Zoho Desk stocke les informations de compte dans plusieurs vues et intégrations, mais la récupération de l'historique d'un compte nécessite de comprendre où résident ces données et comment y accéder. Ce guide vous explique comment trouver les enregistrements de compte, afficher leurs détails et récupérer les comptes supprimés si nécessaire.
Pourquoi c'est important
Les agents de support ont besoin d'un accès rapide à l'historique des comptes pour comprendre le contexte client, résoudre les problèmes plus rapidement et maintenir la continuité du service. Que vous recherchiez un compte spécifique, examiniez les interactions passées ou récupériez des enregistrements supprimés accidentellement, connaître la bonne méthode de récupération vous fait gagner du temps et évite la perte de données.
Étape par étape
Étape 1. Accédez à votre liste de comptes.
Ouvrez Zoho Desk et accédez à Clients > Comptes dans le menu principal. Cela affiche tous les comptes actifs de votre système.[4]
Étape 2. Choisissez votre format de vue préféré.
Zoho Desk propose trois façons d'afficher les comptes. La vue Tableau présente les informations du compte dans un format de feuille de calcul avec des colonnes pour le nom du compte, le secteur d'activité, le téléphone, le propriétaire et le type de compte, idéal pour scanner plusieurs enregistrements à la fois. La vue Grille affiche les comptes sous forme de cartes individuelles montrant les détails essentiels tels que le nom, le téléphone et le propriétaire. La vue Liste présente un affichage linéaire compact.[4] Sélectionnez le format qui vous aide à trouver le compte le plus rapidement.
Étape 3. Personnalisez les colonnes pour voir ce qui est important.
Si vous utilisez la vue Tableau, cliquez sur l'icône Sélectionner les colonnes à côté de l'en-tête de colonne. Cochez ou décochez les champs pour afficher uniquement les informations dont vous avez besoin, et faites glisser les colonnes pour les réorganiser. Vos personnalisations s'appliquent à tous les utilisateurs ayant accès à cette vue.[4]
Étape 4. Recherchez ou filtrez un compte spécifique.
Utilisez la fonction de recherche pour localiser un compte par nom ou par d'autres critères. Vous pouvez trier les résultats par Heure de modification (pour voir les enregistrements modifiés récemment en premier) ou par Pertinence (basé sur les correspondances de mots-clés dans l'enregistrement).[8] Par défaut, 10 enregistrements s'affichent par page, mais vous pouvez augmenter ce nombre à 50 en utilisant l'icône Actions supplémentaires.
Étape 5. Ouvrez la vue détaillée du compte.
Cliquez sur le nom d'un compte pour ouvrir son enregistrement complet. Cela affiche toutes les informations associées, les contacts liés, les tickets et les activités associées.[4]
Étape 6. Synchronisez les dernières données de Zoho CRM (si intégré).
Si votre Zoho Desk est connecté à Zoho CRM, les détails du compte peuvent être synchronisés selon un calendrier. Pour récupérer immédiatement les informations les plus récentes, cliquez sur l'icône Actions supplémentaires ( … ) et sélectionnez Mettre à jour depuis Zoho CRM, puis cliquez sur Continuer.[1] Cela récupère les derniers champs de téléphone, e-mail, fax, site web, secteur d'activité, revenus, adresse et description de votre CRM.
Étape 7. Récupérez un compte supprimé.
Si un compte a été supprimé, accédez à Configuration > Administration des données > Corbeille. Sélectionnez Comptes dans le menu déroulant en haut. Trouvez le compte que vous souhaitez restaurer et cliquez sur Restaurer dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Procéder pour confirmer.[5] Notez que lorsqu'un compte est restauré, ses contacts seront dissociés ; si un contact avait ce compte marqué comme principal, l'un de ses comptes secondaires deviendra le compte principal à la place.[5]
Pièges courants
Les comptes supprimés ne peuvent pas être récupérés une fois qu'un administrateur les a définitivement supprimés de la Corbeille.[5] Vérifiez toujours si vous souhaitez supprimer définitivement un compte avant de prendre cette dernière mesure. De plus, si vous supprimez un compte qui a des contacts associés, ces contacts seront également déplacés vers la Corbeille ; les contacts liés uniquement à ce compte seront entièrement supprimés.[5]
Lors de la synchronisation avec Zoho CRM, rappelez-vous que les mises à jour manuelles fonctionnent en parallèle de votre calendrier de synchronisation régulier et ne remplacent pas les paramètres de synchronisation existants.[1]
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que le compte apparaît dans la vue choisie et affiche les colonnes nécessaires.
- Si vous synchronisez depuis CRM, vérifiez que les champs téléphone, e-mail et adresse ont été correctement mis à jour après avoir cliqué sur Mettre à jour depuis Zoho CRM.
- Si vous récupérez un compte supprimé, vérifiez que les contacts associés ont été restaurés et que les affectations de compte principales sont correctes.
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*Beam Help — support expert indépendant pour Zoho. Cet article n'est pas un support officiel de Zoho.*