Rifiutare un record in Zoho CRM significa contrassegnarlo come ineleggibile per un flusso di lavoro, una sincronizzazione o un processo di approvazione specifico. Il metodo di rifiuto esatto dipende dal tuo caso d'uso: che tu stia rifiutando una registrazione di ore, bloccando un contatto da una sincronizzazione o impedendo a un record di avanzare in un'automazione.
Perché è importante
Il rifiuto dei record è fondamentale quando i dati non soddisfano le tue regole aziendali o gli standard di qualità. Potresti rifiutare una registrazione di ore che non corrisponde alle ore del progetto, bloccare un contatto privo di campi obbligatori dalla sincronizzazione con un'altra app o impedire a un record di procedere attraverso un flusso di lavoro di approvazione. Sapere come rifiutare i record mantiene i tuoi dati puliti e impedisce che informazioni errate fluiscano a valle in altri sistemi.
Passaggio per passaggio
Passaggio 1. Identifica cosa stai rifiutando.
Zoho CRM gestisce il rifiuto in modo diverso a seconda del tipo di oggetto. Le registrazioni di ore in Zoho Sprints possono essere rifiutate durante l'approvazione. I contatti che si sincronizzano con Zoho Campaigns possono essere automaticamente saltati se non superano la validazione. I record nei flussi di lavoro possono essere bloccati dall'avanzamento se non soddisfano i criteri. Chiarisci quale tipo di record devi rifiutare prima di procedere.
Passaggio 2. Per le registrazioni di ore: accedi all'interfaccia di approvazione.
Se stai rifiutando una registrazione di ore in Zoho Sprints, naviga nella vista del foglio presenze in cui appare la registrazione. Fai clic sul menu a discesa dello stato Approve (Approva) accanto alla voce di registrazione, quindi seleziona Reject (Rifiuta) dal menu [6].
Passaggio 3. Aggiungi note di rifiuto.
Dopo aver selezionato Reject (Rifiuta), si aprirà una finestra di editor di testo. Inserisci il motivo del rifiuto nel campo delle note: questo documenta perché la registrazione è stata rifiutata e aiuta il mittente a capire cosa deve cambiare [6].
Passaggio 4. Conferma il rifiuto.
Fai clic sul pulsante Update (Aggiorna) per finalizzare il rifiuto [6]. La registrazione di ore rifiutata non apparirà più nella vista standard del foglio presenze, ma può essere recuperata filtrando per stato rifiutato.
Passaggio 5. Per i record sincronizzati: valida i dati prima della sincronizzazione.
Se desideri impedire che i record vengano rifiutati durante una sincronizzazione con un'altra app Zoho come Campaigns, assicurati che soddisfino i requisiti obbligatori prima che la sincronizzazione venga eseguita. Ogni contatto deve avere un indirizzo email o un numero di cellulare in formato E.164 [1]. Verifica che i campi mappati corrispondano ai tipi di dati su entrambi i lati: la mappatura di un campo di testo su un campo numerico causerà il salto del record [1]. Tronca eventuali valori di campo che superano i limiti di caratteri dell'app di destinazione [1].
Passaggio 6. Monitora i rifiuti nella cronologia di sincronizzazione.
Dopo l'esecuzione di una sincronizzazione, controlla la Sync History (Cronologia di sincronizzazione) per vedere quanti record sono stati saltati o rifiutati. La colonna Skipped (Saltati) mostra il conteggio e il motivo di ogni rifiuto [1].
Passaggio 7. Per i rifiuti nei flussi di lavoro: imposta la logica condizionale.
In un flusso di lavoro, puoi impedire ai record di avanzare aggiungendo condizioni che non corrispondono ai tuoi criteri. Se un record non supera la condizione, non procederà al passaggio successivo. Questa è una forma di rifiuto senza un'azione utente esplicita.
Errori comuni
Requisiti di autorizzazione. Solo i proprietari dell'area di lavoro, gli utenti con profili amministratore e i proprietari di Sprint possono approvare o rifiutare le registrazioni di ore [6]. Se non disponi di queste autorizzazioni, non vedrai l'opzione di rifiuto.
Mancata corrispondenza dei tipi di dati nelle sincronizzazioni. I campi booleani sono particolarmente complicati: assicurati che il valore inviato sia un vero tipo booleano, non una stringa o un numero che assomiglia a un booleano [2]. Zoho CRM rifiuterà il record se il tipo di input non corrisponde alla definizione del campo.
Campi obbligatori mancanti. I contatti senza un indirizzo email o un numero di cellulare (in formato E.164) verranno automaticamente rifiutati durante la sincronizzazione e non appariranno nell'app di destinazione [1]. Non esiste un'opzione di override manuale per questo.
Le registrazioni rifiutate tornano a in sospeso. Se qualcuno modifica una registrazione di ore rifiutata, il suo stato cambia automaticamente in Pending (In sospeso) e verrà nuovamente inviata per l'approvazione [6]. Pianifica il tuo flusso di lavoro di conseguenza.
Cosa controllare
- Verifica di disporre delle autorizzazioni corrette per rifiutare i record nel tuo ruolo o profilo.
- Conferma che tutti i campi obbligatori siano compilati e corrispondano al tipo di dati previsto prima della sincronizzazione.
- Rivedi le note di rifiuto o la cronologia di sincronizzazione per capire perché i record sono stati rifiutati e quale azione correttiva è necessaria.
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*Beam Help — supporto esperto indipendente per Zoho. Questo articolo non è un supporto ufficiale di Zoho.*