Zoho Desk permet aux agents de consulter les informations d'un compte grâce à une combinaison de vues de liste intégrées et d'options de synchronisation manuelle des données, qui affichent les détails les plus récents provenant de systèmes connectés tels que Zoho CRM.
Pourquoi c'est important
Lorsque votre équipe d'assistance a besoin d'un aperçu rapide des informations clés d'un compte — secteur d'activité, chiffre d'affaires, responsable du contact ou tickets associés — savoir où chercher et comment actualiser ces données fait gagner du temps et évite aux agents de travailler avec des enregistrements obsolètes. Cela est particulièrement pertinent lorsque Zoho Desk est intégré à Zoho CRM, où les données de compte peuvent être fréquemment mises à jour par votre équipe commerciale. Bien maîtriser ce processus garantit que vos agents disposent toujours d'un contexte précis avant d'interagir avec un client.
Étapes à suivre
Étape 1. Accédez à l'onglet Client dans Zoho Desk et sélectionnez Comptes dans le sous-menu. La liste des comptes s'affiche, vous permettant de choisir parmi plusieurs formats d'affichage selon vos préférences de consultation des données. [5]
Étape 2. Sélectionnez le type de vue adapté à votre flux de travail. La Vue Liste affiche chaque compte sous forme de ligne compacte avec les informations de base visibles en un coup d'œil. La Vue Grille présente les comptes sous forme de cartes individuelles, chacune affichant des champs clés tels que le nom du compte, le téléphone, le responsable et le secteur d'activité. La Vue Tableau organise les comptes dans une disposition de type tableur, chaque ligne représentant un compte et chaque colonne affichant une propriété spécifique telle que le nom du compte, le secteur d'activité, le numéro de téléphone, le responsable et le type de compte. [5]
Étape 3. Pour personnaliser les colonnes affichées dans la Vue Tableau, cliquez sur l'icône Sélectionner les colonnes à côté de l'en-tête de colonne (à côté de *Nom du compte*). Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez les champs que vous souhaitez afficher, décochez ceux dont vous n'avez pas besoin, et faites glisser les colonnes pour les réorganiser. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer. Notez que la colonne Nom du compte est obligatoire et ne peut pas être supprimée, et que les champs multiligne ou de type zone de texte ne peuvent pas être ajoutés à cette vue. [5]
Étape 4. Pour contrôler le nombre d'enregistrements de comptes affichés par page, cliquez sur l'icône Plus d'actions pour ajuster le nombre d'affichage. Par défaut, Zoho Desk affiche 10 enregistrements par page. [5]
Étape 5. Si votre portail est intégré à Zoho CRM et que vous avez besoin des statistiques de compte les plus récentes — telles que le Chiffre d'affaires annuel, le Secteur d'activité, le Téléphone, l'E-mail, le Fax, le Site web ou les champs d'adresse — ouvrez l'enregistrement du compte spécifique que vous souhaitez actualiser. [2]
Étape 6. Dans l'enregistrement du compte, cliquez sur l'icône Plus d'actions ( … ) et sélectionnez Mettre à jour depuis Zoho CRM, puis cliquez sur Continuer. Cela déclenche une récupération immédiate des dernières données depuis Zoho CRM sans affecter vos paramètres de synchronisation planifiée existants. [2]
Étape 7. Pour identifier les comptes déjà liés à Zoho CRM, revenez à Clients > Comptes et consultez le panneau de gauche sous *Toutes les vues*. Sélectionnez la vue prédéfinie Contacts mappés avec CRM (ou son équivalent pour les comptes) afin de filtrer les enregistrements selon leur statut de synchronisation CRM. [2]
Étape 8. Si votre organisation utilise l'intégration Zoho FSM, vous pouvez également consulter l'activité de service sur le terrain associée à un compte. Ouvrez un enregistrement de compte, cliquez sur l'onglet Zoho FSM et consultez les Demandes, Devis, Ordres de travail, Rendez-vous de service et Actifs associés qui ont été créés ou liés depuis FSM. [1]
Erreurs courantes
- Dissocier les contacts avant les comptes : Si vous tentez de dissocier un compte de Zoho FSM alors qu'il possède encore des contacts associés, vous rencontrerez une erreur. Vous devez d'abord accéder à l'onglet Contacts de ce compte et dissocier chaque contact individuellement avant de pouvoir dissocier le compte. [1]
- Pousser des contacts sans compte lié : Lorsque vous poussez un contact Zoho Desk vers Zoho FSM, si le compte Zoho Desk parent n'a pas encore été poussé ou lié à une entreprise Zoho FSM, l'opération échouera. Résolvez ce problème en liant ou en poussant d'abord le compte vers FSM avant de tenter l'opération pour le contact. [6]
- Limitations des colonnes de la Vue Tableau : Les champs de texte multiligne et les champs de type zone de texte ne peuvent pas être ajoutés en tant que colonnes dans la Vue Tableau, de sorte que certains champs descriptifs du compte ne seront pas visibles dans cette disposition. [5]
- La synchronisation manuelle CRM n'est pas un remplacement : L'utilisation de Mettre à jour depuis Zoho CRM récupère les données immédiatement, mais ne modifie pas votre calendrier de synchronisation configuré. Les deux processus s'exécutent indépendamment. [2]
Points à vérifier
- Confirmez que les champs de compte dont vous avez besoin (par ex., Chiffre d'affaires annuel, Secteur d'activité, Téléphone) sont bien mappés entre Zoho CRM et Zoho Desk et s'affichent correctement après une synchronisation manuelle. [2]
- Vérifiez que vos sélections de colonnes dans la Vue Tableau ont été enregistrées et sont visibles par tous les agents ayant accès à cette vue, car les personnalisations s'appliquent à l'ensemble de l'organisation. [5]
- Si les statistiques liées à FSM sont absentes d'un enregistrement de compte, vérifiez que le compte a bien été lié ou poussé vers Zoho FSM et que les enregistrements FSM associés apparaissent sous l'onglet Zoho FSM. [1]
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*Beam Help est une ressource d'assistance experte indépendante pour les produits Zoho et ne constitue pas le support officiel de Zoho. Pour les problèmes au niveau de la plateforme, vérifiez toujours auprès des canaux d'assistance officiels de Zoho.*