che avverte che l'eliminazione non può essere annullata e che l'utente verrà rimosso permanentemente dal tuo account CRM Plus se confermi [4][5].
Passaggio 7. Se hai bisogno di una copia offline del tuo elenco utenti prima di apportare modifiche massive, utilizza l'icona Esporta Utenti nella pagina Utenti per scaricare un CSV dei dati dei tuoi utenti (disponibile solo per i Proprietari o Amministratori di CRM Plus) [5].
Errori comuni
- Se disabiliti l'accesso a CRM senza controllare le impostazioni di Motivator, l'utente verrà rimosso automaticamente da Motivator e dovrà essere riattivato quando l'accesso a CRM verrà ripristinato [5].
- L'eliminazione di un utente è irreversibile dall'interfaccia utente: conferma attentamente perché la piattaforma avverte che l'eliminazione non può essere annullata e rimuove l'utente permanentemente dall'account CRM Plus [4][5].
- Solo i Proprietari o Amministratori di CRM Plus, o gli utenti a cui sono state concesse le autorizzazioni di gestione utenti, possono esportare i dati utente o reinviare inviti, quindi verifica il tuo ruolo prima di aspettarti che questi pulsanti appaiano [5].
Cosa controllare
- Conferma che l'accesso alle applicazioni e il ruolo dell'utente siano cambiati come previsto nella pagina Utenti dopo aver fatto clic su Aggiorna [5].
- Se hai disabilitato l'accesso a CRM, verifica se l'utente è stato rimosso da Zoho Motivator e riabilitato correttamente quando l'accesso è stato ripristinato [5].
- Se hai eliminato un utente, verifica di avere un'esportazione CSV o altri backup se hai bisogno di un record, poiché l'eliminazione è permanente e non può essere annullata dall'interfaccia utente dell'account [4][5].