Beam Help — support d'experts indépendant pour Zoho. Cet article explique comment supprimer un ou plusieurs contacts de Zoho Desk et ce qui se passe après la suppression. [1]
Pourquoi c'est important
La suppression des contacts obsolètes ou en double permet de maintenir l'exactitude des données client de votre Zoho Desk et de réduire l'encombrement dans les vues de liste. [4] Savoir si la suppression est autorisée et où vont les enregistrements supprimés permet d'éviter toute perte de données accidentelle. [1]
Étapes à suivre
Étape 1. Supprimer un seul contact depuis sa vue détaillée. Ouvrez l'enregistrement du contact, cliquez sur l'icône Plus d'actions, choisissez Supprimer, puis confirmez en cliquant sur Supprimer. [1]
Étape 2. Notez ce qui arrive aux éléments associés lorsque vous supprimez un contact. Lorsqu'un contact est supprimé, ses tickets, activités et saisies de temps sont déplacés vers la Corbeille. [1]
Étape 3. N'essayez pas de supprimer les contacts ajoutés en tant qu'utilisateurs finaux. Les contacts créés en tant qu'utilisateurs finaux ne peuvent pas être supprimés via l'action de suppression. [1]
Étape 4. Supprimer plusieurs contacts depuis une vue de liste (suppression en masse). Dans le module Contacts, sélectionnez les cases à cocher des contacts que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer dans la liste des actions en masse, puis confirmez en cliquant sur Supprimer dans la boîte de dialogue. [4]
Étape 5. Comprendre les limites et options des actions en masse. Le menu des actions en masse vous permet d'effectuer plusieurs opérations par lot sur les contacts, notamment Supprimer, Mettre à jour les contacts, Ajouter en tant qu'utilisateur(s) final(aux), Fusionner les contacts et Marquer comme spam ; la plupart des actions en masse fonctionnent également sur un seul contact sélectionné. [4]
Étape 6. Récupérer les contacts supprimés de la Corbeille si nécessaire. Les contacts supprimés sont déplacés vers la Corbeille où ils peuvent être restaurés ou supprimés définitivement. [1]
Étape 7. Si vous devez supprimer des comptes (étape connexe). Lorsqu'un compte est supprimé, ses contacts associés et d'autres enregistrements sont déplacés vers la Corbeille, et les contacts liés uniquement à ce compte sont également supprimés et envoyés à la Corbeille. [5]
Étape 8. Quand la suppression est bloquée par des associations. Si un contact est lié à des éléments actifs qui empêchent la suppression, examinez ces associations avant de réessayer la suppression (remarque : ce comportement est décrit pour les modules Zoho associés et peut bloquer la suppression). [4][5]
Pièges courants
- Essayer de supprimer un contact utilisateur final échouera car les enregistrements d'utilisateurs finaux sont protégés contre la suppression. [1]
- Oublier que les tickets et les activités sont déplacés vers la Corbeille peut entraîner des lacunes inattendues dans les rapports, à moins que vous ne restauriez le contact et ses éléments depuis la corbeille. [1]
- Supposer que la suppression en masse ignore l'étape de confirmation ; le système vous demande toujours de confirmer les suppressions. [4]
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que le contact a été supprimé de la liste des Contacts et que ses tickets/activités apparaissent dans la Corbeille. [1]
- Vérifiez que vous n'avez pas tenté de supprimer des contacts marqués comme utilisateurs finaux. [1]
- Si vous supprimez un compte, vérifiez quels contacts étaient liés uniquement à ce compte et s'ils ont également été déplacés vers la Corbeille. [5]