Localiser une tâche spécifique dans Zoho Desk est simple une fois que vous connaissez les vues, filtres et outils de recherche disponibles — ce guide vous présente chaque méthode du module Activités à la Corbeille.
Pourquoi c'est important
Les équipes d'assistance gèrent souvent des dizaines de tâches ouvertes réparties entre plusieurs agents et tickets. Sans savoir comment filtrer, trier ou rechercher efficacement, une seule tâche peut se perdre dans une longue liste. Que vous cherchiez un élément en retard, que vous réaffectiez du travail ou que vous récupériez quelque chose de supprimé, savoir exactement où chercher vous fait gagner du temps réel. *(Remarque : Beam Help est un support expert indépendant pour Zoho — nous ne sommes pas le support officiel de Zoho.)*
---
Étape par étape
Étape 1. Accédez au module Activités.
Ouvrez Zoho Desk et allez au module Activités. C'est le centre névralgique où toutes les tâches, appels et événements sont créés et suivis. De là, vous pouvez accéder à chaque vue de tâche disponible dans votre portail. [8]
Étape 2. Choisissez la bonne vue de tâche prédéfinie.
Zoho Desk est livré avec plusieurs vues intégrées — telles que Toutes les tâches, Tâches ouvertes et Tâches en retard — qui vous permettent de réduire immédiatement la liste sans créer de critères personnalisés. Sélectionnez la vue qui correspond le mieux à ce que vous recherchez dans le panneau des vues de tâches. [2]
Étape 3. Appliquez des filtres pour affiner les résultats.
Une fois dans une vue de liste de tâches, cliquez sur l'icône Filtre en haut de la page. Vous pouvez filtrer par Agent et par Date d'échéance / Heure de début pour cibler la tâche dont vous avez besoin. Ces filtres sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec des vues larges comme Toutes les tâches ou Tâches en retard. [2]
Étape 4. Triez la liste pour un balayage plus rapide.
Utilisez les contrôles de tri en haut de la liste pour réorganiser les tâches par champs pertinents (par exemple, date d'échéance ou priorité). La liste s'actualise automatiquement pour refléter votre ordre de tri choisi, ce qui facilite le repérage visuel de la tâche. [2]
Étape 5. Ouvrez la tâche pour confirmer ses détails.
Une fois que vous repérez la tâche dans la liste, cliquez dessus pour ouvrir la page Détails de la tâche. Ici, vous pouvez examiner tous les champs, vérifier le statut, voir les rappels définis et confirmer qu'il s'agit du bon enregistrement avant de prendre toute mesure. [3]
Étape 6. Recherchez directement si vous connaissez le nom de la tâche.
La fonction Recherche de Zoho Desk vous permet de localiser des enregistrements dans tous les modules — y compris Activités — sans faire défiler la liste entière. Utilisez la barre de recherche pour taper un mot-clé du nom ou de la description de la tâche pour la faire apparaître immédiatement. [8]
Étape 7. Vérifiez un ticket associé si la tâche est liée à un ticket.
Si la tâche a été créée en connexion avec un ticket spécifique, accédez à ce ticket et regardez dans la section Informations associées. Cliquez sur l'icône Tâches pour voir toutes les tâches liées à ce ticket. C'est aussi comment les tâches apparaissent dans l'application mobile Zoho Desk. [6]
Étape 8. Regardez dans la Corbeille si la tâche semble manquante.
Si vous ne trouvez une tâche nulle part dans les vues actives, elle a peut-être été supprimée. Allez à Configuration > Administration des données > Corbeille, puis sélectionnez Tâches dans la liste déroulante en haut. Vos tâches supprimées seront listées là et peuvent être restaurées en les sélectionnant et en cliquant sur Restaurer, puis en confirmant avec Continuer. [1][5]
---
Pièges courants
- Limites de pagination : Par défaut, Zoho Desk affiche seulement 10 tâches par page dans les vues de liste. Vous pouvez augmenter cela jusqu'à un maximum de 50 tâches par page, et le système se souviendra de votre préférence lors de futures visites. Si vous ne voyez pas une tâche attendue, vérifiez si elle se trouve sur une page suivante. [2]
- Les tâches définitivement supprimées ne peuvent pas être récupérées : Une fois qu'une tâche est définitivement supprimée de la Corbeille, elle est perdue à jamais — il n'y a pas d'autre option de restauration. Agissez rapidement si vous soupçonnez une suppression accidentelle. [5]
- La restauration d'une tâche restaure également les enregistrements associés : Lorsque vous restaurez une tâche supprimée de la Corbeille, Zoho Desk restaurera également tous les contacts et tickets qui lui étaient associés. Soyez conscient de cela si ces enregistrements associés ont été intentionnellement supprimés. [1]
- Exigence de permission pour rouvrir les tâches : Seuls les utilisateurs qui ont la permission d'accéder au module Tâches peuvent rouvrir une tâche marquée comme terminée. Si l'option de réouverture n'est pas disponible, vérifiez les permissions de rôle de l'agent auprès de votre administrateur. [5]
---
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que la bonne vue est active — vérifiez que vous êtes dans la vue prédéfinie ou personnalisée prévue (par exemple, Tâches ouvertes vs Toutes les tâches) pour que la tâche ne soit pas filtrée par les critères propres de la vue. [2]
- Vérifiez le ticket ou l'agent associé à la tâche — si la tâche n'apparaît toujours pas, confirmez avec l'agent assignataire s'il a été lié à un ticket spécifique ou assigné à un autre membre de l'équipe, puis filtrez par cet agent. [2]
- Vérifiez la Corbeille avant de supposer une perte permanente — une tâche qui semble manquante a peut-être simplement été supprimée en douceur et est toujours récupérable depuis Configuration > Administration des données > Corbeille. [5]