Come creare chiamate in Zoho

La registrazione di un record di chiamata in Zoho CRM può essere eseguita manualmente tramite il modulo Attività o automatizzata tramite integrazioni con Zoho Voice e la scheda Chiamate integrata di Zoho Meeting.

Perché è importante

I team di vendita e supporto si affidano a registri delle chiamate accurati per mantenere una cronologia completa delle interazioni con i clienti. Che tu stia registrando una rapida chiamata di follow-up o costruendo un flusso di lavoro automatizzato che pianifica e traccia le chiamate su larga scala, conoscere il percorso corretto in Zoho CRM fa risparmiare tempo e previene lacune nei dati della pipeline. Come supporto esperto indipendente per Zoho (non supporto ufficiale Zoho), Beam Help ti guida attraverso gli approcci più affidabili disponibili.

Procedura passo dopo passo

Passaggio 1. Vai al modulo Attività all'interno di Zoho CRM. Nella barra di navigazione superiore, fai clic su Attività, quindi seleziona Registra una chiamata (oppure usa il pulsante di creazione rapida + e scegli Chiamata). Si apre il modulo di registrazione della chiamata dove puoi inserire l'oggetto, il tipo di chiamata (in entrata o in uscita), la durata della chiamata e il record di contatto o lead correlato.

Passaggio 2. Se il tuo team utilizza un sistema telefonico cloud, considera di abilitare l'integrazione Zoho Voice. Zoho Voice è un sistema telefonico aziendale basato su cloud che consente agli agenti di effettuare e ricevere chiamate locali e internazionali direttamente da un'app web o mobile, e l'attività delle chiamate può essere sincronizzata automaticamente nei record CRM. ^[6]

Passaggio 3. In alternativa, se il tuo team utilizza già Zoho Meeting, puoi accedere alle chiamate tramite la scheda Chiamate dedicata all'interno di Zoho Meeting. Sia gli amministratori che i super amministratori possono fare clic sulla scheda Chiamate o sull'icona Dialer all'interno di Zoho Meeting per attivare l'integrazione con un solo clic. ^[7] Una volta abilitata, le chiamate in uscita effettuate tramite questa scheda possono essere associate ai contatti CRM, mantenendo completa la cronologia delle attività.

Passaggio 4. Per i team che devono pianificare le chiamate come appuntamenti (ad esempio, prenotare una chiamata di scoperta con un potenziale cliente), puoi estendere Zoho CRM utilizzando un pulsante personalizzato che si connette a Zoho Bookings. L'approccio prevede la creazione di un pulsante personalizzato nel modulo pertinente e la scrittura di logica Deluge che chiama l'API di Zoho Bookings per prenotare un appuntamento, quindi scrive l'URL del calendario risultante in un campo personalizzato del record. ^[1]

Passaggio 5. Se stai costruendo questo flusso basato su Bookings, dovrai autenticarti con l'API di Zoho Bookings. Inizia visitando https://api-console.zoho.com, facendo clic su GET STARTED e creando un Self Client per ottenere un Client ID e un Client Secret. Quindi genera un codice di autorizzazione con lo scope zohobookings.data.CREATE e scambialo con un token di accesso inviando una richiesta POST a https://accounts.zoho.com/oauth/v2/token. ^[8]

Passaggio 6. Una volta configurata l'autenticazione, la tua funzione Deluge può invocare l'API di Zoho Bookings per recuperare il service ID e lo staff ID pertinenti, quindi chiamare l'endpoint Book Appointment per pianificare la chiamata. L'URL del calendario Bookings risultante può essere scritto in un campo personalizzato del record CRM o Books tramite una chiamata API di aggiornamento, fornendo al tuo team un collegamento diretto dall'interno del record. ^[2]

Errori comuni

• Scope di connessione mancanti: Quando si crea una connessione personalizzata per l'integrazione con Bookings, assicurati che lo scope OAuth corrisponda alle operazioni che intendi eseguire (ad es., zohobookings.data.CREATE per la prenotazione degli appuntamenti). L'utilizzo di uno scope errato o eccessivamente ristretto causerà il fallimento silenzioso della chiamata API o la restituzione di un errore di autorizzazioni. ^[8]
• Mancata corrispondenza del formato data/ora: Il valore dell'ora di inizio memorizzato in un campo personalizzato CRM o Books deve essere riformattato per corrispondere esattamente a quanto previsto dall'API di Zoho Bookings prima di passarlo come parametro. La mancata trasformazione del formato del timestamp è una causa comune per cui la chiamata Book Appointment restituisce un errore di validazione. ^[2]
• Visibilità della scheda Chiamate di Zoho Meeting: Solo gli amministratori e i super amministratori possono abilitare l'integrazione della scheda Chiamate all'interno di Zoho Meeting. Gli utenti standard non vedranno l'opzione finché un amministratore non l'avrà attivata a livello di account. ^[7]

Cosa verificare

• Conferma che il record della chiamata appaia nella cronologia Attività del record di Contatto, Lead o Trattativa correlato in Zoho CRM dopo la registrazione.
• Se utilizzi l'integrazione Zoho Voice o Zoho Meeting, verifica che lo stato dell'integrazione risulti Connesso nel rispettivo pannello delle impostazioni prima che gli agenti tentino di effettuare chiamate.
• Se utilizzi il flusso API di Bookings, testa il pulsante personalizzato in un ambiente sandbox o di sviluppo e conferma che l'URL del calendario sia correttamente popolato nel campo personalizzato designato dopo la creazione di una prenotazione. [^1, ^2]