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Pour enregistrer du temps contre un contact dans Zoho Desk, ajoutez une activité (appel) et associez-la au contact ou à un ticket qui est déjà lié au contact, en saisissant l'heure de début et la durée afin que le temps soit enregistré[2]. Ce guide montre le chemin rapide pour trouver le contact et enregistrer une entrée de temps d'appel dans Zoho Desk[1][2].
Pourquoi c'est important
Lorsque vous avez besoin d'une entrée de temps enregistrée pour la facturation, le reporting ou le suivi interne, le module Activités stocke les appels terminés avec l'heure de début et la durée, vous avez ainsi un enregistrement horodaté associé au contact ou au ticket[2]. L'association de l'appel au bon ticket ou contact maintient l'activité visible dans l'onglet Activité de l'enregistrement et dans les rapports[2]. Si vous avez déjà le contact ouvert, Desk pré-remplit les champs associés pour un enregistrement plus rapide de l'activité[1][2].
Étape par étape
Étape 1. Ouvrez le contact en allant dans le module Clients, en recherchant le client par nom ou e-mail, et en ouvrant le contact depuis la page Résultats de recherche[1].[1]
Étape 2. Depuis la page Détails du contact, cliquez sur l'onglet Activités ou allez dans le module Activités depuis le panneau de gauche pour enregistrer un appel directement[1][2].[1][2]
Étape 3. Cliquez sur l'icône Ajouter et choisissez Appel pour ouvrir la page Ajouter un appel[2].[2]
Étape 4. Entrez un Sujet pour l'appel, choisissez la direction de l'appel comme Entrant ou Sortant, et définissez le Statut de l'appel sur Terminé si l'appel a déjà eu lieu[2].[2]
Étape 5. Spécifiez la Date et l'Heure de début de l'appel en utilisant le contrôle du calendrier et entrez la Durée de l'appel en minutes et secondes pour enregistrer la durée de l'interaction[2].[2]
Étape 6. Associez l'appel au bon ticket en entrant le Sujet du ticket ou en utilisant l'icône de recherche pour choisir un ticket existant ; le Nom du contact sera pré-rempli lorsque vous sélectionnerez un ticket[2].[2]
Étape 7. Si vous ajoutez l'appel directement depuis l'onglet Activités du contact, confirmez ou entrez le Nom du contact afin que l'activité soit liée à l'enregistrement du contact[1][2].[1][2]
Étape 8. Ajoutez une Priorité et une Description, puis cliquez sur Soumettre pour enregistrer l'appel ; l'appel est enregistré dans le module Activités et apparaîtra sous l'onglet Activité de la page Détails du ticket ou du client associé[2].[2]
Pièges courants
- Si vous sélectionnez un ticket tout en appliquant un modèle ou en changeant de vue, le contact en contexte peut être perdu, alors vérifiez que le Nom du contact est toujours présent avant de soumettre l'appel[5][1].[5][1]
- Si vous avez besoin des derniers champs de contact synchronisés depuis Zoho CRM avant d'enregistrer des activités, actualisez le contact depuis CRM en utilisant l'action Mettre à jour depuis Zoho CRM pour vous assurer que les champs mappés sont à jour[7].[7]
Ce qu'il faut vérifier
- Confirmez que les champs Date et Heure de début de l'appel et Durée de l'appel sont remplis avant de soumettre l'activité[2].[2]
- Vérifiez que l'Activité apparaît sur l'onglet Activité du contact (ou l'onglet Activité du ticket s'il est associé à un ticket) après la soumission[2].[2]
- Si vous vous attendiez à des données synchronisées depuis CRM sur le contact, assurez-vous que le contact est mappé avec CRM ou exécutez d'abord Mettre à jour depuis Zoho CRM[7].[7]