Zoho CRM archivia le note sui singoli record ed è possibile accedervi sia dalla visualizzazione dettaglio del record sia — nelle versioni più recenti — direttamente dalla visualizzazione elenco senza aprire il record.
Perché è importante
Le note consentono al team di vendita di registrare osservazioni sulle interazioni con i clienti e di monitorare l'avanzamento di una trattativa nel tempo. [2] Quando i rappresentanti trasferiscono account o territori, note ben curate garantiscono al nuovo responsabile il contesto completo senza dover scavare tra email o registri delle chiamate. [7] Se il tuo team lavora su desktop e dispositivi mobili, sapere esattamente dove trovare le note evita che informazioni importanti vadano perse.
Procedura passo dopo passo
Passaggio 1. Apri Zoho CRM e naviga nel modulo che contiene il record di cui hai bisogno — ad esempio Lead, Contatti, Account o Trattative. Le note sono archiviate a livello di singolo record, quindi devi prima individuare il record corretto. [2]
Passaggio 2. Fai clic sul nome del record per aprire la pagina di dettaglio. Scorri verso il basso fino all'elenco correlato Note, che appare nella sezione inferiore della visualizzazione dettaglio del record. Tutte le note precedentemente aggiunte a quel record saranno elencate lì. [2]
Passaggio 3. Per leggere una nota specifica, fai semplicemente clic su di essa nell'elenco correlato Note. Dalla stessa area puoi anche aggiungere una nuova nota, modificarne una esistente o eliminarla se necessario. [7]
Passaggio 4. Per un flusso di lavoro più rapido — particolarmente utile quando si esaminano molti record — Zoho CRM ora consente di accedere alle note direttamente dalla visualizzazione elenco senza aprire ogni record singolarmente. Cerca l'icona delle note visualizzata accanto alla riga del record nella visualizzazione elenco. Facendo clic su di essa puoi visualizzare, aggiungere, modificare o eliminare le note di quel record sul momento. [7]
Passaggio 5. Se stai lavorando con un'integrazione Zoho FSM e hai bisogno di visualizzare le note associate ai record FSM (come Ordini di lavoro o Appuntamenti di servizio) da un Contatto o Account in CRM/Desk, apri il record, fai clic sulla scheda Zoho FSM, passa il cursore sul record FSM pertinente e fai clic sull'icona Visualizza note. Verrai indirizzato alla scheda Note dove sono elencate le note associate. [1]
Passaggio 6. Per i team che gestiscono le note in modo programmatico o in blocco, Zoho CRM mette a disposizione una API Note dedicata che consente di recuperare, creare, aggiornare ed eliminare note tramite chiamate API. La serie per sviluppatori Kaizen tratta questo argomento in dettaglio per i team che sviluppano integrazioni personalizzate. [6]
Errori comuni
- Discrepanza tra mobile e desktop: Alcuni utenti segnalano che gli elenchi correlati Note e Allegati sono visibili nei browser desktop ma non compaiono su tablet o in alcune configurazioni mobile. [4] Se il tuo team non riesce a vedere la sezione Note su un dispositivo mobile, verifica se l'elenco correlato è stato abilitato nelle impostazioni del layout mobile.
- Icona delle note non visibile nella visualizzazione elenco: L'icona delle note ad accesso rapido nella visualizzazione elenco è un'aggiunta relativamente recente. [7] Se non la vedi, verifica che la tua istanza di Zoho CRM sia aggiornata all'ultima versione e controlla se il tuo profilo dispone delle autorizzazioni necessarie per visualizzare e modificare le note.
- Note FSM vs. note CRM: Le note allegate ai record Zoho FSM (Ordini di lavoro, Preventivi, ecc.) sono separate dalle note standard dei record CRM. Per accedere alle note FSM è necessaria la scheda Zoho FSM all'interno del record — non appariranno nell'elenco correlato Note standard di CRM. [1]
- Reazioni e funzionalità di collaborazione: L'area note nativa supporta la formattazione RTF, ma le funzionalità di collaborazione avanzate come i pulsanti di reazione non sono ancora una parte standard dell'interfaccia delle note. [5] Se il tuo team ha bisogno di flussi di lavoro di conferma, considera l'utilizzo del feed attività o di uno strumento connesso.
Cosa verificare
- Autorizzazioni: Verifica che il ruolo del tuo profilo CRM conceda l'accesso in lettura (e in scrittura, se necessario) all'elenco correlato Note — un profilo con restrizioni potrebbe nascondere completamente la sezione.
- Visibilità dell'elenco correlato: Nelle impostazioni del layout del modulo, verifica che l'elenco correlato Note sia abilitato e posizionato in modo visibile sia nel layout web che in quello mobile, in particolare se gli utenti tablet segnalano note mancanti. [4]
- Icona delle note nella visualizzazione elenco: Dopo aver completato i passaggi precedenti, torna alla visualizzazione elenco del modulo e verifica che l'icona delle note appaia accanto ai record, consentendo al tuo team di aggiungere o consultare le note senza aprire ogni record singolarmente. [7]
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*Beam Help è una risorsa di supporto esperto indipendente per i prodotti Zoho e non è il supporto ufficiale Zoho. Per problemi di fatturazione o a livello di account, contatta direttamente Zoho.*